Automatiza el proceso de gestión de contratos con Docusign CLM Essentials

A medida que crecen las empresas, los equipos tienen que encargarse de acuerdos que crecen en cantidad y complejidad, pero generalmente no reciben nuevos recursos para lidiar con la carga adicional de trabajo. Las empresas se están expandiendo para ofrecer más productos, contratar nuevos empleados, encontrar nuevos clientes y aumentar ingresos, pero los encargados de aprobar los acuerdos no tienen las herramientas adecuadas para realizar todas estas actividades. En las primeras etapas de crecimiento, las bandejas de entrada de correos electrónicos, las hojas de cálculo y el almacenamiento local pueden funcionar, pero no sucede lo mismo cuando se trabaja por volumen. 

Llega un momento cuando los equipos maduran y requieren de una tecnología específica para implementar la gestión de ciclo de vida de contratos (CLM). Sin embargo, con frecuencia las soluciones CLM incluyen una serie de funciones más complejas de lo necesario para una compañía en crecimiento, lo cual requiere de una inversión de recursos y de tiempo de implementación. Las organizaciones entran en un dilema: se ven forzadas a elegir entre adoptar tecnología CLM con demasiadas funciones o no adoptar ninguna plataforma. Debe haber un punto medio.

Por eso, presentamos Docusign CLM Essentials, una herramienta de gestión de contratos creada específicamente para las organizaciones en crecimiento. Cuenta con todas las herramientas que necesita tu equipo para centralizar tus contratos, estandarizar los procesos de acuerdos y eliminar la carga de trabajo mediante automatización. CLM Essentials está diseñado para implementarse en tan solo unas semanas, no meses, para ofrecerte rápidos resultados y crear oportunidades de expansión en el futuro, si lo necesitas.

A continuación, cubriremos los aspectos básicos de la adopción de CLM, incluyendo generalidades de la herramienta y algunas señales para que sepas cuándo es tiempo de que tu equipo la adopte. 

Piensa en la manera en que tu equipo prepara, negocia, firma y almacena contratos en la actualidad. Hazte algunas preguntas básicas: 

• ¿Qué tecnologías se usan? 

• ¿Quién tiene acceso a dichas tecnologías? 

• ¿A qué problemas te enfrentas? 

• ¿Cómo cambiarán tus necesidades a medida que sigas creciendo?

¿Qué hace una herramienta CLM?

Antes de que puedas tomar una decisión sobre el beneficio que dará una tecnología CLM a tu equipo, necesitas saber qué hace. En resumen, CLM simplifica el proceso contractual al:

1. Estandarizar el trabajo contractual en procesos consistentes y repetibles

2. Automatizar los procesos contractuales manuales

3. Centralizar actividades contractuales para todas las partes en una sola plataforma

Una herramienta CLM es una plataforma que puede reemplazar el flujo de trabajo precario de documentos en editores de texto, bandejas de entrada, hojas de cálculo, discos duros locales y otras herramientas con las que han trabajado los equipos para gestionar contratos. Dichas tecnologías no están creadas para gestionar contratos y no se extenderán a medida que aumente el volumen y la complejidad de los contratos. 

Con una herramienta CLM, cualquier equipo puede organizar rápidamente su biblioteca de contratos existentes y crear un proceso más concreto para gestionar todos los contratos en el futuro. Es una forma sencilla de que los equipos de ventas y jurídico colaboren con pasos contractuales claramente definidos, procesos automatizados y menos carga de trabajo. El resultado es transacciones empresariales más rápidas y seguras.

Una herramienta CLM básica se puede usar como una solución independiente para asistir a los equipos jurídicos que tienen mucha carga de trabajo. Funciona como un eje central para llevar a cabo todas las actividades relacionadas con los contratos: generar nuevos documentos, negociar términos, automatizar flujos de trabajo, buscar contratos completados y más. 

Sin embargo, una solución CLM no solo ayuda a los equipos jurídicos. La tecnología se vuelve aún más efectiva cuando se integra con otros sistemas empresariales comunes. Por ejemplo, conectar una solución CLM con la tecnología de firma electrónica puede hacer que completar contratos sea mucho más rápido y menos riesgoso al conectar todo el proceso contractual en una sola plataforma. Conectar una solución CLM con una herramienta CRM (como Salesforce) brinda beneficios para el equipo de ventas al permitirles completar todo su trabajo contractual sin dejar de usar sus herramientas favoritas del diario.

5 señales de que necesitas adoptar una solución CLM

Antes de decidir si tu equipo necesita una solución CLM, te recomendamos examinar tu proceso contractual actual. Considera los tipos de contratos que maneja tu organización y los pasos tácticos de las actividades en los ciclos vitales. Mientras lees los siguientes síntomas de un sistema contractual ineficiente, piensa en las oportunidades que resultarían si adoptaras una plataforma contractual más eficiente.

1. Tus contratos y procesos son complejos. En las primeras etapas de crecimiento de una empresa, el volumen contractual es bajo y es sencillo gestionar documentos por proyecto. A medida que se expande el negocio, muchas personas y sistemas se involucran en el proceso contractual. Los contratos mismos se vuelven más complejos, ya que diferentes cláusulas dependen de agrupaciones, descuentos, regulaciones, números de referencia y más.  Si tu equipo usa demasiadas herramientas (tres o más), es posible que los empleados estén desperdiciando su tiempo y dando lugar a riesgos innecesarios. 

2. Tus contratos no están estandarizados. Cuando los contratos no están estandarizados, el equipo desperdicia demasiado tiempo en editar manualmente los términos y las condiciones durante las negociaciones. También lleva mucho tiempo buscar contratos completados para identificar riesgos y oportunidades, ya que los términos son diferentes para cada acuerdo. Tener formatos estandarizados resulta en documentos mucho más consistentes. También son mucho más sencillos de crear, negociar, finalizar y entender.

3. Tus acuerdos involucran a múltiples partes. Un reciente estudio de Docusign halló que el contrato promedio en una compañía en crecimiento (menos de 500 empleados) se somete a 2.9 versiones y 4.4 personas que aprueban antes de considerarse finalizado. Sin una plataforma diseñada específicamente para gestionar contratos, puede ser difícil e incluso imposible gestionar todas las negociaciones, transferencias y firmas involucradas en dicho proceso.

4. Una vez completados, tus contratos deben ser analizados y gestionados. La mayoría de las empresas requieren de continuo análisis y gestión, ya sea para monitorear que se están cumpliendo obligaciones e hitos y analizar riesgos o para monitorear el gasto en distribuidores.  Sin una solución CLM, toma más de 2 horas hallar un contrato y localizar la sección de términos relevantes a consultar. Con el almacenamiento central y las capacidades de búsqueda de una solución CLM, tu equipo ahorrará mucho tiempo en gestionar tu creciente biblioteca de acuerdos.

5. Sigues usando papel y tinta para firmar contratos

Si tu equipo sigue enviando contratos por correo electrónico para imprimirlos, firmarlos con pluma y después escanearlos o enviarlos por fax, es hora de mejorar tu proceso. Todo el proceso contractual se mueve a la velocidad del paso más lento, por lo que si aún usas papel y pluma para incluso un pequeño porcentaje de tus contratos, es un hecho que vas a toparte con problemas. Por lo general, la mejor forma de incluir firma electrónica en tu pila de contratos es comenzar con una solución CLM que cuente con la función de firma electrónica. 

¿Por qué Docusign CLM Essentials es la solución CLM adecuada para mi equipo?

CLM Essentials está específicamente diseñada para las compañías en crecimiento que buscan adoptar su primera solución de gestión de ciclo de vida de contratos. Está creada para funcionar como un eje central para estandarizar los flujos de trabajo contractuales, automatizar pasos comunes en dicho proceso y organizar el archivo de contratos finalizados. Con integración nativa en la popular aplicación Docusign eSignature, CLM Essentials permite que sea sencillo enviar cualquier contrato a aprobación con solo algunos clics.

Debido a que se puede configurar en algunas semanas a un bajo costo, CLM Essentials acelera el negocio y reduce el riesgo de inmediato. Es fácil de usar por sí solo o integrado con Salesforce; así, los equipos pueden comenzar a colaborar con otras líneas de negocio en un instante. Los expertos de Docusign te brindan ayuda en todo momento del proceso de implementación, incluyendo una capacitación en línea sin costo que cualquier usuario puede tomar a su propio ritmo.

Essentials está diseñado para ayudar a los equipos de ventas a cerrar tratos en menos tiempo y dar a los equipos jurídicos el nivel adecuado de control para incrementar cumplimiento y reducir riesgo. Gracias a su back-end administrativo intuitivo, es fácil arrastrar y soltar un flujo de trabajo en su lugar y dar a cualquier usuario el nivel adecuado de acceso. Las plantillas disponibles desde el primer momento e incluidas en Essentials son creadas con base en décadas de experiencia y mejores prácticas, haciendo de ellas una herramienta perfecta para cualquier equipo que tome sus primeros pasos en CLM.  

Para una empresa en crecimiento que necesita más automatización y organización, pero que aún no cuenta con el tiempo ni el presupuesto, CLM Essentials ofrece todas las herramientas básicas del ciclo de vida de contratos sin funcionalidades que estén de más para los nuevos usuarios de CLM. Cuando tu empresa crezca y el trabajo contractual se vuelva más complejo, Docusign crece contigo, ofreciéndote tecnología CLM más sólida con solo algunos clics. 

Obtén más información sobre Docusign CLM Essentials.