Workflow-Management: Definition, Systeme, Beispiele

Lieferzeiten verkürzen, neue Talente einstellen oder Verträge schneller abschließen – wer seine Unternehmensziele erreichen möchte, kommt nicht am Thema Workflow-Management vorbei. Gemeint ist das Aufsetzen und die Optimierung bestehender Abläufe, wie die Planung, Ausführung und Überwachung von Arbeitsprozessen innerhalb einer Organisation. Ein Workflow beschreibt eine definierte Abfolge von Aufgaben und Prozessen, die durchgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Workflow-Management-Systeme helfen dabei, diese Abläufe zu automatisieren und zu optimieren, um die Effizienz und Produktivität zu steigern. Lesen Sie hier nach, was Sie rund um Workflow-Management wissen müssen. 

Wie funktioniert ein Workflow? 

Ein Workflow besteht aus einer Serie von verbundenen Schritten oder bestimmten Aufgaben, die in einer festgelegten Reihenfolge ausgeführt werden. Ein typisches Beispiel ist ein Bewerbungsverfahren: Es beginnt mit einer Ausschreibung, gefolgt von der Bewerbung der Kandidatinnen und Kandidaten, die dann zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen und möglicherweise eingestellt werden. Danach folgt das Onboarding, das wiederum einen eigenen Workflow darstellt. Jeder Schritt hat also spezifische Eingangsvoraussetzungen, Aktivitäten und Zielsetzungen.. 

Workflow-Management-System 

Je nach Prozess und Größenordnung eines Projekts können viele einzelne Schritte notwendig und mehrere Personen und Teams beteiligt sein. Für einen besseren Überblick sorgen Workflow-Management-Systeme. Dabei handelt es sich um eine Softwarelösung, die zur Definition, Verwaltung und Überwachung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen eingesetzt wird. Die Systeme bieten Werkzeuge, um Geschäftsprozesse aufzusetzen, zur Automatisierung von Workflows und zur Überwachung der Prozessleistung. Ein Workflow-Management-System kann verschiedene Aufgaben wie Genehmigungen, Benachrichtigungen und Eskalationen automatisieren und bietet häufig Schnittstellen zu anderen Unternehmenssystemen. Dies kann die Zusammenarbeit mit anderen Teams, über Abteilungen hinweg und externen Geschäftspartnerinnen und -partnern enorm erleichtern. 

Die Relevanz von Workflow-Automatisierung

Das Thema Automatisierung taucht im Zuge der Digitalisierung immer wieder auf. Unter Workflow-Automatisierung versteht man den Einsatz von Technologien zur Automatisierung von Prozessen innerhalb eines Workflows. Ein Beispiel ist die Implementierung von Regeln und Triggern, die bestimmte Aktionen einleiten, wenn die erforderlichen Bedingungen erfüllt sind. In der Praxis könnte dies der Versand eines Pakets sein, sobald der Zahlungseingang erfasst worden ist. 

Systeme und Ansätze im Workflow-Management

Das Thema Prozessoptimierung hat mittlerweile einen zentralen Stellenwert im Projektmanagement. Besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen gibt es oftmals Potenzial, um Abläufe reibungsloser und effizienter aufzusetzen. Daraus haben sich viele verschiedene Möglichkeiten entwickelt, Workflow-Management in bestehende Prozesse zu integrieren. Hier eine Übersicht:

• BPMN (Business Process Model and Notation): Ein Standard zur Modellierung von Geschäftsprozessen, der von vielen Workflow-Management-Systemen unterstützt wird.

• Kollaborative Tools: Systeme wie Trello oder Asana, die Prozessverfolgung und Teamzusammenarbeit ermöglichen.

• Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systeme: Integrierte Systeme, die Workflow-Management als Teil ihrer umfassenden Funktionen bieten.

• Spezialisierte Workflow-Management-Software: Software, die sich auf spezifische Aspekte des Workflow-Managements konzentriert.

Vorteile und Nachteile von Workflow-Management-Systemen 

Vorteile 

• Effizienzsteigerung: Automatisierung wiederkehrender Aufgaben reduziert manuelle Arbeit und Fehler.

• Transparenz: Echtzeit-Einblick in den Status von Prozessen und Aufgaben.

• Prozesstreue: Sicherstellung, dass alle Schritte eines Prozesses korrekt und in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden.

• Flexibilität: Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Geschäftsanforderungen.

Nachteile 

• Komplexität: Implementierung und Anpassung können komplex und zeitaufwendig sein.

• Kosten: Anschaffung und Wartung von Workflow-Management-Systemen können einen Kostenaufwand darstellen.

• Schulungsbedarf: Teams müssen im Umgang mit neuen Systemen eingearbeitet werden.

Fazit: Mit besseren Abläufen schneller ans Ziel 

Workflow-Management ist ein entscheidender Faktor für die Effizienz und Produktivität moderner Unternehmen. Durch die Implementierung eines geeigneten Workflow-Management-Systems können Unternehmen ihre Abläufe optimieren, die Prozesstreue verbessern und letztendlich ihre Geschäftsziele effizienter erreichen. Entdecken Sie mit Docusign CLM, wie Sie optimale Vertragsprozesse aufsetzen – von der Erstellung bis zur Archivierung. Hier erfahren Sie mehr über Docusign CLM und alle Funktionen für Ihr Unternehmen.