Diagrama de Ishikawa: entenda como identificar causas e efeitos

O Diagrama de Ishikawa, também chamado de diagrama de causa e efeito ou diagrama espinha de peixe, foi criado pelo engenheiro químico e consultor de empresas japonês, Dr. Kaoru Ishikawa, especialista em controle de qualidade.

O método tornou-se conhecido em todo o mundo e é utilizado em diferentes situações graças à sua simplicidade e eficácia. Em termos gerais, ele é usado para identificar possíveis causas para os mais diversos problemas.

Neste artigo, trouxemos o conceito, o funcionamento e algumas dicas de como construir e utilizar essa ferramenta em seu negócio. Acompanhe e descubra!

Como funciona o Diagrama de Ishikawa?

O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta visual utilizada para analisar problemas e identificar suas possíveis causas. A relação entre diferentes fatores, como força de trabalho, maquinário, materiais, meio ambiente e medidas, auxilia na compreensão das origens de um problema e na busca por soluções.

Além disso, o diagrama de Ishikawa pode ser empregado para otimizar processos e alcançar melhores resultados, tendo aplicabilidade nas mais variadas situações.

Entenda os 6Ms do Diagrama de Ishikawa

Os 6Ms são as seis categorias nas quais as causas de um problema podem ser agrupadas. Cada um representa uma área de análise em particular. Conheça!

1. Machine — Máquina

Engloba todos os equipamentos, ferramentas e maquinários envolvidos no processo a ser analisado. Inclui possíveis falhas mecânicas, desgaste, calibração incorreta, falta de manutenção, entre outros.

2. Material — Material

Refere-se a todos os materiais utilizados no processo, como matéria-prima, componentes, embalagens e mais. Contempla, assim, eventuais problemas de qualidade, impurezas, dimensões incorretas, falta de material, entre outros.

3. Manpower — Mão de obra

Aqui, temos a análise dos aspectos relacionados às pessoas que participam do processo, como operadores, técnicos, supervisores, entre outros. Reúne causas como erros humanos, falta de treinamento, experiência e controle das atividades, condições de trabalho inadequadas, entre outros.

4. Method — Método

Está vinculado à análise do método utilizado para realizar o processo, incluindo procedimentos, instruções de trabalho, sequência de operações e mais. Assim, associa-se a problemas como métodos ineficientes, falta de padronização, mudanças frequentes de processo, entre outros.

5. Medium — Meio ambiente

Como o nome sugere, trata de condições ambientais que podem influenciar o processo, por exemplo, temperatura, umidade, iluminação e ruídos. Pode estar vinculado a problemas como variações climáticas, contaminações, condições de trabalho insalubres, entre outros.

6. Measurement — Medida

O último M diz respeito a todas as medições e controles realizados ao longo de um processo, como inspeções, testes, calibrações e entre outros. Nesse ponto, contempla problemas como falta de controle, instrumentos de medição inadequados, erros de medição e falta de padrões de referência.

Como construir um Diagrama de Ishikawa?

Criar o Diagrama de Ishikawa é relativamente simples, mas demanda atenção, especialmente na definição do problema e identificação das categorias. A seguir, listamos um passo a passo que ajudará na construção do seu diagrama. 

• Defina o problema que você deseja analisar. Seja claro e específico em relação a ele.

• Escreva o problema em uma frase curta na extremidade direita de uma linha horizontal. Essa frase é uma representação da "espinha do peixe".

• Desenhe seis linhas diagonais saindo da espinha. Elas representarão os 6Ms dos quais falamos no tópico anterior.

• Reúna a equipe envolvida no processo e faça um brainstorm para identificar possíveis causas para o problema, explorando cada categoria individualmente.

• Na reunião de brainstorm, anote todas as ideias, sem discuti-las com profundidade. A ideia inicial é apenas conectar as informações com as linhas diagonais correspondentes.

• Depois, comece a analisar as causas com mais detalhe. Avalie as causas identificadas em cada linha, determinando quais são as mais prováveis.

• Para aprofundar a análise das causas, você pode utilizar outras técnicas, por exemplo, a dos "5 porquês".

• Crie subcategorias para as causas e defina níveis de detalhe, segundo as necessidades. Você pode usar cores ou símbolos para organizar e destacar causas mais importantes.

• Após a construção, revise o diagrama para garantir que todas as causas relevantes foram consideradas.

Tenha atenção com relação a alguns erros frequentes na construção e interpretação do diagrama, como focar apenas em sintomas em vez de avaliar as causas reais.

Por exemplo, ao analisar um problema de baixa produtividade, listar "falta de peças" como uma causa pode não ser suficiente. A causa raiz pode ser um problema no sistema de pedido de peças, um fornecedor ineficiente ou uma má programação da produção.

Para tornar o processo mais seguro e preciso, repita a pergunta "Por quê?" várias vezes. Isso ajuda a desvendar as camadas das causas e chegar à raiz do problema.

Qual é a diferença entre o Diagrama de Ishikawa e outras ferramentas de análise?

Além do Diagrama de Ishikawa, outros métodos, como a técnica dos 5 Porquês e o Diagrama de Pareto, também podem ser usados para análise de situações. Vamos entender as diferenças entre eles?

Como vimos, o Diagrama de Ishikawa traz uma visão geral das diversas categorias de causas para problemas (mão de obra, maquinário, materiais, métodos, meio ambiente e medição), permitindo uma análise mais estruturada e completa. Ele é ideal para identificar uma ampla gama de causas potenciais.

No caso dos 5 Porquês, a técnica é mais simples e direcionada a questões específicas. Ela consiste em fazer a pergunta "Por quê?" repetidamente para desvendar as camadas de causas para um problema em particular. Como vimos no tópico anterior, ela é útil para aprofundar a análise de uma causa específica identificada no Diagrama de Ishikawa.

Já o Diagrama de Pareto é um método de priorização usado para identificar causas que têm maior impacto em determinado problema. Em outras palavras, as causas que contribuem para a maior parte dos efeitos. Mas, afinal, quando usar cada ferramenta? Entenda!

• Diagrama de Ishikawa — indicado para quem busca identificar todas as possíveis causas de um problema, especialmente quando se busca uma visão abrangente e estruturada.

• 5 Porquês — útil para quem deseja aprofundar a análise de uma causa específica.

• Diagrama de Pareto — perfeito para quem busca priorizar as ações de melhoria, focando nos problemas que têm maior impacto.

É interessante notar que as ferramentas de análise podem ser utilizadas em conjunto, o que, em muitos casos, contribui para uma análise mais completa.

O Diagrama de Ishikawa pode ser usado em qualquer setor?

A estrutura simples e visualmente intuitiva permite que o diagrama seja adaptado e aplicado em diversos contextos, indo além da indústria. Empresas de serviços e até consultorias em áreas de gestão de projetos conseguem utilizá-lo para identificar as causas-raiz de problemas e otimizar processos.

A ferramenta é particularmente útil em análises de qualidade, pois ajuda a identificar falhas e desvios em produtos e serviços. Em situações que envolvem problemas complexos, o diagrama ajuda na desconstrução do problema em suas partes constituintes, facilitando a identificação das causas subjacentes.

A versatilidade do Diagrama de Ishikawa está justamente no fato de ele se adaptar a diferentes tipos de problemas e a diferentes setores. Em uma fábrica, em um escritório ou em um ambiente hospitalar, o diagrama pode ser utilizado para analisar processos, identificar falhas e propor soluções.

Quais são os exemplos práticos de uso do Diagrama de Ishikawa?

A chave para o sucesso no uso do Diagrama de Ishikawa está na sua aplicação em conjunto com outras ferramentas de gestão da qualidade e na participação ativa de todos os profissionais envolvidos no processo. Não basta envolver gestores, você precisa convidar todos os profissionais que participam da tarefa para contribuir com a análise da situação.

Vamos imaginar um exemplo prático voltado para a gestão de documentos e contratos? Imagine que uma empresa está com dificuldade no gerenciamento dos contratos, especialmente com controle de renovação de prazos. Alguns prazos de renovação foram perdidos e isso tem acontecido de forma recorrente.

Essa é uma situação complicada, especialmente se esses contratos afetam pagamentos a fornecedores ou recebimento de mercadorias. O grande desafio, neste caso em particular, está em identificar o motivo pelo qual a empresa não está conseguindo gerenciar os prazos dos contratos com eficiência. E é justamente aqui que entra o diagrama.

Usando o Diagrama de Ishikawa, a equipe tem condições de categorizar as possíveis causas em diferentes cenários que poderiam estar causando o problema. Usando as informações dos 6'Ms, os envolvidos na análise podem organizar as "espinhas" que precisam investigadas:

• máquina — quais são as ferramentas ou equipamentos envolvidos na gestão de documentos?

• material — qual é e como a matéria-prima pode estar envolvida nessa atividade?

• mão de obra — quem são as pessoas envolvidas nos processos? Elas têm conhecimento e habilidades técnicas para realizar o serviço?

• método — dentro dos procedimentos, instruções, processos e sequência de operações, existem melhorias ou pontos que podem estar impactando negativamente no controle dos prazos e gestão de contratos?

• meio ambiente — quais condições ambientais e como elas afetam a atividade?

• medida — no âmbito das medições e controles, há algo que pode estar sendo feito de maneira equivocada?

É preciso investigar cada uma das categorias, buscando causas específicas. Em nosso exemplo, podemos pensar em questões atreladas à ausência de uma estrutura de controle adequada dos contratos, a falta de procedimentos ou processos ineficientes, a ausência de tecnologia, entre outros.

A análise precisa ser feita de forma individualizada, em nosso exemplo, vamos imaginar que a falta de controle está associada a ausência de uma ferramenta adequada. Com o problema identificado, a gestão precisa implementar as medidas corretivas necessárias.

Como você pode ver, o objetivo sempre será avaliar as razões das consequências ligadas à origem de um determinado problema. Para garantir a eficiência das operações, independente do setor ou do tamanho do negócio, é essencial tratar as causas dos problemas e não apenas os sintomas.

A situação que usamos como exemplo é muito comum nas empresas, a dificuldade na gestão de documentos e a perda de prazos de renovação de contratos pode estar associada a falta de tecnologias adequadas. Desta forma, a causa raiz precisa ser resolvida para que a organização evite a recorrência da ineficiência no controle dos contratos da empresa.

Como surgiu a ideia do Diagrama de Ishikawa?

A ferramenta foi criada por Kaoru Ishikawa, engenheiro químico japonês que viveu entre 1915 e 1989, é daí que vem o nome do diagrama. Na década de 1940, Ishikawa trabalhava em uma fábrica de aço no Japão, preocupado com a qualidade dos produtos e a necessidade de melhorar os processos, ele percebeu a necessidade de analisar de maneira sistematizada a causa dos problemas.

Observando a natureza e usando os rios como uma analogia para o problema, ele associou as diversas afluentes como possíveis causas. O engenheiro trouxe o desenho da espinha de peixe, usando o dorso como ilustração para o problema e as espinhas como as causas a serem analisadas.

Como o Diagrama de Ishikawa pode ajudar na tomada de decisões?

A estrutura em formato de espinha de peixe, com o problema central e as causas ramificadas, proporciona uma visualização clara e compreensível das relações entre diferentes fatores. Isso traz uma visualização mais clara das causas, facilitando a organização dos fatores que podem estar contribuindo para uma determinada situação.

Essa visualização facilita a identificação das causas principais e secundárias, permitindo uma análise mais aprofundada. Se pensarmos em problemas complexos, que geralmente possuem várias causas interligadas, o diagrama ajuda a dividir o problema em suas partes constituintes, tornando mais fácil identificar as soluções mais eficazes para cada causa. Confira as vantagens e porque ele ajuda na tomada de decisões:

• a construção do diagrama permite criar um processo de análise de problemas mais organizado;

• ajuda a ir além dos sintomas, identificando a causa raiz de um problema;

• é um exercício que envolve toda a equipe, promovendo a colaboração e o trabalho em equipe.

• é fácil de ser implementado e se adapta a diferentes situações;

• a representação visual facilita o entendimento e a comunicação; 

• trata-se de uma ferramenta que pode ser usada para melhora contínua de processos e produtos.

Aumente a qualidade dos seus processos!

A qualidade dos processos e organização das empresas tem muito a se beneficiar por meio de ferramentas de suporte como o Diagrama de Ishikawa. Em um mercado cada vez mais dinâmico e digitalizado, as empresas precisam buscar maneiras de atender seus clientes com segurança e eficiência.

A Docusign é líder do mercado no segmento de serviços para assinatura eletrônica e gestão do ciclo de vida de contratos (CLM). As soluções oferecidas promovem personalização e trazem agilidade para as operações, mitigando riscos e trazendo uma experiência positiva para todos os envolvidos com emissão, assinatura e gestão de documentos. Clientes, parceiros, fornecedores e funcionários assinam vários documentos em praticamente qualquer lugar e dispositivo.

Como você viu, identificar problemas em uma empresa pode ser desafiador e complexo. Embora existam métodos como o Diagrama de Ishikawa, a atuação preventiva por meio da organização dos processos é o melhor caminho para minimizar problemas.

Com parceiros como a Docusign, as empresas têm acesso a soluções e tecnologias, o que ajuda a alcançar altos níveis qualitativos, eficiência operacional, proteção e otimização dos processos.

Agora que você já conhece o Diagrama de Ishikawa, que tal experimentar a plataforma Docusign? Aproveite e faça um teste grátis durante 30 dias!