Revisar contrato: compartilhe envelopes com sua equipe e acelere processos

Muitas organizações estão enfrentando o desafio de administrar, com menos recursos, cargas de trabalho e processos. A condução eficiente é particularmente importante quando se trata de acordos e contratos. A aceleração do processo de contratos tem impacto direto em processos de negócios críticos, incluindo o fechamento de vendas, integração e suporte a clientes e processamento de despesas.

O Docusign eSignature inclui diversas funcionalidades que ajudam a otimizar o processo de envio e auxiliam os funcionários a manter o andamento do processo de contratos mesmo quando importantes partes interessadas estão indisponíveis ou fora do escritório. Uma dessas funcionalidades é o compartilhamento de envelopes, que está incluído em nossos planos eSignature Standard e nos planos superiores.

O compartilhamento de envelopes permite que os usuários visualizem, corrijam, reenviem, anulem, encaminhem ou copiem envelopes em nome de outra pessoa. Os administradores podem ativar essa funcionalidade temporariamente para obter cobertura fora do escritório, ou ativá-la de forma contínua para equipes que precisam desse tipo de suporte, como assistentes administrativos que gerenciam a revisão de contratos em nome de um executivo. 

Quando usar o compartilhamento de envelopes?

• Suporte administrativo. Executivos são ocupados e podem não ter tempo de fazer mudanças em um documento ou contrato existente, após a criação no eSignature. O compartilhamento de envelopes possibilita que assistentes façam correções em quaisquer campos, como informações do destinatário ou ordem de encaminhamento e, em seguida, enviem ou encaminhem documentos, mantendo assim o andamento do processo de contratos.

• Suporte jurídico. Advogados precisam focar seu tempo na revisão de contratos e na negociação de termos contratuais estratégicos. O compartilhamento de envelopes possibilita que a equipe jurídica faça correções de rotina e reenvie documentos, conforme necessário.

• Cobertura durante as férias. Quando partes interessadas importantes estão fora do escritório, o processo de contratos pode ser interrompido. Ao ativar o compartilhamento de envelopes para cobertura durante as férias, um delegado pode corrigir, reenviar, anular ou encaminhar um documento sem ter de esperar que o funcionário retorne ao trabalho.

• Recrutamento de RH. Quando várias partes interessadas gerenciam um processo de contratos, como cartas de oferta de RH, o compartilhamento de envelopes pode ajudar a garantir a precisão de todas as informações e facilitar correções rápidas, evitando assim situações de gargalo em que um único revisor lida com um alto volume de documentos.

Por que usar o compartilhamento de envelopes?

• Para melhorar a produtividade e a colaboração. O envio de documentos para assinatura faz parte de um processo maior que pode envolver múltiplos departamentos e sistemas. O compartilhamento de envelopes ajuda a aumentar a produtividade, pois mantém o andamento do processo mesmo quando importantes partes interessadas estão indisponíveis. 

• Para aumentar a visibilidade. Adicione mais visualizadores aos seus documentos no eSignature para aumentar a visibilidade, assim você pode verificar erros, fazer correções e reenviar ou anular o documento. 

• Para diminuir o risco. Aumentar os olhares sobre o processo garante que você evite equívocos ou erros que possam gerar riscos.

• Para reduzir gargalos. Evite os atrasos que podem ocorrer quando uma parte interessada importante está fora do escritório. Mantenha o andamento do processo de contratos, adicionando mais funcionários para monitorar contratos que estão na fila do gerente durante a ausência dele.

Você pode ficar tranquilo ao usar o compartilhamento de envelopes, pois cada envelope do eSignature inclui uma trilha de auditoria completa de cada visualização, impressão, envio, assinatura ou atividade de recusa, incluindo carimbos de data e hora dos principais eventos.

Como usar o compartilhamento de envelopes

Siga estas etapas para ativar o compartilhamento de envelopes em sua conta:

1. Acesse a sua conta Docusign e clique em "Configurações"

2. Em "Usuários e grupos", selecione "Usuários"

3. Localize o usuário para o qual deseja gerenciar as configurações de compartilhamento e clique no botão "Ações"

4. Selecione uma das seguintes opções no menu Ações:

5. A opção "Compartilhar envelopes com o usuário" concede ao usuário selecionado acesso aos envelopes de outra pessoa.

• A opção "Compartilhar envelopes do usuário" concede a outra pessoa acesso aos envelopes deste usuário

• DICA: Uma dica útil é substituir mentalmente a palavra "usuário" pelo nome da pessoa: "Compartilhar envelopes com Raquel"

6. Selecione o(s) usuário(s) e clique em "Atribuir"

Aproveite a experiência de envio que só o Docusign eSignature oferece. Comece a acelerar o processo do seu contrato e aumente a produtividade dos funcionários com o compartilhamento de envelopes.