Docusign é o primeiro degrau na transformação digital do Shopping Itaguaçu

Presente há 40 anos em Santa Catarina,  o Shopping Itaguaçu foi inaugurado em 28 de abril de 1982 e está localizado na junção das BRs 282 e 101. Considerado o primeiro shopping do Sul do Brasil, transformou-se em ponto de referência do comércio varejista da região.

Hoje, o Shopping Itaguaçu possui mais de 170 operações, entre lojas e quiosques, duas praças de alimentação, um boulevard gastronômico, complexo gourmet que reúne restaurantes renomados para todos os gostos, além de 4 salas de cinema. O empreendimento gera cerca de 2 mil empregos diretos e o fluxo mensal de milhares de consumidores.

Até 2019, um dos maiores desafios operacionais - que impactava principalmente o setor jurídico - era o processo para firmar contratos de locação com lojas e empreendimentos. Isso porque tudo ocorria de forma manual - a papel, caneta, correios e malote. 

Lentidão no processo de locação de lojas

O advogado e responsável jurídico, Maicon Rodrigues Cristiano, conta que antes, para formalizar um contrato de locação, o documento era enviado por e-mail ao locatário. Esse, por sua vez, colhia as assinaturas da sua parte, registrava em cartório e enviava a documentação por Correio ao endereço físico do shopping. Ali, o departamento legal buscava internamente os vistos, de setor em setor, e depois enviava o acordo por malote para São Paulo, para a assinatura da diretoria. Assinado por todas as partes, o contrato retornava a Santa Catarina, e era armazenado em pastas de arquivo. O fluxo levava em média entre 30 e 45 dias. 

"Já ocorreu de uma das pessoas envolvidas estar no exterior e demorar até 90 dias para ele ser concluído”, conta Maicon. “Era um fluxo demorado e sujeito a erros. As lojas tinham de pensar em datas de inauguração que não conflitassem com o processo, assegurando o lançamento após a assinatura de todas as partes", relembra ele.

O primeiro degrau

Após uma experiência pessoal com assinatura eletrônica, a gestora da área jurídica e atual Superintendente do Shopping Itaguaçu, Vanessa Pereira, incumbiu o advogado de avaliar a possibilidade de implantar a solução, e assim começou a busca pela melhor opção, chegando enfim ao Docusign eSignature. 

Escolhido primordialmente pela solidez e confiança na marca, o Docusign foi a primeira experiência efetiva de transformação digital do Shopping Itaguaçu. "Chegamos até a testar outras plataformas, mas eram confusas. Consideramos o eSignature o mais intuitivo de usar", afirma Maicon. Desde os primeiros testes com a diretoria, no final de 2019, pode se observar a praticidade proporcionada pela solução. "Permitiu também que passássemos mais segurança jurídica para os nossos clientes”, destaca. 

Com a digitalização de documentos, outro impacto foi que - durante a pandemia - a área não teve prejuízos em meio ao cenário disruptivo. “Chegamos a ficar 45 dias fechados, mas não deixamos de atualizar contratos, por exemplo, pois tudo estava informatizado”, complementa.  A adoção da assinatura eletrônica foi um dos primeiros degraus para a digitalização e inovação, catalisando outros projetos digitais do Shopping Itaguaçu. 

Mais tempo e menos custos 

Atualmente, os acordos de locação do Shopping Itaguaçu - que possuem uma média de 10 a 15 páginas - são concluídos entre cinco e sete dias. Em casos pontuais, esse prazo chegou a cinco dias no máximo. Os contratos digitais facilitaram e agilizaram o acesso aos documentos pelas diferentes áreas que os precisavam assinar. Além disso, desde a implementação da tecnologia, observaram uma economia de 70% com custos relacionados a postagens. 

A princípio, por ser um fluxo completamente novo, os funcionários e locatários tinham dúvidas de como usar a plataforma, mas isso se dissipou em curto espaço de tempo devido ao suporte prestado pela Docusign. Hoje, todos os envolvidos estão mais do que acostumados e podem conferir os documentos de forma rápida e até pelo celular. 

Internamente, o setor jurídico recebeu elogios dos pares, que só viram agilidade e ganho de tempo em vários processos. “Foi, sem dúvida, o melhor investimento da nossa área nos últimos anos. A assinatura eletrônica nos deu tempo livre. Agora, posso me dedicar a outras tarefas enquanto a ferramenta cuida para mim dos fluxos de assinaturas”, completa Maicon.