Cómo crear un caso de negocio para la Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos (CLM)

Por muy beneficioso que sea un nuevo sistema o software, es poco probable que obtenga financiación sin un argumento empresarial claro y convincente que justifique el gasto, junto con los resultados empresariales previstos. Esto es especialmente cierto en el caso de las inversiones en implementaciones a largo plazo y potencialmente complejas, como una solución de administración del ciclo de vida de los contratos (CLM).

Con múltiples proyectos que compiten por los mismos fondos, es esencial comprender y explicar los beneficios del CLM, demostrando exactamente cómo la inversión ayudará a los líderes a alcanzar los objetivos de los que son responsables, para obtener una aprobación rápida y decisiva.

Qué incluye un buen caso empresarial

En el nivel más simple, un caso empresarial sólido logra tres cosas:

• Demuestra una comprensión detallada del estado actual.

• Presenta una imagen deseable de un estado futuro alcanzable.

• Traza un camino táctico claro desde el presente hacia el futuro.

Al final, cualquier inversión tiene que ver con el rendimiento económico. La mejor razón para que una organización gaste dinero es recuperar aún más dinero como consecuencia. Para proponer eficazmente el CLM, tu caso empresarial tiene que cumplir los tres requisitos anteriores, con la vista puesta en identificar, cuantificar y articular el valor monetario de las mejoras esperadas.

También tienes que alinear los beneficios de tu inversión con los objetivos más amplios de la empresa. Por ejemplo, si tu organización tiene un amplio compromiso con la mejora de la eficiencia, tienes que señalar áreas específicas de desperdicio (por ejemplo, desperdicio de papel, gastos de envío, gastos en asesoría externa, etc.) que el CLM puede mejorar. Si el objetivo es adquirir un cierto número de nuevos clientes en tu año fiscal, céntrate en la forma en la que tener contratos más fluidos puede reducir el tiempo de respuesta, facilitando el cierre de negocios antes de ese plazo.

Cuando elabores tu caso de negocio, céntrate en criterios cuantificables en cada etapa del recorrido que propones. El CLM es un producto que afectará a múltiples equipos y procesos. Tienes que entender qué parámetros definen a esos equipos y procesos, y luego hacer proyecciones realistas sobre cómo cambiarán esos parámetros tras la adopción del CLM.

¿Qué objetivos puede lograr tu equipo con la ayuda del CLM?

Ahora que sabes qué debe hacer tu caso empresarial en general, hablemos de las formas concretas en que el CLM puede afectar a tu organización. No hay una lista única de beneficios que experimenten todos los clientes del CLM, pero estas son algunas de las formas habituales en las que el CLM añade valor a los equipos modernos:

Acelera la velocidad de los acuerdos

El tiempo es oro. Cuanto más rápido pueda completar tu equipo las tareas comunes del acuerdo, más ganancias obtendrás. Al incorporar más automatización y estandarización, tu equipo puede reducir el tiempo de ejecución de los contratos, lo que significa que el dinero llega antes, los servicios contratados se prestan antes y tus empleados pueden responder antes a las preguntas empresariales importantes.

Mejora la facilidad para hacer negocios

Otro resultado menos cuantificable pero poderoso de la adopción del CLM es la consecuente facilidad para hacer negocios. Las organizaciones que la miden, ya sea mediante el seguimiento de la puntuación neta del promotor o de sus propias métricas internas, han informado de que el CLM crea una mejor experiencia tanto para los empleados como para los clientes. Este es un buen resultado por sí solo, pero tanto los clientes como los empleados más contentos se traducen en ganancias a largo plazo.

Minimiza la fuga de valor de los contratos

La fuga de valor de los contratos se produce cuando las partes firman contratos que contienen un lenguaje subóptimo. Puede deberse a una mala administración de los contratos una vez firmados, con frecuencia debido a la falta de claridad sobre lo que contiene el contrato y sobre los términos en los que se puede actuar. El CLM ayuda a combatir la fuga de valor de los contratos en los procesos previos y posteriores a la firma de muchas maneras. Mejora la disponibilidad de la información creando un repositorio centralizado en el que se pueden hacer búsquedas. El CLM también predefine flujos de trabajo estándar, mejora la visibilidad global y automatiza el control de las versiones. Incluso puede enviar recordatorios antes de eventos clave (como una fecha de renovación) para que no te lleves sorpresas.

Simplifica las labores de cumplimiento

Las empresas suelen dedicar múltiples recursos para minimizar el riesgo de cumplimiento al redactar los contratos. Estos recursos son caros. El CLM reduce la necesidad de que las empresas gasten tanto dinero en el cumplimiento, al crear un proceso optimizado que garantiza que cada contrato llegue a todas las personas adecuadas en el momento exacto. También puedes tener la seguridad de que los empleados utilizan un lenguaje aprobado, porque tienen una biblioteca de cláusulas al alcance de la mano.

Sienta las bases para un análisis inteligente

El CLM conecta todas las herramientas y sistemas de tu amplio sistema de acuerdos. Ese sistema interconectado ofrece una base sólida para recopilar y analizar los datos del acuerdo. Esa base cohesiva de datos abre la puerta a herramientas de análisis inteligentes para identificar tendencias, descubrir oportunidades y responder preguntas empresariales críticas.

Presentar un caso convincente  

Los equipos que logran financiar sus proyectos suelen ser los que cuentan las mejores historias. Ya que los líderes pueden no saber mucho sobre los sistemas de CLM o su valor, es de vital importancia presentar una imagen convincente de los beneficios que esperas recibir. Conoce a las personas a las que vas a presentar tu caso y relaciónalo con el trabajo o las métricas que posee su equipo. El CLM tendrá un impacto significativo tanto a nivel organizativo como personal. Asegúrate de enfatizar el equilibrio adecuado para tu audiencia.

Un último gran paso es investigar a los posibles proveedores y encontrar uno que ofrezca asistencia en cada paso del camino hacia la adopción. Saber exactamente qué tipo de apoyo obtendrás de tu socio de CLM puede reducir tus preocupaciones y responder a las preguntas cuando hagas tu presentación. Un buen proveedor también debería poder demostrar que ha ayudado a clientes similares a alcanzar sus objetivos contractuales. Detallar el exitoso historial de tu proveedor puede ser la última pieza necesaria para cimentar un sólido argumento comercial.

Para obtener más información sobre Docusign CLM y lo que puede hacer por tu equipo, consulta nuestro Kit de herramientas de CLM. Tiene todo lo que necesitas para crear un caso de negocio ganador y empezar a implementar el CLM en tu organización.

https://www.docusign.com/blog/archivar-documentos-y-acuerdos

Cómo archivar documentos y acuerdos firmados

Un error común sobre la administración del ciclo de vida de los contratos (CLM) es que el proceso termina cuando todas las partes firman el acuerdo. Pero la firma está más cerca del inicio del proceso que de su final: una vez firmado un contrato, hay que archivarlo y actuar en consecuencia.

Tradicionalmente, el archivado de documentos se hacía almacenando copias en papel de los contratos firmados en grandes archivadores. Este método era efectivo pero ineficaz, porque requería que una persona buscara físicamente los documentos cada vez que era necesario consultarlos, y que luego devolviera los documentos al archivador cuando ya no los necesitaba.

Aunque algunas empresas siguen utilizando copias en papel y archivadores para administrar sus contratos firmados, muchas están adoptando un sistema digital de CLM para almacenar todos sus contratos. Sigue leyendo para saber por qué, y cómo el uso de un CLM digital puede ayudarte con tus necesidades de archivado de documentos. 

Las ventajas del archivado digital de documentos 

Una vez firmados, los documentos y acuerdos deben archivarse en un sistema de almacenamiento digital en el que se puedan hacer búsquedas, de modo que puedan encontrarse y consultarse fácilmente más adelante. Sin acceso al documento firmado, no se pueden consultar las cláusulas ni completar las auditorías, y es más difícil hacer cumplir los acuerdos.

Archivar documentos mediante una solución digital de CLM ofrece múltiples ventajas sobre los métodos tradicionales de almacenamiento (como copias en papel en archivadores).

• Un CLM digital permite a los usuarios archivar todos los contratos, acuerdos y otros documentos firmados en una ubicación centralizada, proporcionando una única fuente de verdad para los documentos legales de toda la organización. 

• Las funcionalidades de seguridad digital y física, como sellos a prueba de manipulaciones, registros de auditoría y otras salvaguardas líderes del sector proporcionan la garantía de que tus documentos están siempre seguros. 

• Archivar documentos con un CLM digital permite a los usuarios buscar acuerdos por fecha, palabras clave, metadatos o cualquier otro contenido relevante. 

• Con todos tus contratos almacenados en un solo lugar, un CLM digital es capaz de analizar todo el conjunto de documentos. Las herramientas avanzadas de IA pueden sacar a la luz información que, de otro modo, el análisis humano pasaría por alto.

Beneficios de una solución digital de CLM para archivar documentos

Una solución digital de CLM proporciona una gran cantidad de características que garantizan una ruta de auditoría exhaustiva, la identidad verificada del firmante y muchos otros métodos para demostrar la autenticidad de los documentos. 

Archivar correo electrónico

Puede haber información valiosa sobre un documento en los correos electrónicos asociados a ese documento. El CLM digital puede archivar todos los correos electrónicos relacionados con una transacción para que tengas un registro verificable de todas las comunicaciones. Esto es muy importante para los sectores muy regulados, como el de servicios financieros.

Políticas de retención de documentos 

El archivado de documentos puede ser muy confidencial, y la mayoría de las empresas tienen normas estrictas sobre qué información debe guardarse y qué información debe eliminarse de forma permanente. Un CLM digital permite a los usuarios establecer un calendario en el que los documentos se purgarán automáticamente. También puede alertar a los usuarios relevantes con antelación de la eliminación de un documento del archivo digital. 

Copia autorizada

Una ventaja clave de un archivo de documentos centralizado es el uso de una única copia autorizada de cada documento. Esto elimina las confusiones sobre qué documento es el más reciente, y cualquier actualización será vista de inmediato por todos los usuarios.

Acciones del acuerdo

Las tareas habituales posteriores a la firma, como archivar, exportar información e iniciar flujos de trabajo adicionales, pueden automatizarse con un CLM digital. Estas acciones del acuerdo pueden configurarse en función de reglas establecidas por el usuario y personalizarse por acuerdo. 

Archiva documentos de forma segura con Docusign CLM

En el proceso contractual, el archivado de documentos es tan importante como su generación, negociación y firma. Con Docusign CLM, el archivado de los documentos firmados está integrado en el flujo de trabajo, y puedes confiar en la mejor plataforma de CLM de Docusign para almacenar tus documentos de forma segura y garantizar que se pueda acceder a ellos fácilmente.

Para obtener más información, lee nuestra guía: ¿Cómo funciona Docusign CLM?