Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act): o que é e para que serve

O ciclo PDCA é um modelo de gestão que trabalha para promover melhorias contínuas nas operações de uma empresa. Por meio de estratégias baseadas em quatro pilares, "planejar, fazer, checar e agir", a sua implementação ajuda a manter a competitividade e garante a adequação às frequentes mudanças no mercado.

Neste artigo, você conhecerá o conceito, objetivo e história do ciclo PDCA. Também mostramos um passo a passo, descrevendo as etapas do modelo e suas inter-relações. Continue a leitura para aprofundar o seu conhecimento sobre o assunto, descobrir os benefícios e entender como implementar o "Plan, Do, Check, Act" em seu negócio e como soluções como CLM ajudam na gestão dos acordos e processos. 

O que é o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act)?

O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão que tem o objetivo de promover a melhoria contínua de processos. Ele se baseia em quatro etapas interligadas:

• planejar — definindo objetivos e ações;

• fazer — implementando as ações planejadas;

• checar — monitorando os resultados e comparando com os objetivos previamente traçados;

• agir — padronizando o que deu certo, corrigindo o que deu errado e iniciando um novo ciclo.

A metodologia pode ser usada em diferentes áreas, incluindo a indústria, serviços e gestão de projetos. A versatilidade da implementação do PDCA está associada ao fato de que ele ajuda a identificar e solucionar problemas de forma sistemática, otimizando processos e trazendo ganhos em termos de eficiência e qualidade.

A popularidade do ciclo PDCA se deve à sua facilidade de aplicação, flexibilidade e capacidade de gerar resultados tangíveis, tornando-o um padrão nas empresas que buscam alcançar níveis de excelência operacional.

Qual o objetivo do método PDCA?

O objetivo central do método é promover a melhoria contínua em processos, produtos e serviços. Como vimos, isso é colocado em prática a partir da implementação de ações separadas em quatro etapas: plan (planejar), do (fazer), check (checar) e act (agir).

A partir disso, as empresas conseguem identificar problemas, implementar soluções, medir os resultados das suas escolhas e realizar os ajustes necessários. Para alcançar sucesso na implementação é necessário definir os objetivos antes de cada ciclo.

Uma dica que pode ajudar na definição dos objetivos é partir do conceito SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Isso significa que eles devem ser específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazos definidos.

Com objetivos bem definidos, a equipe envolvida no processo terá um norte e poderá acompanhar o progresso com mais segurança e precisão. Para entender como trazer isso para a prática, vamos explicar em detalhes cada etapa do PDCA. Confira!

As 4 etapas do PDCA

O PDCA pode ser imaginado como uma espécie de roda que nunca para de girar. Ela representa um processo iterativo (repetição de ciclo de atividades) que permite aos gestores identificar problemas, implementar soluções e medir os resultados continuamente. Compreendendo cada etapa do ciclo, fica mais fácil aplicar a metodologia no seu negócio.

Plan (Planejar)

O ponto de partida do PDCA é o planejamento. Aqui, o gestor e demais profissionais envolvidos definem os objetivos, identificam os problemas e traçam os caminhos a serem percorridos para alcançar soluções. O "Plan" funcionará como uma espécie de mapa que guiará os passos a serem tomados nas etapas seguintes.

Para colocar em prática, comece definindo o problema, ou seja, a situação que precisa ser melhorada. Analise as causas desse problema e desenvolva um plano de ação. Nesta etapa, é necessário ter clareza tanto com relação ao problema quanto às suas causas, por isso, o uso de ferramentas como o diagrama de Ishikawa pode ser uma boa ideia.

O passo seguinte é o desenvolvimento de um plano de ação. Neste ponto, defina quais ações serão realizadas para solucionar o problema e alcançar os objetivos. Lembre-se de definir indicadores de desempenho que auxiliem na medição do sucesso das suas ações.

Outras iniciativas que devem ser consideradas no início do processo de implementação do PDCA incluem: o envolvimento da equipe, a escolha de ferramentas adequadas e uma visão realista do projeto — considere os recursos disponíveis e os prazos.

Se a empresa está iniciando no PDCA, uma forma de facilitar a adesão e observar com clareza os resultados é começando com problemas pequenos, que são mais fáceis de apresentar resultados e gerar motivação na sua equipe.

Independentemente do projeto, tenha em mente que o plano precisa ser revisado regularmente, já que o contexto e as demandas podem mudar. Invista em uma comunicação clara com os membros da equipe, para que eles entendam o plano e se mantenham engajados na sua execução.

Do (Fazer)

A segunda etapa é de execução. Este é o momento de colocar em prática tudo o que foi estruturado no Plan. Para facilitar o processo, é recomendado seguir um cronograma definido previamente. Além de executar as ações, lembre-se de monitorá-las, o que garantirá que elas estão sendo realizadas conforme previsto. A seguir, destacamos algumas dicas que podem fazer toda a diferença nesta fase:

• delegue responsabilidades para pessoas específicas, garantindo que cada um saiba o que precisa ser feito;

• use ferramentas de gestão como cronogramas de atividade e listas de tarefas;

• treine e mantenha uma comunicação ativa com os colaboradores, garantindo que todos tenham o conhecimento e as habilidades necessárias para a execução das tarefas.

A etapa "Do" tem um grande impacto no sucesso da implementação do ciclo PDCA. Afinal, é neste momento que as melhorias começam a ser sentidas na prática. Executando o plano com precisão fica mais fácil acompanhar os resultados, identificando pontos fortes e fracos e preparando-se para a etapa seguinte.

Check (Checar)

Aqui, chegamos na terceira fase, quando é avaliada a eficácia das ações implementadas nas etapas anteriores. Chegou a hora de verificar se o que foi planejado e executado realmente está funcionando e trazendo os resultados esperados.

Nessa fase são coletados dados, comparando os resultados com os objetivos e identificando eventuais desvios. Confira algumas tarefas que precisam ser incluídas na etapa de "Check":

• coleta de dados, com a reunião de todas as informações sobre os resultados obtidos após a implementação das ações — considere reunir dados quantitativos e qualitativos;

• comparação de objetivos por meio da análise dos resultados alcançados de acordo com os objetivos estabelecidos na etapa "Plan";

• identificação de desvios por meio da comparação de resultados esperados com os resultados reais, identificando diferenças e possíveis causas.

Para avaliar os resultados, considere usar os indicadores definidos na etapa "Plan", já que eles servem como referência. Também é interessante usar ferramentas gráficas e estatísticas para visualizar e interpretar os dados.

Não se esqueça de compartilhar os resultados com todos os profissionais envolvidos no projeto, comunicando resultados, compartilhando insights e ouvindo a opinião do time.

A etapa "Check" permite aprender com os resultados, qualificando as decisões da etapa seguinte. Ao verificar os resultados e conversar sobre eles com o time, é possível identificar o que deu certo, o que precisa ser melhorado e quais novas ações devem ser implementadas.

Act (Agir)

Chegamos na etapa final de ciclo PDCA. O "Act" é marcado pela transformação das descobertas obtidas na etapa "Check" em ações concretas. Este momento é aquele no qual as melhorias identificadas são implementadas e o ciclo se reinicia, dando espaço a um novo processo. Confira, o que precisa ser feito:

• implementação da ações corretivas — ações identificadas na etapa "Check" para corrigir desvios são implementadas;

• padronização de melhorias — novas práticas e procedimentos que se mostram relevantes devem ser incorporadas aos processos;

• comunicação de mudanças — todos os envolvidos são comunicados sobre mudanças e recebem orientações procedimentais relevantes;

• documentação de melhorias — as mudanças são documentadas, permitindo que todos tenham acesso às orientações e que as melhorias se mantenham em longo prazo.

O gestor ou profissional responsável deve ter em mente que nem todas as ações identificadas na etapa "Check" precisam ser implementadas ao mesmo tempo. É recomendado priorizar as ações de mais impacto.

O uso de um plano de implementação detalhado, com etapas, prazos e definição de responsáveis, ajuda a colocar as ações em prática.

A etapa "Act" é o ponto de partida para um novo ciclo PDCA. A partir do momento em que são implementadas as melhorias identificadas, os profissionais envolvidos no projeto estão dando um passo rumo à excelência das operações.

Lembre-se que a melhoria contínua do ciclo PDCA precisa ser vista como um processo reiterado (ele nunca termina), e a etapa "Act" não é a fase final, mas o início de um novo ciclo.

Qual a origem da metodologia PDCA?

O ciclo PDCA tem sua origem no início do século XX. Foi o estadunidense Walter Shewhart, um pioneiro no controle estatístico da qualidade, quem, na década de 1920, desenvolveu os primeiros conceitos que dariam origem ao Plan, Do, Check, Act.

Shewhart, ao trabalhar em laboratórios da Bell Telephone, buscava maneiras de controlar a variabilidade nos processos de produção e garantir a qualidade dos produtos.

Nas décadas seguintes, a metodologia de Shewhart foi aprimorada e popularizada por William Edwards Deming, conhecido como o "guru da qualidade", que aplicou os princípios do PDCA em suas consultorias no Japão, após a Segunda Guerra Mundial.

Sua influência foi relevante na reconstrução da indústria japonesa e a ascensão do país como potência econômica. Ao retornar aos Estados Unidos, Deming difundiu o PDCA entre empresas americanas, e a metodologia rapidamente se espalhou pelo mundo todo.

Com o passar dos anos, o PDCA evoluiu e se adaptou às diferentes necessidades das empresas. A metodologia foi aplicada em diversos setores, desde a indústria manufatureira até os serviços, tornando-se uma ferramenta relevante na gestão da qualidade.

A simplicidade e a versatilidade do PDCA o tornaram uma metodologia atemporal, capaz de gerar resultados positivos em qualquer empresa que busque a melhoria contínua. Hoje, o PDCA é utilizado por empresas de todos os portes e segmentos, em todo o mundo, como um instrumento que ajuda aqueles que desejam alcançar a excelência operacional.

Quais são os benefícios de utilizar o PDCA nos negócios?

A popularização do PDCA não se deu por acaso. Graças a ele as empresas conseguem alcançar melhoria contínua em seus processos, aumento de eficiência, redução de desperdícios e mais controle sobre os processos.

Melhoria contínua dos processos

Os processos são um dos focos do PDCA, que cria as condições para os gestores identificarem gargalos e oportunidades de melhoria. Sua natureza cíclica garante a continuidade, já que a cada novo ciclo novos aprendizados são incorporados.

Aumento da eficiência

Identificando e eliminando processos e atividades que não agregam valor ou resultados, o PDCA otimiza o uso de tempo, recursos, materiais e mão de obra, refletindo diretamente na eficiência. Em termos práticos, isso também impacta na produtividade da equipe, que é aumentada em razão do ganho em eficácia.

Redução de desperdícios

A redução de desperdícios é uma consequência natural à otimização de processos, impactando diretamente nos custos operacionais. Com os recursos otimizados, a empresa cria um ambiente favorável para investimentos e promoção de melhorias em diferentes áreas.

Controle sobre os processos

O ciclo PDCA proporciona uma visão clara e detalhada dos processos, o que facilita o monitoramento e controle. A possibilidade de identificar problemas em estágio inicial permite tomar medidas preventivas, minimizando os riscos de evolução de danos.

A padronização dos processos que é promovida pelo PDCA se traduz em consistência dos resultados, facilitando assim a replicação de boas práticas.

Vale lembrar que a melhoria nos processos contribui para a satisfação dos clientes, aumenta o engajamento dos colaboradores e promove uma vantagem competitiva, afinal, empresas que investem em melhorias contínuas tendem a se destacar em seus mercados de atuação.

Como usar o PDCA nos produtos ou processos da empresa?

O PDCA pode ser adaptado a diferentes negócios e necessidades, inclusive pequenas empresas conseguem extrair ganhos expressivos investindo na ferramenta. Seguindo as etapas de Planejar, Fazer, Checar e Agir, é possível identificar oportunidades de melhoria, implementar mudanças e avaliar os resultados de forma sistemática.

Considere as particularidades da sua empresa, identifique os pontos de melhoria, defina objetivos e metas. Depois, basta colocar em prática o passo a passo que apresentamos nos tópicos anteriores.

Exemplo de aplicação do PDCA

Vamos trazer esse conhecimento para a prática? Uma empresa de grande porte estava enfrentando desafios na gestão dos seus contratos, especialmente com relação à eficiência dos processos e segurança jurídica.

A assinatura de documentos, além de ser demorada, apresentava riscos de perda, extravio e dificuldades de armazenamento. Com base nisso, a empresa colocou uma ação de PDCA em prática.

• Plan (etapa de definição do problema, objetivos e criação do plano de ação) — a empresa identificou a necessidade de um processo mais seguro para a assinatura de contratos. O objetivo era de reduzir o tempo de assinatura em 50% e aumentar a segurança jurídica em 80%. Foi criado um plano de implementação detalhada, incluindo o cronograma, recursos necessários para atingir os objetivos e responsabilidades dos envolvidos.

• Do (etapa de execução do plano de ação) — a empresa implementou a plataforma da Docusign, treinando os colaboradores sobre o uso da plataforma. Todos os envolvidos aprenderam como configurar modelos de contrato e fluxos de aprovação. Nessa fase, a Docusign começou a ser usada para gestão de todos os novos contratos.

• Check (coleta de dados e análise de resultados) — monitorou-se o tempo médio de assinatura dos contratos, o número de erros e o nível de satisfação dos colaboradores. Os resultados foram comparados com os objetivos traçados na etapa de planejamento.

• Act (implementação de ações corretivas e padronização de processos) — foram analisados os dados coletados, identificando oportunidades de melhoria. A configuração do sistema foi ajustada para otimizar o processo e o uso da plataforma foi padronizado em toda a empresa.

Os resultados da implementação incluíram ganho em segurança jurídica, já que a assinatura eletrônica da Docusign garante a autenticidade e a integridade dos documentos, eliminando riscos de fraude. Ainda, o processo de assinatura tornou-se mais ágil já que foram eliminados os processos de impressão, coleta física de assinaturas e envio de documentos por correio.

Como a Docusign promove melhoria contínua no setor jurídico?

A Docusign, líder em assinaturas eletrônicas, é uma ferramenta que contribui para promoção da melhoria contínua de processos no setor jurídico e administrativo das empresas.

Por meio da automatização de processos como envio, assinatura e armazenamento de documentos, integração com sistemas e ferramenta de análise de dados, é possível otimizar operações, acompanhar o desempenho das atividades, identificar gargalos e tomar decisões mais informadas.

O Docusign IAM é um exemplo de como a plataforma está constantemente inovando para oferecer soluções mais seguras aos usuários. Essa ferramenta permite a verificação da identidade dos signatários de forma rápida, utilizando tecnologias como reconhecimento facial e análise de documentos.

Integrando o IAM com as rotinas de processos no setor jurídico, as empresas podem criar fluxos de trabalho mais seguros, ganhando produtividade, melhorando a qualidade do trabalho, ampliando a segurança jurídica e reduzindo o risco de fraudes.

A implementação do ciclo PDCA abre um universo de possibilidades para a gestão, sempre focando em melhorias para os negócios. Por meio de soluções como as oferecidas pela Docusign, sua empresa consegue alcançar melhores resultados, garantindo a competitividade e a eficiência necessárias para manter a relevância da sua empresa.

Agora que você já conhece mais sobre o PDCA, aproveite para investir em tecnologia e otimização na sua empresa! Entre em contato com a nossa equipe de vendas e faça um teste gratuito dos produtos Docusign!