Cómo hacer la solicitud de contrato de forma simple con Docusign CLM

La solicitud de un contrato es el punto de partida para la elaboración de este documento, además de que juega un papel determinante en el resto de las etapas del ciclo de vida de un acuerdo.

Docusign CLM toma lugar como una herramienta capaz de optimizar todo el proceso de solicitud, mientras asegura la precisión en los datos y reduce los tiempos de ejecución.

Para saber cómo utilizar DocuSign CLM y asegurarte de que este proceso pueda ejecutarse con eficiencia y sin complicaciones, te invitamos a seguir leyendo. En las siguientes líneas te mostraremos cómo configurar tu cuenta y realizar la solicitud de cualquier tipo o clasificación de contratos.

Qué es Docusign CLM

Un software de gestión del ciclo de vida de los contratos - Contract Lifecycle Management (CLM) - se trata de una solución digital diseñada para facilitar la creación, administración y ejecución de contratos.

El CLM de Docusign dispone de una gran cantidad de funcionalidades. Su objetivo es el de automatizar los procesos contractuales de principio a fin, abarcando desde su solicitud y redacción, hasta el seguimiento después del cierre del acuerdo.

Algunas de sus características más destacables, son:

• Permite que todos los integrantes revisen, comenten, hagan cambios o designen tareas del documento desde un único sitio compartido.

• Ofrece la posibilidad de firmar digitalmente desde cualquier lugar a través de herramientas como

  Docusign eSignature

• Proporciona plantillas pre-configuradas en las que el sistema introduce los datos necesarios de manera automática.

• Otorga una gran visibilidad del proceso con la que los implicados pueden saber qué modificaciones se realizaron en el documento, quién las llevó a cabo y por qué lo hizo.

¿Cómo iniciar una solicitud de contrato?

La solicitud de contrato se refiere al proceso en el que un usuario genera una primera versión de este documento con el fin de solicitar su revisión, aprobación y firma.

En Docusign CLM es posible hacer estas solicitudes de forma rápida y sencilla, gracias al uso de plantillas previamente creadas por el usuario administrador, por lo que si no existe plantilla para el tipo de acuerdo que deseas, debes comunicarte con él.

Para elaborarla, el administrador deberá seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar al apartado de Admin y seleccionar la opción de Crear Formato.

2. Ingresar el nombre de la plantilla y hacer clic en Siguiente.

3. Abrir el menú de Acciones, configurar todo lo que considere necesario para el formulario de contrato y guárdalo.

En esta configuración, el administrador podrá definir aspectos como el formato de la fecha, las cláusulas aplicables, los usuarios con quiénes se podrá compartir el documento, entre otros aspectos.

Una vez que el administrador haya culminado la elaboración de la plantilla, bastará con que ingreses en tu cuenta, ubiques el botón de generación de acuerdos o contratos y rellenes los campos que te aparecerán en pantalla.

Al culminar este procedimiento, visualizarás la primera versión del contrato que podrás enviar a tus superiores y, con ello, finalizar tu modelo de solicitud.

Automatización y aprobación de flujos de trabajo

Los flujos de trabajo en Docusign CLM se refieren a todas las etapas que atraviesa un acuerdo. Debido a que cada documento puede necesitar acciones de departamentos distintos y diferentes números de modificaciones y revisiones, los flujos de trabajo pueden variar drásticamente entre sí.

Al igual que la creación de contratos, estos también puede automatizarse para evitar vacíos o confusiones en los procedimientos. Asimismo, se reduce la posibilidad de errores y se ahorra el tiempo que usualmente es necesario para llevar el trámite de una persona a otra.

A través del flujo de trabajo se podrá definir qué acción lleva a cabo el sistema tras la culminación de determinada tarea del proceso. Si tomamos uno de los ejemplos de contratos más comunes, como un acuerdo de ventas, este flujo podría verse de la siguiente manera:

1. Solicitud de contrato

2. Revisión inicial

3. Revisión legal

4. Aprobación financiera

5. Firma del cliente

6. Firma interna final

7. Almacenamiento y gestión

Mediante la automatización, el software podría enviar el contrato a la persona encargada de la siguiente fase, emitir notificaciones e incluso tomar decisiones basadas en condiciones preestablecidas.

Seguimiento y cumplimiento del contrato

Docusign CLM también ofrece la oportunidad de verificar todos de las etapas del flujo de trabajo y la participación de sus editores en estas. Es decir, cualquier usuario implicado en la gestión del contrato podrá hacer un seguimiento de cada fase, no solo para conocer del avance del mismo, sino también para asegurarse de que cada participante esté cumpliendo con su rol de manera adecuada.

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