Renouvellement de période d’essai : modèle et modalités

Parfois, une période d’essai ne suffit pas à évaluer les compétences ou l’intégration d’un nouveau salarié. Le renouvellement de période d’essai se présente alors comme une option intéressante. Cependant, cette décision doit impérativement respecter les cadres légaux en vigueur et quelques bonnes pratiques rédactionnelles afin d’être conforme. Découvrez les étapes clés pour renouveler une période d’essai, avec des conseils pratiques et des modèles adaptés !

Qu’est-ce qu’une période d’essai ?

La période d’essai est la phase précédant l’embauche définitive. Elle permet à l’employeur et au salarié de tester leur collaboration dans des conditions réelles. L’employeur évalue alors les compétences du salarié, sa capacité à s’adapter aux exigences du poste et à s’intégrer à l’équipe. De son côté, le salarié vérifie si les missions proposées, l’environnement de travail et la culture de l’entreprise correspondent à ses attentes.

Si, à l'issue de la période d’essai initiale, l'employeur estime qu'il a besoin de plus de temps pour prendre sa décision, il peut, sous certaines conditions, demander un renouvellement de période d’essai. Ce dernier, pour être valide, doit avoir l'accord des deux parties, être prévu dans le contrat de travail et être autorisé par la convention collective applicable ou l’accord de branche. Par ailleurs, il doit respecter des règles juridiques strictes, notamment en termes de durée et de procédure.

Attention à ne pas confondre prolongation et renouvellement de période d’essai ! La prolongation intervient en cas d'absence du salarié (maladie ou congé, par exemple). Elle permet d’ajouter à la durée initiale le temps équivalent à l'absence, sans nécessiter d’accord spécifique ou de renouvellement formel. Le renouvellement, quant à lui, est une extension volontaire de la période d’essai initiale. Il est décidé d'un commun accord entre l’employeur et le salarié, et il doit faire l’objet d’un accord écrit.

Quel est le cadre juridique d’un renouvellement de période d’essai ?

Les articles L1221-19 à L1221-26 du Code du travail français encadrent la période d’essai et son renouvellement. Ils précisent notamment les durées maximales autorisées et les modalités de renouvellement.

Conditions légales de renouvellement

Pour être recevable, le renouvellement de la période d’essai doit respecter plusieurs conditions :

• Respect des conventions collectives : Certaines conventions collectives peuvent limiter, encadrer, voire interdire le renouvellement de période d’essai. Il est donc impératif de se référer à la convention collective applicable à l’entreprise avant de proposer un renouvellement.

• Mention explicite dans le contrat de travail : La période d'essai et la possibilité de la renouveler ne se présument pas. Elles doivent être expressément stipulées dans le contrat de travail. Si ce n’est pas le cas, le renouvellement est illégal.

• Accord des deux parties : Le renouvellement ne peut être imposé unilatéralement. Le consentement du salarié, comme de l’employeur, doit être écrit et explicite. Car oui, un salarié a le droit de refuser un renouvellement, sans avoir à justifier sa décision. Dans ce cas, l'employeur devra confirmer ou non l'embauche à la fin de la période d'essai initiale.

Durée maximale de la période d’essai

Le contrat de travail à durée indéterminée (CDI) peut comporter une période d'essai d’une durée maximale de :

• 2 mois pour les ouvriers et les employés

• 3 mois pour les agents de maîtrise et les techniciens

• 4 mois pour les cadres

Cette période d’essai peut être renouvelée une seule fois. Sa durée totale, renouvellement compris, ne doit alors pas dépasser :

• 4 mois pour les ouvriers et les employés

• 6 mois pour les agents de maîtrise et les techniciens

• 8 mois pour les cadres

Attention, il n'est pas possible de renouveler la période d'essai d'un CDD (Contrat à Durée Déterminée). Les contrats d'intérim peuvent, quant à eux, être renouvelés si la durée totale du contrat avec la période d'essai est inférieure ou égale à 18 mois. Ils seront alors renouvelés à hauteur de la durée initiale.

Délai de prévenance

Pour que le renouvellement de période d’essai soit valide, il doit être anticipé avant la fin de la période d’essai initiale. C’est ce qu’on appelle le délai de prévenance. Ce dernier varie alors en fonction de la durée de la période d’essai déjà effectuée :

• 24 heures pour moins de 8 jours de présence

• 48 heures entre 8 jours à 1 mois de présence

• 2 semaines entre 1 et 3 mois de présence

• 1 mois après 3 mois de présence

Lorsque c’est le salarié qui met fin à la période d'essai, celui-ci doit respecter un délai de prévenance de 48 heures. Ce délai est ramené à 24 heures si la durée de présence du salarié dans l'entreprise est inférieure à huit jours.

En cas de non-respect de ces délais, la demande de renouvellement sera refusée. Le salarié pourra même toucher une indemnité compensatrice égale au montant des salaires et avantages qu’il aurait perçus s'il avait travaillé jusqu'à l'expiration du délai de prévenance, congés payés compris.

Quelles sont les étapes à suivre pour renouveler une période d'essai ?

1/ Demande de renouvellement

Si c'est généralement l'employeur qui propose un renouvellement, un salarié peut aussi en faire la demande. Dans les deux cas, la demande doit être notifiée par écrit avant la fin de la période d’essai initiale, soit en respectant le délai de prévenance. Le courrier doit préciser la durée du renouvellement et la date à partir de laquelle il sera effectif.

Si aucune règle précise n’existe à ce sujet, nous vous conseillons d’envoyer votre courrier par lettre recommandée avec accusé de réception. Cela prouve que la demande de renouvellement a bien été faite dans les délais et que le destinataire en a pris connaissance.

2/ Accord écrit du salarié

Le renouvellement ne peut se faire sans le consentement des deux parties. Chacun doit donc donner son accord par écrit, en signant une lettre d’engagement ou un avenant au contrat de travail. En effet, si le contrat de travail concerné n'indique pas la possibilité de renouveler la période d'essai, un avenant devra être rédigé. En revanche, si le contrat comprend déjà cette possibilité, cette étape n'est pas nécessaire. Mais retenez qu’un simple accord oral est insuffisant et rendra le renouvellement non conforme.

3/ Archivage des documents

Tous les documents relatifs au renouvellement (lettres, courriers, avenants signés) doivent être conservés dans le dossier du salarié. Cela permet de justifier la légalité de la procédure en cas de contrôle ou de litige ultérieur.

Modèles de documents

Exemple de lettre de renouvellement de période d’essai

Objet : Renouvellement de période d’essai

[Nom de l’entreprise] [Adresse de l’entreprise] [Nom du salarié] [Adresse du salarié]

À [lieu], le [date].

Madame/Monsieur [Nom du salarié],

Nous vous informons de notre volonté de renouveler la période d’essai prévue dans votre contrat de travail en date du [date d’entrée en poste], pour une durée supplémentaire de [durée du renouvellement]. Ce renouvellement débutera le [date de début du renouvellement] et se terminera le [date de fin du renouvellement].

Ce renouvellement a pour objectif de nous permettre d’évaluer plus en profondeur votre intégration au sein de notre équipe et la réalisation des missions qui vous ont été confiées.

Conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur, nous vous prions de bien vouloir nous retourner cette lettre signée en guise d’accord. À défaut de votre accord, la période d’essai prendra fin à la date prévue initialement, soit le [date de fin initiale].

Nous vous prions de croire, Madame/Monsieur [Nom du salarié], en l’expression de nos salutations distinguées.

Signature de l’employeur : [Nom et fonction]

Accord du salarié

Je soussigné(e), [Nom du salarié], accepte le renouvellement de ma période d’essai pour une durée de [durée] à compter du [date]. Fait à [lieu], le [date].

Signature du salarié :

[Nom du salarié]

Exemple d’avenant au contrat pour le renouvellement

AVENANT AU CONTRAT DE TRAVAIL RENOUVELLEMENT DE LA PÉRIODE D’ESSAI

Entre les soussignés :

[Nom de l’entreprise], Représentée par [Nom du représentant], en qualité de [Fonction], Dont le siège social est situé [Adresse de l’entreprise],

Ci-après dénommée l’employeur,

Et :

[Nom du salarié], Domicilié(e) à [Adresse du salarié], Exerçant le poste de [intitulé du poste],

Ci-après dénommé(e) le salarié,

Il a été convenu ce qui suit :

Article 1 : Objet de l’avenant

Le présent avenant a pour objet le renouvellement de la période d’essai initialement prévue dans le contrat de travail signé le [date du contrat de travail], conformément aux articles [références légales et conventionnelles applicables].

Article 2 : Durée de la période d’essai renouvelée

La période d’essai est renouvelée pour une durée de [durée en mois], à compter du [date de début du renouvellement] jusqu’au [date de fin du renouvellement].

Article 3 : Accord du salarié

Le salarié accepte expressément le renouvellement de sa période d’essai pour la durée précisée ci-dessus. Cet avenant est signé en deux exemplaires, dont un sera remis au salarié et l’autre conservé par l’employeur.

Fait à [lieu], le [date].

Signature de l’employeur : [Nom et fonction]

Signature du salarié :

[Nom du salarié]

Renouvellement de période d’essai, conclusion

Le renouvellement de période d’essai est une étape optionnelle, mais qui peut devenir essentielle avant de signer un contrat définitif. Toutefois, pour être conforme, ce renouvellement doit respecter quelques conditions légales, notamment en termes de délai, d’accord mutuel et de formalisation par écrit.

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