Docusign Navigator – intelligentes Vertragsmanagement

Verträge sind die treibende Kraft Ihres Unternehmens. Obwohl sie für Ihren Erfolg von entscheidender Bedeutung sind, werden sie kaum als solche angesehen. Das liegt daran, dass Verträge in der Regel als langweilige, flache Dateien angesehen werden – bloße Formalitäten, um den Beginn einer neuen Arbeitsbeziehung zu beginnen. All die Zeit und Mühe, die in ihre Erstellung investiert wurde, ist jetzt in einer statischen PDF-Datei gefangen, die irgendwo Staub ansammelt.

Darüber hinaus werden die Bemühungen nicht priorisiert, Vertragsinhalte ordnungsgemäß zu digitalisieren, sodass sie sich unkontrolliert ausbreiten können: als eine Reihe von unzusammenhängenden Tabellenkalkulationen, in Posteingängen, Aktenordnern und Papierstapeln. So wird eine Vertragsverwaltung fast unmöglich.

Sie verpassen damit eine Gelegenheit, die Fülle an wichtigen Informationen in Ihren Verträgen zu nutzen. Sie enthalten Details zu allen strategischen Beziehungen, einschließlich bestehender vertraglicher Verpflichtungen, Risiken, Investitionen und Ausgaben. Anstatt von diesen wichtigen Vertragsinformationen zu profitieren, bleiben diese Daten gefangen und fragmentiert, während sich Ihr Unternehmen mit veralteten und manuellen Methoden zur Vertragsverwaltung abmüht.

Die Quintessenz ist, dass ein ineffizientes Vertragsmanagement schlecht für das Geschäft ist. Dies führt zu Zeitverschwendung, birgt Risiken und schmälert den Umsatz.

• Es dauert durchschnittlich 45 Minuten, einen bestimmten Vertrag zu finden

• 31 % der Vertragsfachleute haben Schwierigkeiten, die Bedingungen, Risiken und Verpflichtungen in bestehenden Verträgen zu verstehen

Wenn abgeschlossene Verträge – und der darin enthaltene Inhalt – schwer zu finden sind, verlieren Mitarbeitende in Teams wie Vertrieb, Recht und Beschaffung wertvolle Zeit. Der Fokus auf umsatzgenerierende Aktivitäten verlagert sich auf das Durchsuchen von Dateien, um zum Beispiel aktuelle Zahlungsbedingungen für Kunden zu finden. Durch den mangelnden Zugang zu Vertragsinformationen können auch Verlängerungsmöglichkeiten verpasst werden. Dies wiederum kann Ihr Wachstum behindern und dazu führen, dass Sie mit unrentablen Bedingungen arbeiten müssen. Ein unorganisiertes Vertragsmanagement kann außerdem zu Fehlern, potenziellen Missverständnissen mit Kunden und Strafen für die Nichteinhaltung führen – was letztendlich dem hart erarbeiteten Ruf schaden kann.

Wir freuen uns, Ihnen ein neues Angebot vorstellen zu können, das die Art und Weise, wie Sie Verträge speichern, verwalten und analysieren, revolutionieren wird. Docusign Navigator, ein grundlegender Bestandteil unserer neuen Plattform zum Intelligent Agreement Management.

Begrüßen Sie ein intelligentes Repository für Verträge

Docusign Navigator ist ein intelligentes Repository, das speziell für Verträge entwickelt wurde. Es zentralisiert nicht nur Ihre Verträge, sondern schaltet auch die darin enthaltenen Daten frei und liefert Erkenntnisse, die sonst übersehen werden würden.

Dies ist dank Navigator mit Unterstützung von Docusign KI möglich. Die wichtigsten mit Ihren Verträgen verbundenen Attribute werden identifiziert und so flache, unstrukturierte Dokumente effektiv in strukturierte Datenpunkte umgewandelt. Da Ihre Vertragsdaten standardisiert sind, lassen sich mit Navigator Verträge schnell finden, sodass Sie sofort auf wichtige Informationen zugreifen und wertvolle Erkenntnisse aus Ihren Verträgen gewinnen können. Darüber hinaus können Administratoren des Docusign-Kontos nach Bedarf Zugriff auf Verträge gewähren.

Steigern Sie die Effizienz von internen Teams

Sind Sie es leid, dass Ihre Mitarbeitenden zu viel Zeit mit der Suche nach Verträgen aufbringen? Navigator ist eine zentrale Anlaufstelle für die nahtlose Speicherung und Verwaltung von Verträgen für Ihre internen Teams. Mit umfassenden Suchfunktionen können Nutzerinnen und Nutzer relevante Verträge schnell finden, indem sie nach Schlüsselattributen (z. B. Vertragstyp, Parteien, etc.), bestimmten Schlüsselwörtern oder verwandten Begriffe innerhalb von Vertragsinhalten suchen. Auch die KI arbeitet effektiv und zeigt Nutzerinnen und Nutzern wichtige Vertragsinformationen an. Jetzt haben Mitarbeitende mehr Transparenz und sofortigen Zugriff auf wichtige Informationen.

Das Beste daran ist, dass abgeschlossene Verträge aus Docusign eSignature automatisch im Navigator gespeichert werden. Darüber hinaus können Sie historische Verträge von Ihrem Desktop oder einem Cloud-Speicheranbieter hochladen, wobei die KI wichtige Daten extrahiert, um Ihnen Zeit zu sparen und Ihre Verträge umsetzbarer zu machen.

Entdecken Sie Möglichkeiten zur Kostensenkung

Es ist schier unmöglich, den Überblick über alle Bedingungen und Verpflichtungen aus Verträgen zu behalten – vor allem, wenn die Ressourcen begrenzt sind. Mit Navigator können Sie KI einsetzen, um zeitaufwändige Aufgaben zu erledigen, wie z. B. die Identifizierung der wesentlichen Attribute, aus denen sich jeder einzelne Vertrag zusammensetzt.

Mit diesen Informationen können Sie von zusätzlichen Produktfunktionen profitieren, wie z. B. dem Verlängerungsmanagement, die es Ihnen ermöglichen, tiefer in Ihre strategischen Beziehungen einzutauchen und Möglichkeiten zur Kostensenkung aufzudecken. Da die KI beispielsweise erkennen kann, welche Ihrer Verträge sich wann automatisch verlängern, können Ihre Verkaufsteams strategischer vorgehen. Sie können Verlängerungen einen Schritt voraus sein, indem sie aktiv günstigere Bedingungen aushandeln, Upselling-Möglichkeiten nutzen und mit automatisierten Erinnerungen den Überblick über Meilensteine behalten. Alternativ können Teams im Einkauf diese Informationen nutzen, um kostspielige, unerwünschte automatische Verlängerungen zu vermeiden.

Verbessern Sie die Übersicht und Sicherheit

Sicherheit und Compliance sind heute wichtiger denn je. Das gilt insbesondere, wenn es um das wertvollste Kapital Ihres Unternehmens geht: Verträge. Indem Sie sich auf die KI in Navigator verlassen, um Ihre Vertragsdaten aufzuzeichnen, können Sie menschliche Fehler reduzieren.

Darüber hinaus können Sie die Zugriffsberechtigungen für Verträge nutzen, mit denen Administratoren sicherstellen können, dass nur die richtigen Nutzerinnen und Nutzer Zugriff auf die richtigen Verträge haben. Beispielsweise kann einigen Personen im Unternehmen Zugriff auf alle abgeschlossenen Verträge im Konto gewährt werden, wie z. B. dem General Counsel. Der Zugriff auf alle Verträge kann auch auf Teamebene (d. h. in der Rechtsabteilung) gewährt werden. Darüber hinaus hilft Navigator dabei, den Zugriff auf Verträge zwischen hochgradig kollaborativen Rollen zu erleichtern und zu unterstützen. Beispielsweise kann ein Teammitglied im Vertrieb einer anderen Person in seinem Team oder der größeren Vertriebsgruppe Zugriff auf einen abgeschlossenen Vertrag gewähren.

Vereinfachtes Vertragsmanagement

Um in Ihrem Unternehmen das Vertragsmanagement weniger komplex zu gestalten, wurde Navigator entwickelt. Damit wird die Verwaltung von Verträgen mit KI-gestützten Erkenntnissen vereinfacht. Keine verlorenen Verträge mehr, keine Jagd nach bestimmten Bedingungen mehr und keine Frage mehr, welcher der aktuellste Vertrag mit einem Kunden oder Lieferanten ist. Jetzt kann Ihr Unternehmen die Effizienz steigern, Möglichkeiten zur Kostensenkung aufdecken und Risiken reduzieren – und das alles innerhalb der Docusign-Erfahrung, die Sie kennen und der Sie vertrauen.

Docusign Navigator ist ein wichtiger Bestandteil der Docusign IAM-Plattform. Erfahren Sie mehr über die anderen Docusign IAM-Plattform-Dienstleistungen.