A tecnologia na otimização de tempo: saiba usá-la a seu favor

Um dos maiores desafios de toda e qualquer gestão consiste em conseguir resultados lançando mão estritamente dos recursos disponíveis. A verdade é que, independentemente do tipo de negócio em que sua empresa se enquadra, o caminho é um só: busca constante pela maximização da produtividade por meio da otimização de tempo e dos fatores de produção.

O dinamismo do mundo corporativo não perdoa a escolha pela limitação nas formas de realização de tarefas. O detalhe é que quem teima em se manter firme nos meios tradicionais, evitando a atualização, pode simplesmente estar se pautando no medo da mudança. O que esse tipo de gestor não sabe é que, com essa atitude, acaba perdendo a oportunidade de obter melhores resultados em produtividade, rentabilidade e satisfação do cliente. E as ferramentas para modificar esse quadro estão à mão: tecnologia.

A tecnologia traz uma gama imensa de possibilidades a todos os setores da economia, proporcionando ao gestor e empresário meios muito mais vantajosos de otimizar seu tempo e, consequentemente, seus resultados. Se você não abraça essas mudanças, perde também os benefícios delas decorrentes. Melhor se atualizar! Então acompanhe o artigo que preparamos hoje e perceba as diversas oportunidades que a inovação tecnológica pode proporcionar a seus resultados.

A necessidade de otimização de tempo

No processo produtivo de qualquer empresa, o tempo costuma ser um fator em constante escassez. Otimizá-lo, portanto, impacta diretamente em várias etapas, inclusive nos custos do negócio. Quando o foco não está no melhor aproveitamento do tempo, isso desencadeia uma série de fatores negativos. Veja só:

• Funcionários com remuneração fixa (mesmo quando acrescida de comissões ou bonificações) têm um custo que independe de sua produção. Além do seu salário, porém, há também os impostos e tributos decorrentes da sua contratação. Cada hora de seu tempo tem, assim, um valor mínimo previamente definido. Dessa forma, se ele se perde em tarefas secundárias ou atividades que não dizem respeito ao core business, você pode estar pagando para que ele realize uma tarefa cujo retorno não cobre o investimento.

• O mau uso do tempo frequentemente demanda extensões do horário de trabalho, o que aumenta (e muito) os custos da empresa. Lembre-se, afinal, de que horas extras não só são mais caras que as horas normais como são contabilizadas para FGTS, férias, 13º salário e demais direitos contemplados na CLT.

• Os prazos de entrega de produtos, serviços e resultados são comprometidos, ocasionando uma quebra de confiança interna e externa. Dentro da empresa, o setor responsável se torna referência negativa, como alguém que sempre atrasa na entrega de seus resultados. Já diante do cliente, a empresa passa a impressão de falta de compromisso e pouca confiabilidade.

O detalhe é que essa falta de otimização do tempo nem sempre está ligada ao comportamento do funcionário. Mesmo com acesso às redes sociais bloqueado e intenso acompanhamento sobre a realização das tarefas, um colaborador pode sim direcionar seus esforços para atividades que ocupam muito de seu tempo mas o afastam dos resultados.

É papel do gestor identificar esses gaps nos processos e buscar alternativas viáveis para cada problema, retirando de sua equipe o peso das atividades que podem comprometer seus números. Isso pode estar relacionado, por exemplo, a:

• Processos extremamente burocráticos durante ou até mesmo depois do fechamento do negócio, consumindo grande parte do tempo que deveria ser usado para alcançar metas.

• Atribuição de atividades necessárias, mas fora do escopo da equipe, trabalhadas em conjunto com outros setores, por isso exigindo inúmeras idas e voltas de informações e formalizações.

• Falta de definição prévia sobre o tempo destinado a cada etapa até a conclusão de um novo negócio. Seu time pode perder tempo ao prolongar demais determinadas fases, como contato com o cliente, envio de proposta e assinatura de contrato.

O primeiro passo para solucionar esse tipo de problema e garantir a otimização no uso do tempo é identificar as etapas que consomem uma parcela maior do tempo útil da sua equipe. Depois, é preciso efetivamente buscar soluções para melhorar a execução de cada um desses pontos — vamos falar sobre isso em breve.

Os reflexos na produtividade da empresa

Quando não há foco no melhor aproveitamento do tempo, o primeiro fator a sofrer as consequências dessa falha é a produtividade, que despenca. Certamente, muitos gestores já se viram diante do dilema: “minha equipe trabalha focada, fecha bons negócios e há muito gasto em recursos para isso, mas a produtividade simplesmente não melhora”. É bem provável que a causa de todo esse transtorno esteja no fator tempo.

A produtividade das empresas é medida por meio de indicadores específicos cujo ponto de avaliação principal está na eficiência — capacidade de alcançar metas dentro dos prazos determinados e com os recursos previamente definidos para isso. Quando um indicador aponta para dados negativos, isso significa que há problemas e anomalias nas atividades organizacionais, podendo trazer prejuízos não só para clientes, mas para o negócio em si.

O uso da tecnologia nas tarefas

Quando se trata de otimização do tempo, a tecnologia com certeza é uma das maiores aliadas das empresas. Se, em um passado recente, aderir a processos pioneiros e totalmente fora das formas tradicionais de trabalho significava assumir um risco, hoje, com a velocidade de modernização dos mercados, é uma necessidade que determina a sobrevivência ou não de um negócio.

A inovação é fator fundamental para o crescimento de uma organização e para seu destaque em meio a um mercado extremamente competitivo. Se olharmos para trás, veremos facilmente como a tecnologia trouxe mudanças que transformaram o ambiente empresarial. E a transformação é tão completa que, hoje em dia, não se pode mais vislumbrar a realização das tarefas mais simples e habituais sem essas inovações.

De fato, a tecnologia não anda, mas corre — e a galopes. Tanto que até nos esquecemos o quanto algumas inovações sem as quais não podemos mais manter nossas rotinas como são hoje nasceram há pouco mais de uma década. Confira alguns exemplos:

• O pendrive, surgido em 2000, permitiu que uma grande quantidade de documentos e informações fosse carregada da forma mais portátil possível e em capacidade muito maior que a de CDs e disquetes.

• Ao reunir telefone e organizador pessoal, além de permitir ao usuário conciliar tarefas distintas em um único aparelho (como envio de mensagens, controle de agenda e calendário, criação de listas de anotações), o smartphone pode ser considerado um marco. E o lançamento do primeiro Blackberry só aconteceu em 2002!

• O Skype, sem o qual muitas empresas não imaginam suas rotinas atualmente, surgiu em 2003, em substituição ao ICQ e ao mIRC. O recurso trouxe a inovação das videochamadas e contribuiu muito para popularizar a tecnologia VoIP.

• O Facebook só nasceu em 2004, no interior da Universidade de Harvard. A rede social mais famosa da última década transformou seu criador, Mark Zuckerberg, em uma das pessoas mais ricas e influentes da atualidade, além de ter revolucionado o marketing, à medida em que se transformou em uma das principais ferramentas de divulgação sem fronteiras do mundo.

E não estamos nos referindo apenas a um passado já arraigado. A tecnologia continua correndo e modificando a estrutura do mundo corporativo dia após dia. Nos últimos anos, por exemplo, novas modificações vêm despontando como extremamente promissoras, não podendo passar despercebidas pelos gestores que desejam resultados, sucesso e reconhecimento. Acompanhe e veja por si mesmo!

Internet das Coisas

A Internet das Coisas prevê a presença da internet em todos os objetos da vida cotidiana tanto das pessoas como das empresas. Assim, eletrodomésticos, meios de transporte, roupas e até maçanetas ligados à rede mundial fazem convergir para um único e inseparável mundo o digital e o físico.

O princípio dessa evolução, já arraigada no GPS e no smartphone, deu às empresas a habilidade de localizar e acompanhar suas equipes de atuação externa em tempo real, permitindo com isso que exerçam maior controle e proporcionem uma interação mais saudável e intensa.

Drones

Os robôs aéreos não tripulados estão entre as grandes apostas das empresas para aumentar sua produtividade. Controlados remotamente, eles têm ganhado novas funções e aplicações, que hoje vão desde a entrega de produtos a estabelecimentos comerciais e até residenciais (como é a expectativa das empresas de delivery) ao uso no cinema e na TV para captar ângulos diferenciados, produzindo imagens surpreendentes que antes teriam um custo muito mais alto de obtenção.

Impressoras 3D

Especialmente no processo de criação de novos produtos, o uso de protótipos é uma etapa extremamente importante para garantir o atendimento aos requisitos técnicos do projeto, além de promover a identificação prévia de erros de execução e concepção. Nessa fase, é possível aprimorar um produto ainda não lançado, medir sua aceitação e testar seu funcionamento, economizando com isso tempo e recursos.

Documentos eletrônicos

A ampliação das possibilidades de negócios traz como consequência a necessidade de se pensar em novas estratégias de documentação, legalização e formalização. Hoje, uma empresa pode prestar serviços a outra lá do outro lado do mundo sem que nem os gestores se conheçam pessoalmente.

A criação de documentos legais para controle contábil e fiscal já é uma realidade promovida pelo governo e pelos órgãos públicos. Compras pela internet, por exemplo, geram a emissão de notas fiscais eletrônicas, assim como empresas que prestam serviços a distância geram a nota fiscal de serviços eletrônica.

Os benefícios da documentação eletrônica têm sido crescentemente reconhecidos pelas empresas e contribuem muito para a otimização do tempo. Afinal, dotados de ampla validade jurídica, substituem com eficiência máxima as rotinas de assinatura física de contrato pela validade da assinatura eletrônica.

Como já dissemos, a inovação tecnológica é uma grande aliada da gestão. Isso porque seus benefícios são inúmeros. Tome como exemplo alguns dos principais pontos positivos que uma empresa tem ao abrir espaço para a inovação e tire suas próprias conclusões:

• Diferenciar a empresa frente à concorrência;

• Aumentar sua participação no mercado;

• Melhorar sua lucratividade;

• Agregar valor a produtos e serviços;

• Ampliar sua relação com novos mercados;

• Abrir portas para novas parcerias;

• Melhorar seu nível de conhecimento e habilidade técnica;

• Melhorar seu posicionamento no mercado.

A escolha das melhores ferramentas

Uma empresa conhecedora do seu escopo de atuação, da sua missão, da sua visão, de seus valores e de seu ambiente organizacional está dotada das informações necessárias para fazer a escolha certa entre as melhores ferramentas disponíveis. Na prática, há uma oferta imensa de inovações tecnológicas, como:

• Softwares, que já estão enraizados na cultura corporativa.

• Plataformas fornecedoras de serviços on-line, que não demandam licenças, atualizações ou infraestrutura.

• Aplicativos dos dispositivos móveis, que facilitam o controle e a distribuição das atividades.

• Computação na nuvem, que disponibiliza plataformas para arquivamento e apoio para o funcionamento de diversos serviços tecnológicos.

Antes de partir para a escolha propriamente dita, cabe ao gestor avaliar os pontos que trarão um maior impacto em seus resultados e na sua busca pela otimização do tempo. A avaliação dos indicadores de performance, bem como a identificação de gaps de atuação e pontos de melhoria são tarefas fundamentais para identificar quais produtos e serviços melhor se encaixam em sua realidade, produzindo um efeito mais potente em termos de uso do tempo e redução de custos.

O ideal, portanto, é se fazer algumas perguntas que o direcionarão à identificação de suas necessidades e das melhores soluções. Por exemplo:

Quais são os pontos fracos do meu negócio?

Conte com as análises próprias da Administração, como a ferramenta SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats) e o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) para mapear seus processos e encontrar oportunidades de melhoria.

O que atrapalha o alcance das minhas metas?

Mapeando os processos passo a passo, você conseguirá encontrar aqueles pontos que tomam mais tempo na execução de suas atividades.

O que pode solucionar minhas dificuldades?

Ao identificar esses pontos de melhoria, você pode passar a focar em encontrar soluções capazes de eliminá-los. Aplique cada uma delas à sua rotina, analisando o retorno (pontos positivos e negativos) de sua implementação.

Onde encontro esse produto ou serviço disponível?

Tendo uma visão clara das soluções de que precisa para melhorar o desempenho da sua equipe, conseguindo otimizar seu tempo, reduzir custos e melhorar seus resultados, é hora de buscar no mercado os devidos provedores dessa solução. Analise cada um deles e escolha o mais adequado.

Como escolher o melhor fornecedor?

O leque de opções disponíveis precisa ser verificado antes da efetiva contratação de uma ou outra. Avalie o histórico de reclamações da empresa, cheque sua imagem perante o público, bem como sua legalidade e a clareza da oferta que faz, detalhando todos os serviços ou produtos e as condições de contratação.

A redução do desempenho de tarefas burocráticas

Um dos pontos que mais interfere na otimização do tempo é a burocracia. Podemos dizer que a formalização dos negócios, sua documentação e a devida legalização são males necessários, uma vez que garantem segurança à realização de suas atividades. Para uma empresa de crédito, por exemplo, a validade de seus contratos está intimamente ligada à sua correta documentação e à obediência a todos os parâmetros legais.

De toda forma, mesmo sendo algo de que não se pode abrir mão, as tarefas burocráticas costumam trazer enormes dores de cabeça para as equipes e gestores devido ao tempo que consomem. Afinal, elas demandam um tempo precioso, fazendo com que o desempenho do time despenque. Aí vem a pergunta que não quer calar: como lidar com isso? Novamente, a tecnologia oferece ajuda.

Lembre-se de que manter sua equipe voltada para atividades burocráticas é abrir mão de seus resultados. Deixe, portanto, que os colaboradores se dediquem ao máximo a suas atividades principais e busque outras soluções para a burocracia que vem como efeito colateral. Isso evita o desperdício de tempo do time e, simultaneamente, garante que o negócio continue atuando dentro da conformidade necessária.

A facilidade para o funcionário e a satisfação do cliente

Funcionários especializados em fechar negócios têm um enorme prazer em ver seus resultados tomando forma. Especialmente para eles, parar de executar suas tarefas prioritárias para atuar como responsáveis pela burocracia é extremamente desmotivante. Isso sem contar que há uma quebra de ritmo considerável quando se pula entre uma atividade e outra.

Mas os benefícios da melhoria em relação a processos burocráticos não são expressos somente nas facilidades para os funcionários. O cliente, cuja percepção influencia diretamente no fechamento de negócios, fica mais satisfeito com a empresa. Passa então a vincular sua imagem à dela, uma vez que isso significa representar solidez, segurança e confiabilidade. Direta ou indiretamente, alguns índices medem esse tipo de percepção, como:

• O churn rate avalia a quantidade percentual de clientes que deixa sua base a cada período. Ao aumentar a satisfação do cliente reduzindo a burocracia e agilizando os negócios, você contribui para diminuir essa taxa. Experimente medi-la antes e depois da aplicação de métodos de otimização de tempo para ver o impacto positivo sobre a percepção dos clientes.

• O lifetime value mostra o quanto o cliente contribui ao adquirir seus produtos e serviços. Clientes satisfeitos tendem a retornar mais vezes e fechar mais negócios, além de ampliar o portfólio de produtos e serviços contratados com a empresa.

• O ticket médio representa quanto, em média, o cliente gasta em cada compra com sua empresa. A satisfação também se observa no aumento desse ticket.

O foco no core business

Essa possivelmente é a questão-chave dos benefícios e das inovações que você agregará à sua empresa e à equipe: o foco no core business. O core business é o objetivo principal do negócio. Uma empresa de prestação de serviços de condomínio, por exemplo, pode ter que lidar com a gestão de contratos de manutenção, o controle de pagamentos e outras atividades que surgem de forma colateral à principal, que é efetivamente gerir condomínios.

Quando trabalha para maximizar esse foco, a empresa obtém quadros mais favoráveis no que diz respeito à:

• Formação técnica de seu pessoal, com treinamentos e atividades internas voltados especificamente para suas atividades-chave.

• Excelência de resultados, pois a preocupação maior gira em torno da realização das atividades, oferecendo o melhor ao cliente.

• Identificação mais forte da empresa como detentora de conhecimentos e referência no assunto com que lida, pois tem mais espaço para mostrar seu conhecimento ao cliente.

• Otimização do tempo, visto que as atividades secundárias são facilitadas por ferramentas próprias.

• Assertividade nas questões burocráticas, posto que, uma vez que estão sendo feitas de forma simplificada, a ocorrência de erros cai consideravelmente.

• Satisfação do cliente, que percebe o domínio da empresa sobre sua área de atuação, bem como a praticidade da parte burocrática.

Os principais indicadores para acompanhar

Os indicadores fornecem a relação entre os esforços empregados e a quantidade de produtos e serviços gerada a partir deles. Estabelece-se primeiramente um índice padrão para avaliação, baseado em fatores matemáticos, financeiros, no histórico da empresa e em seus objetivos para o futuro. Posteriormente, o resultado prático é mensurado e comparado ao padrão determinado. Assim, o gestor terá noção clara da eficiência dos processos.

Aqui citamos alguns dos grupos de indicadores mais importantes para uma empresa:

1. De excelência operacional, que analisam a eficácia direta dos processos e encontram erros, dificuldades e pontos de melhoria.

2. De inovação, que medem o índice de desenvolvimento de novos produtos, serviços e de processos que melhorem a performance geral do negócio.

3. De qualidade, ligados à satisfação do cliente e de suas necessidades, além da sua percepção sobre os produtos oferecidos pela empresa.

4. De flexibilidade, que indicam a capacidade de adaptação da empresa às mudanças da tecnologia, de seu público-alvo e do mercado em que se encontra.

5. De pessoas, que medem os níveis de produtividade individual, equiparando conhecimentos e técnicas para obter equipes mais homogêneas, hábeis e produtivas.

Se pararmos para pensar, todos esses tipos de indicadores se ligam à otimização do tempo de uma forma ou de outra, tendo-a como parte da causa ou da consequência de seus números. Por um lado, se o fator tempo é importante para gerar bons indicadores de excelência operacional, qualidade e pessoas, por outro lado, a inovação e a flexibilidade geram resultados muito positivos para sua otimização. Todos se interligam diretamente, como em um fluxo constante de melhorias.

A avaliação dos resultados positivos

Tendo em mãos os indicadores mais importantes para sua empresa, você será capaz de metrificar os resultados obtidos com a otimização do tempo de suas equipes. É importante comparar os números antes da implementação de novas tecnologias, analisando esses resultados durante e após o período de adaptação que qualquer mudança de rotina demanda.

Com isso, você terá a clareza sobre o quanto cada estratégia e ferramenta adotada impactou em seus resultados, ainda podendo fazer comparações entre os pontos que considera mais importantes. Se, para algumas empresas e equipes, eles podem estar no aumento das vendas, para outras, podem estar na retenção de clientes ou em sua satisfação.

De toda forma, é importante estabelecer parâmetros de comparação e traduzir, em números, cada implementação, medindo assim o quanto contribuiu para a melhoria do seu resultado. Dessa forma, você pode manter as inovações mais eficientes e estabelecer uma estratégia contínua nesse sentido.

Viu por que um gestor de excelência deve se preocupar constantemente com a otimização do tempo de sua equipe? Ficou claro como essa é uma questão fundamental para a sustentabilidade de qualquer negócio, independentemente do seu porte e da sua área de atuação? Se ainda ficou com alguma dúvida a respeito, deixe seu comentário por aqui para fomentar o diálogo!