Qué es un contrato por honorarios y cómo puedes automatizarlos en tu negocio

Comprender qué es un contrato por honorarios es el primer paso para las organizaciones que desean colaborar eficientemente con profesionales externos. Este tipo de contratos permite a las empresas contar con los servicios de un experto sin asumir las responsabilidades y obligaciones asociadas a una contratación permanente.

No obstante, la elaboración de estos documentos puede consumir una gran cantidad de recursos sin siquiera garantizar que los procesos inherentes a su gestión sean los adecuados. En este contexto, la automatización se presenta como un elemento de alto valor capaz de mejorar la eficiencia de la gestión de estos convenios, mientras contribuye a ahorrar tiempo, esfuerzo e insumos.

En este artículo te mostraremos qué es un contrato por honorarios, como también profundizaremos en cómo implementar la automatización para optimizar su tramitación.

Concepto y características de un contrato por honorarios

La definición de contratos por honorarios se entiende como un tipo o clasificación de contratos en los que una organización adquiere el servicio de un profesional sin formalizar una relación laboral con él. A menudo se implementa cuando el servicio solo se requiere para un determinado periodo de tiempo o para un proyecto específico.

Por ejemplo, si una empresa de tecnología planeara desarrollar un nuevo software para un único producto, en lugar de emplear a un trabajador de manera permanente, podría optar por la contratación freelance de un especialista en ese tipo de sistemas. En ese contexto, la contratación por honorarios sería de gran utilidad.

Entendiendo a estos convenios como contratos con proveedores de servicios independientes, podemos identificar algunas características en ellos, como:

• Trabajo independiente: El profesional externo tiene gran parte del control respecto a cómo ejecuta sus tareas. Decide sus horarios, sus métodos y las herramientas que más le convengan.

• Especificidad: El documento especifica las tareas exactas que el experto llevará a cabo.

• Relación no laboral: El contratado no se considera un trabajador de la organización, por lo que no suele obtener los beneficios que la misma ofrece a sus colaboradores.

• Temporalidad: El acuerdo establece el tiempo exacto que durará el servicio del profesional. Además, no suelen ser periodos mayores a unos pocos meses.

• Flexibilidad: La mayoría del tiempo el profesional y la empresa que solicita sus servicios negociarán los términos, precios y plazos.

Si bien no existe una limitante de los servicios que pueden o no prestarse a través un acuerdo de este tipo, los ejemplos de contratos más comunes en este sentido incluyen convenios con consultores, diseñadores, redactores, técnicos de mantenimiento, entre otros.

Importancia de la automatización en la gestión de contratos por honorarios

Debido a que la contratación de un profesional independiente suele estar sujeta a una necesidad próxima o inmediata de la organización, la rapidez y efectividad en su procesamiento son elementos cruciales. No obstante, la gestión manual de los contratos por honorarios puede ser excesivamente larga y retrasar el inicio del servicio.

Bajo esas circunstancias, la automatización toma lugar y se posiciona como la manera más efectiva de gestionarlos. Pues, permite optimizar todos aquellos procedimientos necesarios para su tramitación, logrando así que un proceso lento y burocrático se convierta en uno eficaz y fluido: un factor fundamental no solo en el marco de la eficiencia operativa, sino también en los niveles de competitividad y capacidad de respuesta de la organización.

Cómo automatizar contratos por honorarios

Ahora que hemos explorado qué es un contrato por honorarios y cómo la automatización puede impactar en su gestión, te mostramos algunas de las estrategias más útiles para ello:

• Crea plantillas estándar: Diseña plantillas que funcionen como base para tus próximos contratos por honorarios y en la que solo debas modificar datos o términos.

• Implementa un sistema de firma electrónica: Opta por un sistema de firma electrónica, como

  eSignature, que permita que todos los implicados firmen de manera digital.

• Adopta un CLM: Adquiere un software CLM, como Docusign CLM, y configúralo para automatizar la generación del documento y el flujo de trabajo correspondiente.

• Capacita a tus colaboradores: Instruye a tus colaboradores respecto a las nuevas estrategias a utilizar. Esto permitirá que el equipo pueda aprovechar la automatización al máximo.

• Haz revisiones periódicas: Cada cierto tiempo lleva a cabo evaluaciones en las que puedas discernir si la automatización está generando los resultados esperados y, de no ser así, ajusta lo que consideres necesario.

Beneficios de la automatización en la gestión de contratos por honorarios

Incluso tras comprender a cabalidad qué es un contrato por honorarios y el impacto de la automatización en ellos, es necesario conocer algunos de sus beneficios para profundizar en su aplicación. A continuación, te mostramos algunos de ellos:

• Optimización del tiempo: Al culminar una tarea relacionada con el contrato, el sistema lo envía automáticamente al siguiente responsable. Esto descarta el tiempo que usualmente es necesario para que el documento pase de una persona a otra.

• Reducción de errores: Gracias a la estandarización de procesos y a la automatización de la información, se reduce drásticamente la posibilidad de errores en el documento.

• Uso eficiente de recursos: Libera recursos financieros y humanos que en la gestión tradicional se destinarían a tareas repetitivas y de poca relevancia.

• Reducción de costos: Además de disminuir los costos relacionados con el personal, elimina los gastos del uso de papel, impresiones y almacenamiento que son necesarios para el tratamiento físico de los documentos.

• Mejora en la capacidad de respuesta: Permite que la empresa pueda responder rápidamente a inconvenientes inesperados que requieran la intervención de un experto.

Ten en cuenta que la mayoría de estos beneficios no solo aplican a los contratos por honorarios, sino que también pueden adaptarse a cualquier otro tipo: desde contratos civiles o de trabajo, hasta contratos informáticos o comerciales.

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