Santillana acelera negociações com instituições de ensino com a assinatura eletrônica

A Santillana é a empresa líder em educação básica na América Latina, com presença em 19 países. É uma companhia voltada para a transformação digital da educação básica, produzindo conteúdos didáticos, serviços e produtos. Faz parte do grupo PRISA, companhia que lidera a criação de conteúdos educativos, de informação e entretenimento nas línguas espanhola e portuguesa.

Após muito tempo lidando diretamente com impressões em papel, a empresa se viu com o desafio de modernizar e agilizar seus processos para seguir competitiva e relevante no mercado. A era digital passou a demandar que não apenas seus produtos ganhassem novos formatos, mas também que seus processos internos acompanhassem essa transição.

Em direção à transformação digital

Uma das primeiras transformações digitais foi a automatização das minutas contratuais no sistema da Companhia, e consequentemente a substituição das marcações físicas pelo carimbo eletrônico nos contratos. O recurso foi essencial para que diferentes níveis de operações da editora se organizassem ao redor de um novo processo eletrônico. 

No entanto, ainda enxergavam que era preciso ganhar mais agilidade nas negociações comerciais com escolas e instituições educacionais de forma geral, tendo em vista a alta competitividade do mercado editorial. Os contratos em papel e a logística para conseguir as assinaturas das partes, portanto, iam na contramão desses objetivos. 

Dessa forma, para acelerar a celebração dos contratos, a Santillana passou a adotar as assinaturas eletrônicas para algumas escolas parceiras. No entanto, com a chegada da pandemia e a necessidade de ter os funcionários trabalhando remotamente, o processo de rubricas e assinaturas de contratos físicos em geral tornou-se ainda mais complexo. 

Adoção do Docusign eSignature

Diante deste cenário, a Santillana adotou de forma definitiva a assinatura eletrônica para as rotinas de contratos com escolas - e pouco depois, para documentações junto aos colaboradores e autores, optando pelo Docusign. "A plataforma é muito fácil de usar e intuitiva", comenta Carla Sanches, advogada pleno da Santillana. 

Carla comenta também que, no início da implantação, houve uma breve preocupação devido à validade jurídica. Entretanto, as dúvidas foram sanadas rapidamente tendo em vista que as assinaturas eletrônicas são legalmente aceitas. "O setor comercial ganhou agilidade nas negociações - o que é muito importante no segmento editorial. A busca por documentos também foi otimizada por conta da facilidade de pesquisa na plataforma."

A solução não só foi bem aceita pela equipe de vendas como também pelos colégios, os clientes da Santillana. "Hoje em dia é comum recebermos mensagens de clientes perguntando sobre como funciona e como implementar a assinatura eletrônica". 

Em questão de um ano de uso, diversos documentos migraram do 100% físico para o digital, e atualmente, 95% do total de contratos da Santillana são digitais. Além do jurídico e comercial, Docusign é utilizado em diversos outros departamentos da Santillana - como o RH e no editorial. 

Vale também ressaltar os ganhos de sustentabilidade que vieram junto da digitalização de contratos. Apesar de todo o papel comprado pela companhia ser certificado e proveniente de florestas de manejo responsável, ao substituir o uso do papel por ferramentas digitais eles reduzem ainda mais o impacto negativo no meio ambiente. Desde o início de 2020, com a implantação do Docusign, até maio de 2023, aproximadamente mais de 876 mil folhas de papel foram economizadas. Isso equivale a uma economia de cerca de 354 mil litros de água, 2 toneladas de resíduos sólidos, além de 35 toneladas de CO2 que deixaram de ser emitidas/geradas considerando os recursos que seriam necessários para produzir esta mesma quantidade de papel. "Quando os processos se tornam digitais, ninguém mais quer voltar ao modelo analógico", completa Carla.