Aprende qué son los contratos digitales y sus diferencias con los físicos

^{Publicado el 16 de noviembre de 2020. Actualizado el 29 de septiembre de 2022.}

Los contratos digitales se encuentran tipificados en la normativa mexicana hace más de una década, dándole validez y brindándole la tranquilidad a las partes de un proceso totalmente regulado.

Desde la llegada de la industria 4.0, las PYMES, grandes empresas o incluso las personas naturales con o sin personalidad jurídica que hacen negocios, han estado mudando sus operaciones a lo digital.

Esta innovadora modalidad de acuerdo es segura, legal, rápida y efectiva. Además, puede ejecutarse de forma automática y de acuerdo a tus necesidades a través de la integración con software de venta como Salesforce.

A raíz de la importancia de la digitalización y gestión digital de los contratos para las empresas contemporáneas, hemos elaborado un post completo sobre este tema, abarcando desde los tipos y estructuras de los contratos hasta la generación de contratos comerciales automáticos.

Breve repaso sobre los contratos: tipos y estructura

Antes de entrar de lleno en los contratos digitales, vale la pena recordar algunos aspectos clave de los contratos en general. Empecemos por su concepto:

Creado con un objetivo determinado, un contrato consiste en un documento legal que ratifica un acuerdo entre dos o más partes capacitadas para honrarlo. En él, los involucrados se comprometen a cumplir con las obligaciones, derechos y especificaciones señaladas en las cláusulas.

Así, consiste en un pacto entre dos personas, ya sean naturales o jurídicas, que se obligan a respetar los términos escritos debidamente amparados por las leyes.

Tipos de contratos

A continuación, presentamos información básica sobre la clasificación:

Contratos unilaterales y bilaterales

Se consideran contratos unilaterales cuando apenas una de las partes debe obedecer las disposiciones. Por otro lado, los bilaterales consisten en acuerdos en que las dos partes asumen obligaciones.

Onerosos y gratuitos

Los onerosos son contratos en que se corroboran beneficios y gravámenes recíprocos entre los involucrados, tal es el caso de los contratos de compraventa.

Los contratos gratuitos aseguran beneficios solamente a una parte, siendo que la otra debe contar con las obligaciones dispuestas en el documento. Un buen ejemplo es el contrato de comodato.

Principales y accesorios

Los contratos principales son escritos independientes y autónomos en cuanto a jurisprudencia, por otro lado, los accesorios están vinculados a un contrato principal, o sea, son suplementarios.

Conmutativos y aleatorios

Esta clasificación se aplica solamente a los bilaterales, siendo los conmutativos acuerdos en los que ambas partes se comprometen a responder las prestaciones desde que se celebra el acto, tal como los contratos de venta.

Por otra parte, la prestación de los accesorios depende de alguna situación o circunstancia futura, este es el caso de los testamentos.

Tracto sucesivo e instantáneos

El tracto sucesivo requiere que el contrato se cumpla dentro de un plazo determinado, mientras que el instantáneo debe cumplirse tan pronto como se formalice el acto.

Consensuales y reales

Mientras que en los consensuales el mutuo acuerdo basta para cumplirse el trato, la conclusión de los reales depende que una de las partes entregue el objeto del contrato.

Privados y públicos

Este tipo versa sobre quienes suscriben el contrato: instituciones privadas o el Estado, respectivamente.

Formales e informales

La formalidad es el resultado de la obligación legal de manifestar el consentimiento entre las partes a través de un determinado medio. Cuando la ley no ordena esta clase de validación, los contratos son informales.

Nominados y atípicos

También denominados típicos, los contratos nominados son regulados por ley. Los contratos atípicos consisten en una mezcla entre varios escritos o en una versión novedosa aún no amparada por las leyes.

Estructura: partes de un contrato

Los contratos son documentos que presentan una robusta libertad formal, por lo cual el tipo de dato y contenido varía considerablemente de acuerdo con el formato.

Sin embargo, ciertas partes son comunes a la mayor parte los escritos como:

• Título: se indica la clase de contrato, por ejemplo, compraventa, comodato, alquiler, laboral, entre otros.

• Cuerpo sustantivo: se especifican las partes involucradas y se incluye información contextual, la representación, identificación de servicios y/o objetos comprometidos, así como otros aspectos que amerite.

• Exposición: configura la parte del texto en la que se informa hechos y antecedentes, así como cláusulas explicativas.

• Cuerpo normativo: se desglosan los pactos establecidos entre los involucrados y posibles sanciones en virtud del no cumplimiento de las obligaciones.

• Cierre: porción final del documento en el que se incluyen las firmas de las partes y algunos datos clave.

Un contrato también puede incorporar anexos que fundamenten o apoyen de alguna manera la relación establecida entre los firmantes.

Contratos digitales: ¿Qué son?

Los contratos digitales, como su nombre lo indica, son una manera de formalizar acuerdos mediante la prestación del consentimiento por medios tecnológicos.

Están regulados en el artículo 1803 del Código Civil, donde se evidencia que todo contrato es válido si hay un acuerdo documentado por un medio electrónico, papel o verbal.

En el mismo orden de ideas legal, en el artículo 89 del Código de Comercio encontramos que toda información incluida en un contrato electrónico no puede ser rechazada legalmente por el simple hecho de ser digitales. Categorizándolos así, como "actos de comercio".

Asimismo, la Ley de Firma Electrónica Avanzada expone que los caracteres y el conjunto de datos que certifican la identidad del firmante ha sido elaborada electrónicamente bajo un control exclusivo que vinculan los datos únicamente a la persona, pudiendo verificar cualquier modificación. Por esta razón, la firma electrónica produce los mismos efectos jurídicos que la autógrafa.

¿Cómo se diferencian de los físicos?

Ya identificamos que tanto los contratos físicos como las versiones electrónicas son totalmente válidos en el ordenamiento jurídico mexicano, no obstante, existen varias diferencias que le dan la ventaja a los que se gestionan y firman en el medio digital.

Los contratos físicos son fácilmente alterables, sin herramientas efectivas de identificación de modificaciones después de su firma, mientras que los contratos digitales, una vez firmados, son inalterables. 

Sin embargo, durante una negociación a distancia, las partes pueden proponer revisiones del texto del contrato antes de su firma, todo mediante medios electrónicos, sin necesidad de costos de impresión de papel y transporte de documentos, situación completamente diferente de la que ocurre cuando se lidia con la firma manuscrita. 

Como solamente usuarios autorizados tienen acceso a los documentos, la información se mantiene íntegra y protegida de ataques de terceros malintencionados.

Otro punto muy interesante de los contratos digitales es que, al contrario de lo que ocurre con los contratos físicos, su firma no depende de reuniones presenciales, por lo que puedes aprovechar excelentes oportunidades de negocio en cualquier lugar. Así no hace falta desplazarse para firmar, puedes hacerlo desde cualquier lugar del mundo.

Ejemplos de contratos que pueden firmarse digitalmente

La transformación digital ha favorecido el desarrollo de herramientas que facilitan los procesos derivados de la gestión y firma de los contratos.

Hoy en día, si la empresa emplea un potente y seguro software de gestión del ciclo de vida de contratos en conjunto con una plataforma de firma electrónica, puede enviar, recibir y firmar los documentos en el medio digital, tanto vía sistema como por correo electrónico, acelerando así diversas actividades internas.

En efecto, los contratos digitales facilitan la formalización de acuerdos debido a la facilidad de identificar a los firmantes y a la seguridad de los datos contenidos en el mensaje. Pero, ¡esto no es todo!

Administrar los contratos en el entorno digital también permite alzar la eficiencia operativa, minimizar los gastos y maximizar el aprovechamiento de muy buenas oportunidades de negocio.

En las próximas líneas, brindamos 5 ejemplos de contratos que pueden firmarse en el medio digital:

1. Contratos de renta o arrendamiento

Firmado entre un arrendador y un arrendatario, los contratos de arrendamiento son documentos que ratifican el compromiso del pago de una cuota periódica por parte del arrendatario al arrendador que, en contrapartida, cede el uso de su propiedad por plazo determinado.

En virtud de la validez jurídica de la firma electrónica, en la actualidad, es posible celebrar este tipo de contrato a distancia, evitando así desplazamientos y promoviendo la agilidad del trámite.

Además de promover un cierre de negocios más rápido, firmar digitalmente este documento aporta más seguridad a la operación, pues los sistemas están equipados con diferentes mecanismos de protección como es el caso de la criptografía y el reconocimiento biométrico.

2. Contrato de arras

Esta figura jurídica consiste en un acuerdo privado de compraventa en el que se expresa el interés y el compromiso de adquirir un bien de un vendedor mediante la entrega de un determinado monto por parte del comprador. 

Normalmente, la suma de dinero consiste en un porcentaje del precio total del objeto del contrato de compraventa.

A través de ese documento las partes se comprometen a concretar una transacción de compraventa en el futuro.

La firma electrónica ha posibilitado la suscripción de este tipo de contrato, aunque las partes se encuentren en diferentes ubicaciones geográficas.

Como la versión electrónica tiene igual validez jurídica que la manuscrita, puede usarse para firmar contratos de arras a cualquier hora, dondequiera que las partes se encuentren.

3. Contrato de compraventa

Esta clase de contrato traslativo de dominio ratifica la cesión de la titularidad de un bien del vendedor al comprador, requiriendo así una contrapartida financiera.

Hasta hace poco tiempo, era prácticamente imposible imaginar la celebración de este tipo de negocio en el entorno virtual, principalmente porque implica una transacción financiera.

Sin embargo, la irrupción de nuevas herramientas ha facilitado el proceso, otorgando seguridad y fiabilidad al desarrollo de negocios en el ambiente web.

Hoy, podemos comprar y vender inmuebles contando con el apoyo de sistemas de gestión de ciclo de vida de contrato y de firma electrónica facilitando de este modo, tanto la elaboración de los documentos como la firma de las partes interesadas en el negocio, independientemente de su localización geográfica.

4. Contrato de comodato

De acuerdo con el Artículo 2497 del Código Civil Federal, el comodato consiste en un acuerdo entre dos partes que ratifica el préstamo de un bien no fungible para la otra parte involucrada. A su vez, esta se responsabiliza de devolverlo al finalizar el plazo informado en las cláusulas.

Así pues, consiste en una alternativa viable y segura para entregar un bien a otra persona que tenga intención de usarlo dentro de un determinado período de tiempo.

En virtud de las nuevas tecnologías, es posible firmar electrónicamente numerosas etapas como la cesión de poderes y el pago de aranceles, lo que conlleva a una mayor fluidez para celebrar un vínculo comodatario.

5. Contrato laboral

A raíz de la aparición de nuevos software y del amparo de las leyes mexicanas, las empresas pueden contratar los mejores talentos, aunque esto signifique establecer relaciones de trabajo fuera del país.

Con un software de firma electrónica de primera calidad, tanto el empleador como el profesional pueden corroborar el vínculo sin la necesidad de desplazarse y con extrema seguridad, ya que después de firmar el documento, este no admite nuevas ediciones.

Además de posibilitar que la empresa estructure su plantel con los mejores colaboradores, la gestión y firma de los contratos de trabajo desde el ambiente digital permite que el área de recursos humanos agilice una serie de actividades como monitorear el ciclo de vida de los documentos, encontrar la información tan pronto como la necesite y dar de baja los funcionarios cuando amerite.

Además de los ejemplos señalados supra, también podemos firmar digitalmente notificaciones electrónicas y facturas.

En lo concerniente a la primera, los contribuyentes pueden recibir alertas de los actos administrativos llevados en el SAT digitalmente, se trata de una notificación que anuncia un documento digital pendiente.

En cuanto al procesamiento de facturas, los comprobantes fiscales digitales pueden emitirse desde el sistema del SAT, así como autenticarse digitalmente mediante el uso de la firma electrónica avanzada.

Además, podemos incluir las acciones del departamento de compras y ventas, donde se requiere el flujo de documentos para su análisis, devoluciones y órdenes, lo cual, amerita una aprobación.

Como ves, las soluciones de firma electrónica consisten en poderosas herramientas para agilizar los procedimientos internos, disminuir los costos operativos y logísticos, así como aprovechar grandes y rentables oportunidades de negocio y contratación.

Las etapas de la gestión de contratos

Hasta ahora, hemos señalado la gestión de contratos como una opción interesante para acelerar los negocios, contrataciones y aceptar acuerdos, pero en efecto, ¿en qué consiste? 

El proceso de creación y firma de contratos ha evolucionado. 

Gracias al avance tecnológico es posible desarrollar las diferentes etapas del ciclo de vida de los contratos en el medio online. ¡Y de esto se trata la gestión de estos documentos!

La gestión de contratos se define como un proceso proactivo y automatizado que abarca desde la elaboración de la pieza hasta las etapas más tardías como negociación, firma, almacenamiento y revisión continua.

Acerca del proceso contractual, está integrado por 5 etapas clave:

1. Generación

La primera etapa de la gestión consiste en elaborar el documento teniendo como base la información necesaria acorde con el tipo de contrato. Para facilitar la dinámica, a menudo, se utilizan plantillas predeterminadas.

2. Negociación

Por lo general, la negociación implica una comunicación intensa entre las partes involucradas, en especial, para adecuar términos, ajustar cláusulas y corroborar condiciones.

Como demanda llegar a un acuerdo, tiende a ser la etapa más demorada.

3. Revisión y aprobación

Las revisiones hacen parte del proceso. Así, es normal que, hasta llegar a una versión final, el documento pase por 3 o 4 instancias de este tipo. 

Incluso, en algunos casos, el contrato puede pasar por la mirada crítica de 4 o 5 profesionales hasta que el escrito se apruebe. ¡Todo para cerciorarse de que el documento sea fiable y presente todos los elementos adecuados!

4. Firma

Después de aprobar el contrato, ha llegado el momento de firmarlo. Al recurrir a una solución de firma electrónica, es posible firmar los documentos prácticamente de manera instantánea. 

Para eso, el usuario necesita registrarse, así como crear una firma verificable en cualquier dispositivo y con un registro de auditoría que permita autenticarla en el futuro. 

5. Almacenamiento

Luego de firmar los documentos, es importante almacenarlos en una plataforma que centralice la información y facilite las consultas. De esta manera, es posible acceder a las cláusulas y a los acuerdos de forma rápida, evitando que los equipos malgasten su tiempo en tareas obsoletas.

Para llevar a cabo todas las etapas con total eficiencia y credibilidad, nada mejor que contar con un software de gestión de ciclo de vida de contratos, tal como es el caso de Docusign CLM.

Beneficios de gestionar contratos digitales

Para ayudarte a entender la verdadera importancia de este proceso, debemos analizarlo bajo la perspectiva de sus beneficios:

Incremento de la eficiencia

Al monitorear rigurosamente las actividades, puedes cerrar acuerdos en menos tiempo y optimizar el retorno de inversión, pues reduces la incidencia de errores derivados de las prácticas manuales.

Organización más efectiva

Lidiar con contratos digitales permite reducir la carga de archivos físicos y, por consiguiente, el espacio necesario para organizarlos.

Al contar con un poderoso software CLM, puedes centralizar los documentos en una sola plataforma y encontrar la información tan pronto como la necesites.

Reducción de riesgos y costos

La administración manual de contratos implica muchos riesgos como la creación de un documento sin bases legales, la introducción de cláusulas abusivas y/o datos equivocados, entre otros.

Al automatizar ciertas tareas como la recolección de datos, aumentas la probabilidad de trabajar atendiendo las normas y las leyes, así como estructurar contratos que puedan aprobarse rápidamente. 

¡Esto conlleva a una reducción en los costos, pues evita la repetición de tareas!

Mejora en la productividad

Como la automatización aliviana la carga de trabajo, los colaboradores pueden dirigir su atención hacia actividades que efectivamente demanden su esfuerzo y concentración.

Optimización de la experiencia

Ante la perspectiva del mercado, ofrecer una dinámica digital significa ponerse al día con las tendencias, por lo cual la empresa tiende a generar una muy buena impresión, ya sea por acelerar el proceso contractual o por posicionarse como una organización a la vanguardia del mercado.

Generación de contratos comerciales automáticos

Se han intentado automatizar contratos con bocetos manuales (digitales o físicos), no obstante, han tenido poco impacto y relevancia debido a que, en la transcripción de los nuevos datos, persisten errores.

Actualmente, hay una mejor alternativa. Se trata de una herramienta que reduce el margen de error mediante un proceso fácil, ágil y efectivo de generación de contratos automatizados: Docusign Gen.

La preparación de contratos automatizados permite que los vendedores generen la documentación sin siquiera abandonar su página de confianza. Es una aplicación creada para las PYMES cuya esencia es generar contratos automáticos disminuyendo el margen de error.

De hecho, si eres un usuario frecuente de Salesforce, te resultará muy sencillo aplicarla.

1. Descarga e instala la aplicación desde Salesforce AppExchange, así aprovechas una prueba gratuita de 30 días.

2. Conecta la cuenta de Docusign para Salesforce y empieza a configurar las plantillas, ¡para esto también tienes 30 días gratuitos!

3. Con tan solo unos pocos clics, puedes configurar plantillas, sin códigos complicados y teniendo una guía con un paso a paso completo.

Actualmente, los departamentos de compras están desperdiciando mucho tiempo elaborando contratos físicos, copiando, pegando y usando contenidos que son de otra fecha. Fíjate cómo puedes cambiar este panorama recurriendo a la solución de Docusign:

Elaboración de contratos profesionales más rápido

Puedes añadir todos los datos de tus clientes, productos y precios a tu base de datos y así, crear contratos en múltiples formatos.

Preparación, firma y almacenamiento de contratos en Salesforce

Docusign Gen es una aplicación nativa en Salesforce. Se conecta exitosamente con Salesforce CRM y CPQ.

Contenido condicional

Puedes incluir o excluir de forma automática el contenido de acuerdo con los datos y reglas de Salesforce, disminuyendo ampliamente los errores y ahorrando mucho tiempo.

Varios tipos de contratos

Entre los contratos que puedes crear instantáneamente están los acuerdos de confidencialidad (NDA), presupuestos, facturas, propuestas, entre otros.

La normativa jurídica expuesta en el inicio del post avala el uso legal de esta aplicación, su uso está permitido. ¡Nada de qué preocuparse!

Teniendo en cuenta todo lo expuesto en este contenido, concluimos que los contratos son documentos indispensables para el correcto funcionamiento de una organización.

En cuanto a la versión digital, esta ha sido fruto del avance tecnológico y de la aparición de tecnologías como el software de firma electrónica y de gestión de ciclo de vida de contratos (CLM).

Gracias a esta alternativa virtual, las empresas pueden cerrar tratos, aceptar negociaciones, contratar nuevos profesionales y aprovechar las mejores oportunidades de negocio, independientemente de la localización geográfica de las partes.

¿Te ha gustado nuestro contenido y quieres profundizar aún más tus conocimientos en gestión de contratos? ¡Te invitamos a descargar ahora mismo nuestro white paper “El estado de la gestión de contratos”!