Kanban: o que é essa metodologia ágil e como utilizar no negócio?

O gerenciamento do fluxo de trabalho com foco na produtividade das equipes é fundamental para alcançar os objetivos de um projeto. Nesse contexto, o método Kanban torna-se um instrumento eficaz de monitoramento e controle.

O quadro de sinalização por meio de cartões ajuda a supervisionar as atividades para garantir o cumprimento das metas e prazos. O Kanban é uma ferramenta de otimização que oferece diversas vantagens à gestão e aos times. 

Neste conteúdo, você vai entender o que é Kanban, seu objetivo e funcionamento, além dos benefícios de contar com essa metodologia. Continue lendo para conhecer as etapas de uso - e como soluções de assinatura eletrônica e gestão do ciclo de vida dos contratos podem lhe ajudar na jornada de transformação digital da sua empresa!

O que é Kanban e qual o seu objetivo?

Surgido nos anos 1960, consiste em um sistema visual de gerenciamento de trabalho criado originalmente pela Toyota para otimizar sua produção. O método tem como propósito controlar e monitorar as demandas definidas dentro de um fluxo de atividades pré-programadas.

Com ele, é possível melhorar a eficiência e produtividade dos times, facilitar a visualização das tarefas e identificar possíveis gargalos. Ao acompanhar o trabalho em andamento, o Kanban evita atrasos, reduz desperdícios e estimula o rendimento no processo produtivo.

Como funciona o método Kanban?

Dinâmico, prático e visual, o Kanban é considerado uma metodologia ágil, sendo seus principais componentes os cartões coloridos distribuídos em um quadro com colunas. Esses cartões vão mudando de lugar à medida que as tarefas são executadas, representando a alteração no status do projeto em andamento. 

A fácil visualização e interpretação do que deve ser feito, o que está em andamento e o que foi concluído, permitem uma comunicação mais alinhada, rápida e livre de ruídos entre as pessoas envolvidas.

Diferença entre Kanban, Scrum e Scrumban

Enquanto o Kanban é mais flexível e focado no fluxo contínuo de trabalho, o Scrum trabalha em ciclos ou sprints. Já o Scrumban é uma espécie de junção desses dois métodos, ideal para equipes que querem transitar de Scrum para Kanban. Resumindo:

• Scrum — mais adequado para projetos de produtos e de desenvolvimento, com entregas específicas de prazos fixos;

• Kanban — mais adequado como suporte no processo produtivo que exige continuidade e monitoramento;

• Scrumban — reúne o melhor do Kanban e do Scrum, combinando normatização e melhoria dos processos.

Quais são as vantagens de utilizar o Kanban na empresa?

Utilizar uma metodologia ágil, como o Kanban, traz mais eficiência, aumentando o senso de colaboração e organização em toda a empresa. A visualização das demandas e acompanhamento da evolução dos times resultam em benefícios importantes.

Fluxo de trabalho otimizado

O Kanban contribui para a organização e otimização do fluxo de trabalho ao garantir que as tarefas sejam executadas e concluídas na ordem sequenciada.

Por ser uma ferramenta visual, cada etapa do processo pode ser acompanhada de perto, facilitando a identificação de possíveis gargalos, correções em tempo hábil e melhorias ainda com o projeto em andamento.

Aumento da eficiência de trabalho

De forma simples, o Kanban maximiza a eficiência e produtividade da equipe, devido ao gerenciamento preciso das atividades e tarefas. 

O sistema de atuação do método, migrando os cartões pelas colunas de progresso, viabiliza o cumprimento de prazos sem pressão ou sobrecarga, e reduz o tempo de espera, já que todos sabem exatamente o que, como e quando precisa ser feito.

Colaboração fluida e constante

Com as informações centralizadas e unificadas em um mesmo quadro, físico ou digital, a comunicação entre os membros da equipe é facilitada.

Ao permitir que todos visualizem o progresso e as responsabilidades contidas em cada tarefa de forma clara e acessível, o Kanban promove mais integração e estimula, naturalmente, a colaboração entre as pessoas envolvidas.

Em quais áreas o Kanban pode ser aplicado?

A flexibilidade e versatilidade de uma metodologia ágil, como o Kanban, favorece sua aplicação em diferentes áreas de uma empresa, cumprindo os propósitos de acordo com o perfil, características e demandas de cada área.

Se, no passado, o método era destinado à produção, sua utilidade foi ampliada para atender às necessidades de gerenciamento em áreas como:

• desenvolvimento de software — eficiente em processos que envolvem a criação, atualização e correção de produtos tecnológicos, com foco na identificação e resolução de problemas;

• gestão de projetos — do backlog à conclusão, a metodologia acompanha e direciona o fluxo de trabalho garantindo a execução das tarefas, cumprimento dos prazos e entregas de qualidade;

• marketing — integra as ações e campanhas de marketing e vendas, melhorando a eficiência da comunicação interna e estabelecendo prioridades na divulgação de produtos ou serviços, usos de canais e mídias ou organização de evento, por exemplo;

• RH e administração de pessoal — pode ser usado no planejamento de capacitação de colaboradores, nos processos de recrutamento e seleção com demandas específicas, na gestão e controle das tarefas de rotina.

Quais são as etapas para usar o Kanban na empresa?

Para ser eficaz e garantir resultados consistentes, a metodologia Kanban deve ser implementada em etapas. Veja como funcionam os principais estágios de implantação dessa metodologia.

Padronização e visualização do fluxo de trabalho

No primeiro momento é preciso estabelecer o padrão das etapas do processo para facilitar a visualização do fluxo de trabalho no quadro Kanban. Sem isso, será difícil identificar os gargalos e áreas de melhoria para propor correções ou soluções adequadas.

Definição dos limites de trabalho em andamento

Ter metas e objetivos claros ajuda a delimitar as tarefas, priorizando o que é mais importante e deixando as ações de menor impacto em segundo plano. Essa medida é necessária para a composição do quadro com um número enxuto de tarefas a serem concluídas, assegurando mais eficiência em todo o processo.

Gerenciamento contínuo do fluxo

As etapas do Kanban exigem um acompanhamento constante do fluxo de atividades para verificar a evolução do trabalho e avanço dos cartões pelas colunas do quadro. Uma conduta importante para assegurar a eficiência do método, evitando interrupções e retrabalho.

Criação de políticas e definição clara dos processos

Embora o Kanban seja uma metodologia simples e fácil de utilizar, sua implementação deve ser pautada em uma política bem definida de aplicação. É fundamental que todos os membros da equipe saibam o que é e como funciona o método. 

Cientes das etapas do processo e da dinâmica de uso do quadro, desde a criação e migração dos cards até a descrição das tarefas e prazos de conclusão, todos devem saber qual a real finalidade do Kanban no fluxo de trabalho e cadeia produtiva da área.

Estabelecimento de ciclos de feedback

Quando um projeto ou atividade demanda um fluxo de trabalho que envolve mais pessoas, os feedbacks regulares são essenciais para exaltar o que está dando certo e ajustar o que pode ser melhorado.

Mesmo com um sistema padronizado de acompanhamento, nenhuma empresa está isenta de ter problemas na comunicação ou execução das tarefas. Os feedbacks servem para lapidar e alinhar os processos, a fim de promover melhorias contínuas com reflexo positivo para todos.

Busca de melhoria contínua

O foco do Kanban é melhorar continuamente, ou seja, usar as informações coletadas ao longo do tempo para ajustar e refinar os processos. A visualização clara das etapas no quadro é o ponto alto da metodologia, que permite gerar resultados eficientes em uma operação padronizada e sequenciada.

Muitos aspectos, especialmente os negativos, são mais fáceis de identificar em um quadro Kanban, que expõe não só o fluxo de trabalho, mas os possíveis gargalos e contratempos capazes de influenciar no cumprimento das atividades e entrega dentro do prazo.

Quais são os princípios do Kanban?

O Kanban se baseia em princípios que regem as etapas previstas no quadro de produtividade. Veja como funciona cada um desses pilares.

Comece com o que você tem

O Kanban não exige grandes investimentos ou mudanças radicais para ser implementado. Inicie a partir dos processos atuais, ajustando e melhorando o fluxo de trabalho de forma gradual e contínua. 

Em muitas empresas, o processo já funciona, porém sem um padrão de execução centralizado e mapeado, o que pode influenciar o andamento das entregas. O Kanban apenas cria uma espécie de identidade para os projetos, elencando as etapas do processo em um quadro específico.

Evolua de forma incremental

O aprimoramento do Kanban ocorre em uma evolução lenta e constante, promovendo melhorias progressivas. É preciso respeitar o tempo de entendimento de um modelo ainda desconhecido da equipe. 

Depois de consolidada, a metodologia tem grande poder de eficiência e produtividade, uma vez que os membros das equipes já estarão acostumados a seguir o fluxo do trabalho, adicionando ou retirando elementos, e sempre respeitando as etapas previstas no quadro.

Respeite os processos e papéis

Se a empresa já tem processos em andamento e que estão, relativamente, dando certo, o Kanban serve para tornar a operação ainda mais eficiente. Não é preciso fazer mudanças, mas incorporar uma ferramenta capaz de trazer ainda mais melhorias.

É primordial respeitar os papéis de cada membro da equipe, aproveitando habilidades e competências, sendo o Kanban um instrumento de suporte, e não uma imposição disruptiva.

Encoraje atos de liderança

Um ponto positivo do Kanban é ser uma metodologia que incentiva a autonomia e encoraja os colaboradores a assumirem uma posição de liderança sobre o próprio trabalho.

Estimule uma participação sem medos, com sugestões, ideias ou até mesmo críticas construtivas sobre algo que não está dando certo, com proposta de melhorias no processo.

O fato de ser executado em etapas, atribuindo responsabilidades individuais que desaguam no coletivo, abre um leque de possibilidades de pequenas ações de liderança descentralizada, que não afetam ou ameaçam o gerenciamento de um líder de equipes.

Como implementar o Kanban na empresa?

Para implementar o Kanban, leve em conta os princípios que norteiam a metodologia e, assim, sua empresa terá uma ferramenta adequada de trabalho, de acordo com as necessidades das operações e projetos.

Trouxemos uma sugestão de passo a passo para ajudar você no planejamento de uso e bom aproveitamento do quadro Kanban.

Defina as etapas do processo

Uma metodologia como o Kanban, executada em sequência, só terá efeito e utilidade se todo o processo em questão for mapeado e definido antes de compor o quadro. É preciso identificar as atividades que serão executadas, os prazos para cada uma delas, além dos responsáveis.

Seu funcionamento pleno depende de um planejamento consistente de como o método será incorporado à rotina. Essa definição deve ir de encontro ao que faz mais sentido para a empresa, adequando a estrutura do método às necessidades dos projetos.

Visualize o fluxo de trabalho

A partir das etapas definidas será possível visualizar e estabelecer um fluxo de trabalho prático e funcional. A ideia do Kanban é simplificar as tarefas, e não criar mais complexidade para a rotina.

Com isso, os gestores conseguem observar aspectos importantes, como:

• recursos disponíveis e necessários;

• atribuições e responsabilidades;

• gargalos e soluções;

• delimitação de trabalho;

• projeção de resultados.

O apelo visual do quadro mostra o elemento de gerenciamento macro, garantindo ao gestor embasamento suficiente para não deixar que fatores alheios interfiram na continuidade do fluxo e coloquem em risco todo o planejamento.

Determine as prioridades

Mais um passo importante na jornada de uso do quadro Kanban, que requer um fluxo enxuto e claro. Logo, é preciso mapear as atividades e tarefas prioritárias para não saturar as colunas e tornar incompreensíveis e difíceis as tarefas a serem cumpridas.

A determinação mantém o foco nos pontos essenciais do projeto no que diz respeito à execução e cumprimento dos prazos. De modo geral, as empresas trabalham em prol da satisfação do cliente, e a metodologia Kanban foi criada para maior celeridade dos processos e agilidade das entregas.

Com a definição das prioridades, a empresa reduz custos, elimina desperdícios, melhora a produtividade e, consequentemente, os resultados do negócio.

Acompanhe e mensure o processo constantemente

De maneira física ou digital, o Kanban é um método que pode e deve ser mensurado para quantificar sua eficiência, mas é importante planejar o processo e definir um fluxo de trabalho que seja passível de monitoramento e gere dados.

Estabeleça métodos de medição, usando planilhas e gráficos, relatórios ou sistemas especializados para transformar os dados em indicadores e informações confiáveis. Os resultados permitem decisões mais seguras da gestão para a continuidade do processo, sobretudo no que envolve ajustes, inclusão de novas tarefas ou redefinição de prazos.

Exemplos de aplicação do Kanban nas empresas

O Kanban pode ser adaptado aos diferentes setores e contextos, gerando resultados distintos, conforme as projeções e expectativas em cada processo. Usando os modelos mais comuns de Kanban, trouxemos alguns exemplos fictícios de aplicação.

Kanban de produção 

Originalmente industrial, a metodologia Kanban tem elevados índices de bons resultados e pode ser utilizada nas produções dos mais variados segmentos. Sua estrutura tradicional considera três colunas:

• backlog — tarefas ainda não iniciadas;

• desenvolvimento — tarefas que estão em execução;

• entregues — tarefas concluídas. 

A movimentação acontece assim que uma alteração ocorre, mudando o status, o que é importante para que todos visualizem como anda o cronograma do processo. O roteiro é simples, mas deve ser gerenciado com atenção para evitar falhas de comunicação e transição.

Entre alguns exemplos de Kanban de produção é possível aplicar o método no desenvolvimento de software e produto, nas agências de marketing, na gestão financeira, no fluxo de vendas ou até mesmo no plano de estudos.

Kanban de movimentação 

Esse modelo é mais usual na indústria, para controle de entrada e saída dos estoques com grande fluxo para atender às demandas da produção. Em setores como alimentação, automobilístico, farmacêutico, vestuário, autopeças, entre outros, o uso dos cartões para sinalizar a disponibilidade de itens ajuda a manter a produção ativa e em dia.

E-Kanban ou Kanban Online

A versão digital do Kanban é uma facilidade trazida como solução tecnológica para empresas que precisam gerenciar contratos de diferentes clientes, com projetos, processos e demandas distintas na indústria, comércio ou prestação de serviços.  

Com adaptação para o ambiente digital, a filosofia de aplicação do Kanban permanece a mesma, porém sem a necessidade de uma estrutura física para afixar o quadro ou uso de cards em papel.

Tudo é conduzido dentro de um sistema com especificações que permitem movimentar as tarefas, gerar etiquetas coloridas, mudar o status, acompanhar o progresso e mensurar os resultados, com um grau de praticidade e agilidade muito maior.

Entre os pontos de benefício dessa versão está a facilidade virtual da comunicação interna, evitando o deslocamento até o quadro para visualização do fluxo. Com a operação centralizada e acesso a todos os envolvidos, é possível executar o processo de qualquer lugar de modo integrado.

Sem contar que muitas ferramentas Kanban podem ser integradas a outros sistemas da empresa usados em diferentes setores.

Seja para gerar acordos que dependem de assinatura eletrônica, seja para confeccionar relatórios de medição, o fato é que a transformação digital expandiu a capacidade produtiva do Kanban, agregando valor aos projetos e garantindo processos ainda mais eficientes e ágeis.

Um quadro Kanban de modelo digital oferece a gestão visual na tela do computador com a vantagem de dar continuidade nas atividades usando o mesmo recurso. Criados virtualmente, conseguem entregar os mesmos resultados, porém com economia maior de tempo e redução de gastos.

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