Signature électronique dans le secteur public : tout ce qu’il faut savoir !

La transformation numérique joue un rôle crucial dans la modernisation du secteur public. Au cœur de cette transformation se trouve alors la signature électronique. Pour cause, elle simplifie les procédures administratives, renforce la sécurité des échanges et réduit les coûts, tout en respectant l'environnement. De la compréhension de sa légalité à sa mise en œuvre pratique, en passant par ses nombreux avantages, nous vous expliquerons tout ce qu'il faut savoir pour adopter cette technologie de manière rapide et efficace. Découvrez notre guide complet sur l'intégration de la signature électronique dans le secteur public en France ! 

Qu'est-ce que la signature électronique ?

Signature électronique définition

La signature électronique est une solution dématérialisée pour signer des documents numériques. Et ce, en toute légalité et conformité. En effet, l’écrit électronique dispose de la même force probante que l’écrit sur support papier. Et ce, grâce à des procédés cryptographiques qui garantissent l'authenticité et l'intégrité des documents signés.

La signature électronique permet donc de signer tous types de documents, qu’ils soient commerciaux, comptables, juridiques, financiers ou RH. Des documents qui peuvent être de toutes natures : contrats, devis, factures, mandats de paiements envoyés en Trésorerie, marchés publics, renouvellement des contrats de travail… Au format Word ou PDF.

Différents types de signature électronique

La France s'appuie sur le règlement européen eIDAS (Electronic Identification and Trust Services). Ce règlement distingue trois niveaux de signatures électroniques :

• Simple : La signature électronique simple, bien que rapide d’utilisation, offre le niveau de sécurité le plus bas. Elle est souvent utilisée pour des transactions à faible risque.

• Avancée : La signature électronique avancée est plus sécurisée que la signature simple. Elle convient donc à un document numérique nécessitant une protection accrue.

• Qualifiée : La signature électronique qualifiée possède la même valeur probante que la signature manuscrite grâce à la délivrance d’un certificat qualifié par une autorité de certification reconnue. Elle offre le plus haut niveau de sécurité et de fiabilité, étant juridiquement contraignante dans toute l'Union européenne.

Depuis l’arrêté du 12 avril 2018, seules les signatures électroniques avancées et qualifiées sont autorisées dans le cadre des marchés publics. La signature électronique qualifiée (QES) offre la meilleure protection juridique en cas de litige, car elle renverse la charge de la preuve sur le signataire, qui doit prouver l'invalidité de la signature. Contrairement à la QES, la signature électronique avancée avec certificat qualifié n'entraîne pas ce renversement. Pour autant, le certificat électronique associe la signature à une personne physique ou au représentant d'une personne morale, évitant ainsi les usurpations d'identité. Ce certificat est nominatif, valable 1 à 3 ans, payant, et ne peut être délivré que par un Prestataire de Services de Confiance Qualifié (PSCE), listé dans la Trust List européenne.

Avantages de la signature électronique dans le secteur public

Simplification des processus administratifs

En supprimant la nécessité de déplacements physiques pour signer des documents, la signature électronique facilite la collaboration à distance et permet de finaliser les démarches en quelques minutes au lieu de plusieurs jours. L’administration est ainsi plus réactive et offre une meilleure gestion des dossiers.

Réduction des coûts

L'adoption de la signature électronique entraîne une diminution significative des coûts liés à l'impression, au papier, au stockage physique et à l'envoi postal. En effet, les frais d'envoi et de traitement des documents papier sont largement réduits. Les administrations publiques réalisent alors des économies substantielles.

Sécurisation des dossiers

Grâce à l'utilisation de technologies cryptographiques, la signature électronique garantit l'authenticité et l'intégrité des documents signés. Elle permet une authentification fiable du signataire et assure que le document signé n'a pas été modifié après sa signature. Vous pouvez donc signer électroniquement en toute sécurité.

Réduction de la consommation de papier

En réduisant la dépendance au papier, la signature électronique contribue à diminuer l'empreinte carbone. Pour cause, moins de papier signifie moins de ressources naturelles utilisées et une réduction des déchets. Cette approche écologique s'inscrit dans les objectifs de développement durable et de responsabilité environnementale du secteur public.

Mise en œuvre de la signature électronique

Étapes pour une intégration réussie

Voici les étapes à suivre pour une intégration réussie de la signature électronique dans le secteur public :

1. Évaluation des besoins et des processus actuels : Analysez les besoins spécifiques de l’établissement public et examinez les processus administratifs existants. Identifiez les points de friction, les documents fréquemment signés et les parties prenantes impliquées. Cette évaluation vous permettra de déterminer où la signature électronique peut apporter le plus de valeur ajoutée.

2. Choix de la solution de signature électronique adaptée : Sélectionnez une solution de signature électronique qui répond à vos exigences en matière de sécurité des systèmes d’information. Comparez les différentes options disponibles sur le marché, telles que DocuSign, en tenant compte des fonctionnalités proposées, de la compatibilité avec vos systèmes existants et du support client.

3. Formation et accompagnement des équipes : Pour assurer une adoption réussie, formez et accompagnez les équipes. Organisez des sessions de formation pour expliquer les avantages de la signature électronique, les procédures à suivre et les outils à utiliser. Un accompagnement continu permettra de répondre aux questions et de surmonter les éventuelles résistances au changement.

Cas pratiques et exemples

De nombreux projets réussis illustrent l'efficacité de la signature électronique dans le secteur public en France. Le Ministère de l’Intérieur, acteur primordial de la sécurité nationale en France, s’inscrit ainsi en tant que prestataire de confiance pour la signature électronique. Il garantit alors l’intégrité et la validité juridique des signatures électroniques utilisées dans l’administration française. 

Plusieurs mairies et collectivités territoriales ont également adopté la signature électronique pour simplifier les procédures de demande de subventions, de permis de construire et d'autres démarches administratives.

DocuSign : une solution de confiance

Leader mondial du marché de la signature électronique, DocuSign a aidé des millions d'organisations à numériser leurs processus de signature. Et ce, grâce à des solutions fiables et sécurisées adaptées à divers secteurs, y compris le secteur public.

Nos fonctionnalités clés :

• Sécurité : DocuSign utilise des technologies de pointe, telles que l'authentification multifactorielle et la gestion des certificats numériques, pour garantir la sécurité des transactions. Les signatures électroniques sont protégées par des mécanismes de cryptage robustes, assurant l'intégrité et l'authenticité des documents.

• Conformité : DocuSign respecte les réglementations les plus strictes en matière de signature électronique, notamment le règlement de l’union européenne eIDAS. Cela garantit une valeur juridique des signatures électroniques équivalente à celle des signatures manuscrites.

• Simplicité d'utilisation : DocuSign est conçu pour être intuitif et facile à utiliser. Il s’intègre facilement aux systèmes informatiques existants des administrations publiques, tels que les systèmes de gestion de documents et les plateformes de services en ligne. De plus, les utilisateurs peuvent signer des documents en quelques clics, de n'importe où et sur n'importe quel appareil.

Signature électronique dans le secteur public, conclusion

La signature électronique est un outil essentiel pour moderniser le secteur public en France. Elle simplifie les processus administratifs, réduit les coûts, renforce la sécurité des échanges et contribue à la protection de l'environnement. La mise en œuvre de cette technologie nécessite alors une évaluation précise des besoins et le choix d'une solution adaptée.

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