Facture Proforma : guide complet pour les entreprises en B2B et dans l’import-export

Une facture proforma est parfois aussi complexe qu’essentielle dans le commerce B2B et international. Or, la moindre erreur ou omission pourrait jouer sur la conformité de vos accords… Heureusement, DocuSign est là pour vous éclairer et vous guider pas à pas. Découvrez notre guide pour tout savoir sur l'utilité, la légalité et la création d'une facture proforma !

Qu’est-ce qu’une facture proforma ?

La facture proforma est une pré-facture, émise avant la finalisation d'une vente ou la livraison d'un service. Elle informe l'acheteur potentiel de la valeur des biens ou services, ce qui facilite les échanges préliminaires et la planification logistique. En résumé, elle donne une vue d'ensemble des conditions de vente, incluant les estimations des coûts et les descriptions détaillées des produits ou services, avant d’éditer la facture commerciale.

Contrairement au devis, qui est également une estimation préliminaire, la facture proforma est plus formelle et obligatoire dans les transactions internationales pour des besoins douaniers. Pour cause, elle permet aux parties de prévoir les taxes et les frais de douane. De même, elle se distingue d’une facture classique en étant un document non contraignant, autrement dit qui n’impose pas le paiement.

Cette étape sert donc à s’assurer que toutes les parties ont une vision claire des engagements avant de procéder, réduisant ainsi les risques de malentendus et améliorant l'efficacité des échanges commerciaux.

Quelle est sa valeur juridique ?

Une facture proforma tient son nom de la locution latine “pro forma” qui veut dire “pour la forme”. Une facture proforma est donc une facture qui a la forme d’une facture commerciale, mais qui n’en a ni la valeur légale, ni la valeur comptable ou fiscale. Elle est donc purement informative et ne peut pas servir à exiger un paiement. Toutefois, comme nous l’avons vu précédemment, elle engage moralement les parties sur les termes pré-accordés tels que les quantités, les prix et les délais de livraison.

Les exigences légales de ces factures peuvent varier d'un pays à l'autre, notamment en termes de contenu requis et de validité pour les procédures douanières. Certains pays peuvent, par exemple, demander des informations spécifiques sur les produits, telles que les codes tarifaires ou les certifications de conformité. Il est donc crucial pour les entreprises opérant à l’étranger de se familiariser avec les réglementations locales et internationales. 

Pour garantir la conformité, l'utilisation de logiciels de gestion des factures régulièrement mis à jour avec les dernières réglementations est fortement recommandée. De plus, consulter des experts en commerce international peut s'avérer intéressant pour naviguer avec assurance dans les complexités du commerce mondial.

Quand produire une facture proforma ?

La facture proforma joue un rôle crucial dans plusieurs contextes professionnels. Voici les cas où sa production est non seulement utile, mais aussi nécessaire !

Transactions internationales

La facture proforma est souvent exigée par les douanes et s’avère, en ce sens, indispensable dans le cadre d’opérations d’import-export. Elle permet d’évaluer les marchandises importées ou exportées et ainsi de calculer les droits et taxes douanières à l’avance. De quoi faciliter les procédures douanières et la planification financière !

Transactions B2B

Cette pré-facture est également très utile pour confirmer les détails d’une commande B2B avant l'engagement définitif. Elle assure à l'acheteur et au vendeur leur alignement sur les termes de la transaction, comme les quantités, les prix et les spécifications du produit. Vous évitez ainsi les potentiels malentendus.

Demandes de prêt ou d'avance bancaire

Lorsqu'une entreprise envisage de demander un prêt ou une avance à sa banque, elle peut étayer sa demande d’une facture proforma. Cette dernière démontre la planification des achats ou des ventes futures. Elle sert également de preuve de la diligence de l'entreprise concernant ses engagements commerciaux futurs. Ce document permet donc d’évaluer le sérieux et la viabilité des plans d'affaires, et ainsi de sécuriser le financement.

Comment éditer une facture proforma complète et légale ?

Éléments à inclure

Une facture proforma possède les mêmes mentions obligatoires qu’une facture classique, à quelques exceptions près. En voici le détail :

1. Mention “facture proforma”

2. Identifiants de l'émetteur et du destinataire : Dénomination sociale, adresse du siège social, numéro SIREN, numéro de TVA intracommunautaire (si éligible) et coordonnées de l'entreprise émettrice ainsi que du destinataire.

3. Date d'émission

4. Numéro de la facture

5. Description détaillée des biens ou services (quantités, descriptions, codes tarifaires correspondants...)

6. Prix unitaire et total en HT et TTC

7. Période de validité de l'offre

Modèle de facture proforma

Voici un modèle de facture proforma à utiliser comme référence pour créer la vôtre :

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FACTURE PROFORMA

Informations sur le vendeur

Dénomination sociale

Adresse du siège social

Adresse mail

Numéro de téléphone

Informations sur le client

Dénomination sociale

Adresse du siège social

Numéro de SIRET

Numéro de TVA intracommunautaire

Adresse mail

Numéro de téléphone

Facture proforma N°XXX

Date d’émission : XX/XX/XXXX       Durée de validité de l'offre : Jusqu’au XX/XX/XXXX

Total HT

Total TTC

Numéro SIREN - Code NAF

Numéro TVA intracommunautaire (si assujetti)

Pourquoi utiliser des outils et logiciels numériques ?

Avantages

L'adoption d'outils et logiciels numériques pour la gestion des factures proforma offre de multiples avantages, notamment dans l'automatisation du processus de facturation. Voici les principaux :

• Efficacité accrue : Les logiciels automatisent la création, la gestion et la numérotation des factures proforma. Vous générez ainsi rapidement des documents précis et professionnels.

• Suivi facilité : Avec les outils numériques, il est plus simple de suivre le statut des factures, de l'envoi à la réception avec la réponse du destinataire. Vous maintenez ainsi une bonne gestion des flux de trésorerie et des communications avec les clients.

• Conformité améliorée : Les logiciels de facturation sont régulièrement mis à jour pour rester conformes aux réglementations locales et internationales. Vous réduisez ainsi le risque de non-conformité avec les lois fiscales et douanières.

• Archivage et accessibilité : Les documents sont stockés de manière sécurisée dans le Cloud. Vous accédez ainsi aux factures à tout moment et depuis n'importe quel appareil.

• Intégration avec d'autres systèmes : Les outils de facturation sont souvent intégrés à d'autres systèmes de gestion d'entreprise tels que la comptabilité, les ventes et l'inventaire. Vous créez ainsi un écosystème cohérent qui améliore la visibilité globale des opérations.

DocuSign pour vous servir

DocuSign CLM permet de créer des factures proforma à partir de modèles personnalisables. Vous n’avez plus qu’à ajuster le contenu pour répondre aux besoins spécifiques de chaque transaction. Par ailleurs, une fois créées, les factures sont envoyées et signées électroniquement par les destinataires. Vous accélérez ainsi le processus d'approbation, tout en restant en totale conformité.

DocuSign CLM offre également un tableau de bord pour gérer vos factures proforma, suivre leur statut en temps réel et recevoir des notifications concernant les actions requises. Vous restez organisé et réactif.

Enfin, DocuSign est conforme aux normes internationales les plus strictes en matière de signature électronique et de sécurité des données. Vous vous assurez ainsi que toutes les transactions répondent aux exigences légales et réglementaires, sans effort supplémentaire.

En utilisant DocuSign CLM, les entreprises peuvent non seulement améliorer l'efficacité de leur processus de facturation proforma, mais aussi renforcer leur conformité, leur sécurité et leur capacité à répondre rapidement aux besoins des clients. Le tout en maintenant une trace documentée.

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