Implementación de CLM: qué hacer (y qué no hacer) en cada fase

Este blog fue escrito por Alex Helin, socio de operaciones legales de Spaulding Ridge.

Los acuerdos son mucho más que firmas electrónicas y almacenamiento digital. A medida que tu empresa crece, es muy valioso encontrar la herramienta adecuada de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) para simplificar una serie de actividades comunes de los acuerdos. Si tu equipo tiene problemas con los flujos de trabajo contractuales ocasionales, y genera nuevos documentos copiando/pegando o pierde el tiempo buscando el lenguaje en acuerdos antiguos, una herramienta de administración del ciclo de vida de los contratos puede ser la adecuada para ti.

Si no lo has hecho antes, el proceso de encontrar e implementar un CLM puede parecer intimidante. Hay varios pasos importantes a lo largo del proceso que dictarán la calidad de tu implementación global. Para obtener el mejor resultado, debes asegurarte de que sabes cómo abordar cada uno de ellos. Eso es lo que haremos en este artículo: explicar exactamente qué hacer (y qué no hacer) en cada fase del proceso de inversión en un CLM.

Las organizaciones deben iniciar el proceso de evaluación valorando los procesos actuales de administración de los contratos y evaluando el éxito de cada etapa. Para cada etapa, debes desarrollar una comprensión clara de las personas y la tecnología que se utilizan. Antes de hablar con los proveedores, crea una lista clara de los resultados empresariales que quieres alcanzar durante esos pasos contractuales. Por ejemplo, puede que quieras acortar el tiempo del ciclo de los contratos, aumentar la visibilidad, mejorar la satisfacción del cliente, minimizar los gastos legales externos, reducir el riesgo o hacer uso de una mayor automatización.

Señalar esos objetivos específicos será una parte clave de varios pasos a lo largo de este ejercicio. Involucra a los líderes de cualquier equipo que intervenga en el trabajo contractual de tu organización (ventas, legal, compras, TI, etc.) y pregúntales cómo quieren que una herramienta de administración del ciclo de vida de los contratos cambie su trabajo diario. Una vez que tengas clara esa lista, es hora de empezar a evaluar a los posibles proveedores.

1. Evaluación de proveedores

• No hagas esto: Anteponer la funcionalidad

• Haz esto: Dar prioridad a la capacidad y la estrategia

Las solicitudes de propuestas (en inglés, RFP) y de información (en inglés RFI) para la administración del ciclo de vida de los contratos suelen contener demasiadas preguntas funcionales del tipo sí/no que, o bien 1) no son sencillas, o bien 2) son fáciles de eludir. Si preguntas: “¿Se integra tu herramienta con X?”, es probable que te respondan algo como: “Bueno, sí, hipotéticamente, nuestra herramienta podría integrarse con X”. Técnicamente, esa respuesta no es falsa, pero tampoco es útil en absoluto.

Las mejores preguntas se enfocan en la estrategia del producto. Una mejor pregunta de RFP sería la siguiente: “¿Podrías describir la innovación que tu solución ha puesto en marcha en los últimos 12 meses”?. Esto debería llegar al núcleo del planteamiento de un producto de CLM, así como determinar hasta qué punto el equipo de producto está en contacto con el mercado.

Esto también ayuda a determinar la capacidad del producto. Por ejemplo, un proveedor de CLM publicó recientemente en sus notas de versión que había habilitado una nueva funcionalidad para las aprobaciones. Esa capacidad ha estado disponible por parte de los líderes de CLM del Gartner Magic Quadrant durante la mayor parte de la última década. Si un proveedor presume de lanzarla ahora, es posible que también lleve un retraso crónico en otras innovaciones.

2. Etapa de selección

• No hagas esto: Hacer de los costos a corto plazo el principal criterio de decisión

• Haz esto: Exigir pruebas de valor a largo plazo a los proveedores preseleccionados

Con una financiación de capital riesgo para CLM que superará con mucho los $2 mil millones en 2022, el objetivo principal en este espacio es aumentar la participación en el mercado para alcanzar valuaciones elevadas. En un espacio tan competitivo, con frecuencia se hacen grandes promesas sobre las implementaciones iniciales. Cuando evalúes las opciones, ten mucho cuidado con las tácticas de evasión más comunes: promesas a futuro, demostraciones pregrabadas genéricas, detalles poco convincentes sobre los recursos actuales y descuentos sobre los precios por una sola vez.

Con demasiada frecuencia, sobre todo en una economía ajustada, se presta demasiada atención al costo inicial de un producto. Es importante revisar el precio, pero comprueba que recibas lo que pagas. Adquirir un CLM con descuento puede acarrear costos ocultos más adelante y un valor mínimo obtenido a lo largo del ciclo de vida de un contrato de larga duración.

En su lugar, selecciona una herramienta que haya demostrado su éxito con empresas o casos de uso similares. A menudo, el mejor indicador del éxito futuro es el éxito pasado. Si una de tus opciones tiene un historial de trabajo para empresas como la tuya, eso dice mucho más que las promesas sobre características futuras atractivas. Busca un socio que tenga una larga trayectoria y se centre en obtener valor de su solución. Y lo que es más importante, escucha a los que tienen una visión para crear adopción, capacitación y uso, en lugar de a los que centran su discurso en el costo del primer año.

3. Etapa contractual

• No hagas esto: Centrarte en los resultados técnicos

• Haz esto: Centrarte en el resultado empresarial

Escucharás muchos términos en los ciclos de venta de CLM, suficientes como para necesitar un glosario o una guía de referencia: flujos de trabajo, metadatos, plantillas dinámicas, repositorios inteligentes, temas de IA, ingestas, extracciones...

¿Cómo cuantificar y validar estos términos cuando cada solución los define de forma diferente? La respuesta fácil es convertirlos en el objetivo secundario después del resultado empresarial que quieres alcanzar. 

Tener “10 plantillas” está bien, pero obtener y generar dinámicamente el conjunto completo de contratos de incorporación de proveedores necesarios de forma global es un resultado mucho mejor. Una buena regla general es asegurarse de que tu equipo define lo que necesitas que una herramienta de CLM haga por ti, no adaptar los resultados deseados a los puntos fuertes de un proveedor concreto.

4. Etapa de exploración

• No hagas esto: Tomar atajos para ahorrar tiempo

• Haz esto: Verificar dos veces antes de actuar

Ya pasaste por una RFI, una RFP, un proceso de preselección de varias etapas, has hablado con una docena de proveedores y responsables de la implementación, y has negociado un acuerdo de licencia o de servicios. Nadie te culparía por querer que la etapa de exploración terminara pronto, pero esa impaciencia puede salirte muy cara.

La etapa de exploración suele ser el paso decisivo para un programa tecnológico. Plantea el descubrimiento con un enfoque muy preciso en el resultado que deseas, utiliza expertos para definir el proceso óptimo y garantiza la alineación entre el proceso y el resultado. Esto te ahorrará tiempo y dinero en cada etapa futura.

5. Etapa de creación

• No hagas esto: Centrarte en los elementos decorativos

• Haz esto: Enfocarte en el proceso

La capacidad de un verdadero CLM de nivel empresarial es asombrosa. Si añadimos la emoción y la promesa (muy real) del ML, la analítica y la IA generativa, es fácil sentirse asombrado y abrumado por las posibilidades.

Lo que también es muy real es el estereotipo de “querer abarcarlo todo”. ¿Por qué tú y tu empresa querían una solución de CLM en primer lugar? Ciertamente, saca provecho del potente motor de IA, pero ocúpate primero de tus prioridades principales y deja que esos objetivos sirvan de base para futuras versiones de IA.

Por eso, el proceso es siempre primordial. En lugar de empezar con el concepto de refinar cada subtema de IA o automatizar cada aprobación, trabaja en las historias de usuarios que minimicen los cuellos de botella. Afina la extracción más valiosa del motor de IA, y luego pasa al segundo proceso prioritario. Roma no se construyó en un día: tu CLM tampoco.

6. Etapa de implementación

• No hagas esto: Buscar primero crear más funcionalidad

• Haz esto: Buscar primero la adopción y el uso

Por segunda vez en este proceso, llegó el momento de relegar la funcionalidad a un segundo plano. Gracias a la escalabilidad, extensibilidad y conectividad del CLM, si se diseña y construye adecuadamente, dispondrás de un sistema intuitivo y potente que acelere el proceso contractual y establezca las barreras de seguridad adecuadas desde el momento de su puesta en marcha.

Los mejores proveedores de CLM deberían ofrecerte mucha asistencia mientras implementas su tecnología. Deberían empezar con materiales de capacitación o incluso con una sesión personal de capacitación con uno de sus expertos. A medida que lo implementas, querrás que tu CLM ofrezca asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana, para que puedas obtener respuestas rápidas a tus preguntas tácticas. Para lograr la experiencia de implementación más sólida y eficiente, necesitarás un proveedor de CLM que se asocie estrechamente con un servicio de implementación de software experimentado. El equipo de implementación de software puede ofrecer asistencia funcional práctica en todas las fases de la implementación, incluidos la configuración personalizada y los modelos de capacitación exclusivos de ese proveedor.

Como todos somos humanos, el diseño y la puesta en marcha del CLM no serán perfectos. No pasa nada: los pequeños errores no deben considerarse un fracaso que requiera una revisión de la funcionalidad.

Las mejores ideas para la implementación vendrán de tus usuarios finales. Escúchalos, crea un foro para ellos y guíalos a lo largo de la curva de cambio que representa adoptar un nuevo sistema. Su uso y adopción son primordiales: la versión 1.1 de tus correcciones de funcionalidad debe reflejar sus comentarios. Al asociarte con un equipo de implementación de software dedicado a la administración del ciclo de vida de los contratos, tu equipo puede beneficiarse de la experiencia de usuarios similares que ya han resuelto antes problemas parecidos. Una tecnología como el CLM está pensada para resolver problemas reales de personas reales. Ser receptivo a los comentarios es la única forma de garantizar ese resultado.

7. Mejora continua

• No hayas esto: Considerar que la versión está completa

• Haz esto: Considerar que es un sistema en constante mejora

Tanto si tu viaje ha sido una implementación táctica en un proyecto de 4 a 6 semanas, como si ha sido un trayecto empresarial de varios meses y distintas geografías, deberías darte una palmadita en la espalda. Poner en marcha cualquier sistema tecnológico es un logro que hay que celebrar.

Una vez que recuperes el aliento, mira hacia adelante, hacia lo que viene después. Los CLM basados en la nube están asumiendo la innovación a un ritmo rápido y continuo. Un buen socio de CLM se dedicará a mejorar tu experiencia desde el producto, formalizando ciclos regulares de versiones repletos de funcionalidades inspiradas en el usuario. También debería compartir su liderazgo de pensamiento, lleno de ideas prácticas para tu equipo e insights para las etapas futuras de tu experiencia de CLM.

En tu recorrido, tú y tu organización pueden adoptar estas innovaciones al ritmo que tenga sentido para el negocio. Céntrate en crear una experiencia que haga que la gente utilice el sistema y crea optimizaciones que los mantengan en él. Una base sólida es aquella que puede reforzarse mediante la optimización: las nuevas funciones y la adopción de procesos racionalizados, suponiendo que se establezcan adecuadamente, harán bastante por deleitar a los usuarios finales.

La implementación del CLM es un proceso largo y gratificante. La forma correcta de enfocar ese recorrido es establecer hitos a corto plazo y buscar estrategias que puedan aumentar la interacción. Quizá tus usuarios quieran más cursos de capacitación. Tal vez quieran hacer clic a través de una experiencia de sandbox, o entorno aislado. La mejor forma de descubrir los próximos pasos es escuchar a tus usuarios y hacer lo necesario para mostrarles valor en su flujo de trabajo diario.

Para saber más sobre qué buscar en una solución de CLM, lee nuestro blog Cómo elegir el software de CLM empresarial adecuado para tu empresa

Hablamos con clientes de Docusign CLM para averiguar cómo pasaron por el proceso de evaluación de CLM y las preguntas más comunes que surgieron.

Para saber más sobre el trabajo de Spaulding Ridge con Docusign, visita nuestra página Docusign.

Acerca de Spaulding Ridge

Spaulding Ridge es líder mundial en transformación empresarial para las oficinas de los directores financieros y los directores de operaciones. Impulsamos resultados claros para las empresas de Fortune 500 y otras empresas líderes mediante la transformación de los datos y los procesos empresariales para mejorar la visión, la colaboración y la toma de decisiones, porque cuando ves más lejos, llegas más lejos. Ayudamos a las empresas a utilizar su tecnología en la nube para lograr lo siguiente:

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