Unicred ganha agilidade em processos internos e com cooperados

A Unicred - Cooperativa de Créditos do Brasil - é uma cooperativa financeira que atende a pessoas e empresas dos mais variados setores. O grupo inclui 28 cooperativas, 356 unidades de negócios em 24 estados brasileiros e soma aproximadamente 300 mil cooperados - sendo que uma significativa parcela de seus cooperados é da área da saúde. 

Os desafios com contratos em papel

Devido ao grande número de associados, um enorme volume de papel e de documentos era movimentado diariamente. Procedimentos como abertura de contas e contratação de créditos demandavam que os cooperados submetessem documentos por e-mail ou presencialmente. Os processos de análise e aprovação eram morosos. 

Nesse cenário, era comum que o associado não tivesse tempo para ir até uma agência assinar os contratos. Em diversos casos, os gerentes da cooperativa se deslocavam pessoalmente para concluir os processos, o que acarretava um gasto excessivo de tempo e recursos para a conclusão de tarefas relativamente simples.

Início do uso da assinatura eletrônica

Em 2019, a Unicred contratou a assinatura eletrônica da Docusign para ganhar agilidade e eficiência em demandas relacionadas aos cooperados.  "A escolha pela Docusign se deu pela reputação da marca em nosso segmento e por conta da facilidade de integração com a nossa plataforma de BPA (Processo de Análise de Negócios)", comenta Felipe Couto Reiser, gerente de Processos e Chatbot da Unicred do Brasil.

No entanto, naquele momento apenas seis das cooperativas usavam contratos eletrônicos. Isso ocorria, em partes, por conta de uma natureza mais tradicional dos clientes, que relutavam em adotar novas ferramentas - realidade frequente em regiões mais remotas ou distantes das capitais. "A assinatura eletrônica não era tão conhecida ou utilizada como hoje, os cooperados ainda tinham dúvidas sobre a validade jurídica. Então tínhamos que realizar um trabalho de conscientização".

A pandemia acelerou a adoção de contratos eletrônicos nas demais unidades, e o processo de implementação total não levou mais de uma semana. A urgência foi impulsionada pelas medidas adotadas pelo governo, que flexibilizou os aditivos contratuais para renegociação de dívidas, resultando numa corrida para motivar os cooperados a integrar o novo sistema completamente digital. 

Benefícios observados 

A adoção do Docusign trouxe benefícios significativos. "Hoje um cooperado nosso, quando formalizando um pedido de crédito, em questão de segundos recebe o contrato para assinar. O fluxo é inteiramente digital e automatizado", explica o gerente. Antes esse mesmo processo demorava cerca de 16 horas. 

Além disso, funcionários que antes eram designados para funções manuais com contratos agora assumem outras responsabilidades mais estratégicas para a empresa. "Registramos uma economia de até 3500 horas por mês em processos internos". 

Rapidamente a assinatura eletrônica passou a ser utilizada em mais casos, como na contratação de produtos e serviços, contratos com prestadores de serviços, atas de reuniões, compras e comitês. Além da agilidade, a utilização da ferramenta gerou economia no uso de papel e impressoras. 

Desde a implantação da solução até dezembro de 2023, mais de 5.3 milhões de folhas de papel foram economizadas. Isso equivale, segundo a calculadora internacional de papel, a cerca de 637 árvores que deixaram de ser derrubadas, além de uma economia de cerca de 2.1 milhões de litros de água, 14 toneladas de resíduos sólidos e 216 toneladas de CO2 que deixaram de ser emitidas com a produção desta quantia de papel.