Cómo elegir tu solución de generación de documentos

Una solución de generación de documentos automatiza la creación de presupuestos y contratos de ventas. Así, tu equipo tendrá más tiempo para concentrarse en las ventas, reducir los tiempos de respuesta y crear ciclos de ventas más cortos.

Sin embargo, estudios recientes demuestran que el 87% de los acuerdos se preparan mediante procesos manuales.

Si tu PyME aún crea documentos manualmente, estás perdiendo la oportunidad de obtener ingresos más rápido.

Pero, ¿cómo eliges la solución más adecuada para tu negocio en crecimiento?

Abajo te presento algunos aspectos a tener en cuenta al evaluar las soluciones de generación de documentos:

1. Facilidad de configuración y uso continuo

Muchas soluciones en el mercado necesitan de recursos dedicados para implementarlas y mantenerlas, incluso para los acuerdos más estándar.

Probablemente, tu empresa en crecimiento no dispone del personal dedicado para administrar y brindar soporte a las nuevas tecnologías.

Además, si necesitas confiar en los servicios profesionales para comenzar a automatizar la generación de documentos, puedes aumentar tu costo total de propiedad mientras tu equipo continúa creando contratos manualmente, retrasando las ventas.

Elige una solución que permita a tu equipo ponerse en marcha sin necesitar de apoyo externo o soporte continuo. Así, vas a impactar de inmediato los ciclos de ventas y, en última instancia, los resultados de tu negocio.

Considera una solución más intuitiva, que permita a tu equipo generar automáticamente contratos profesionales y personalizados con solo unos pocos clics desde tu sistema CRM.

2. Creación de contratos instantánea y sin errores

La creación de documentos para su firma manual suele necesitar múltiples proveedores y departamentos internos. Lo que lleva mucho tiempo, retrasa los acuerdos e introduce la oportunidad de error.

Por esto, busca una solución que permita a tu equipo incluir o excluir automáticamente secciones de contenido basadas en reglas comerciales o datos de CRM. Por ejemplo, el tamaño del acuerdo, la selección de productos o el país de venta.

Los vendedores ya no van a necesitar identificar e insertar el contenido correcto para la situación correcta, ahorrando tiempo y eliminando riesgos para el negocio.

Elige una solución que ofrezca la capacidad de crear plantillas que puedan soportar múltiples necesidades comerciales y variaciones de documentos. Así, vas a eliminar la necesidad de crear y mantener un número significativo de formularios de contrato.

3. Acuerdos más profesionales y bien formateados

Copiar y pegar datos desde el papel o de una plataforma de software separada resulta en acuerdos desaliñados. Visualmente parece que no hubo el esfuerzo del formateo.

Si deseas competir con compañías más grandes, debes actuar y parecer mejor que ellas.

El contrato de venta es la primera impresión que el cliente tiente de tu empresa, por lo que debe parecer muy profesional.

Muchas soluciones de generación de documentos se integran con herramientas CRM populares como Salesforce para incorporar automáticamente los datos de los clientes en sus contratos.

Aunque se puede ahorrar tiempo y eliminar errores, se puede desgreñar el formateo de los contratos.

Busca una solución que acepte el formateo dinámico – de modo que cuando se fusionen los datos de clientes, productos y precios, coincida perfectamente con el formato del documento original de Word – incluso conservando las tablas y otros elementos personalizables.

4. Fuente única para la generación y firma de contratos

Si tu empresa ya adoptas una solución de generación de documentos automatizada, puedes enviar acuerdos profesionales y personalizables.

Todavía, el contrato aún debe firmarse. Y vas a desear que el proceso de firma también sea lo más simple posible para tus clientes.

Una experiencia de firma más simple y moderna impulsa la lealtad del cliente y un mayor impacto comercial.

Busca una solución de generación de documentos que esté integrada con tu sistema CRM y una solución de firma electrónica confiable y fácil de usar. Así, la experiencia será más fluida durante todo el proceso del acuerdo.

Tampoco dejes de considerar la experiencia móvil para los firmantes.

Los acuerdos que son más fáciles de ver, leer y firmar en cualquier dispositivo móvil se completan más rápido, tienen tasas de finalización más altas y ofrecen una mejor experiencia de usuario.

La confianza es crítica. El mejor software de firma electrónica cumplirá y superará los estándares de seguridad más estrictos.