Solução para gestão de acordos: 9 atributos valorizados pelos líderes

As ferramentas para gestão de acordos já vêm sendo utilizadas pelo setor jurídico de muitas organizações. Por esse motivo, a Docusign patrocinou o estudo IDC para entender mais a fundo como tem sido a experiência das empresas com o uso dessas soluções.

Foram ouvidas as lideranças jurídicas de pequenas, médias e grandes companhias com atuação no Brasil, e 94% delas reconheceram que esse tipo de ferramenta é muito importante. Porém, 36% disseram que as opções adotadas conseguem atender de forma parcial às suas necessidades.

Os entrevistados foram então questionados sobre o que eles consideram mais importante nessas soluções. Com base nas respostas, criamos um ranking com os nove atributos mais valorizados pelos executivos.

Neste post, confira o que, na opinião deles, não pode faltar em uma ferramenta para gestão de acordos!

O que é mais valorizado em uma solução de gestão de acordos?

1. Funcionalidades completas

As funcionalidades da ferramenta para gestão de acordos utilizada pelas empresas é motivo de satisfação. Dos entrevistados, 69% disseram que a solução oferece tudo aquilo que eles precisam para fazer a gestão eletrônica dos contratos.

Esse é o principal atributo que a ferramenta precisa ter, além de demonstrar que ela consegue atender — de forma satisfatória — às necessidades básicas e às demandas mais avançadas do dia a dia do setor jurídico.

2. Processos ágeis

De modo geral, a tramitação de documentos — independentemente da indústria de atuação — tende a ser um processo moroso. Isso porque é necessário cumprir diversas etapas que dependem da avaliação ou da aprovação de diferentes profissionais.

Para os executivos entrevistados, o ideal é que a ferramenta para a gestão de acordos traga mais agilidade nos processos. Entre os participantes, 64% evidenciaram a importância de ter rapidez nesses trâmites para uma boa tomada de decisão.

3. Redução de custos

Atualmente, um dos principais focos das empresas tem sido a otimização de seus processos operacionais. Para isso, elas têm adotado diversas tecnologias, como a automação para ganhar tempo, a assinatura eletrônica para ter mais praticidade e a Inteligência Artificial (IA) para estratégias mais aprimoradas.

Seja como for, o objetivo final é fazer com que as operações sejam menos custosas. Quando se trata do uso de uma ferramenta para gestão de acordos, isso não é diferente: 61% dos entrevistados disseram que esse atributo é fundamental para ter uma gestão financeira mais eficiente e para promover economia de recursos e tempo.

4. Segurança e validade jurídica

Contratos e acordos envolvem dados e informações que exigem sigilo. Por isso, o uso de uma ferramenta para gestão desses documentos precisa oferecer segurança e privacidade para todas as partes envolvidas. Não é à toa que esse é um dos atributos mais valorizados pelos entrevistados na IDC: 56% deles ressaltaram que essa é uma característica que não pode faltar.

Os participantes reforçam a importância de um processo de consulta e distribuição mais seguro e controlado, além de garantir que as assinaturas eletrônicas dos documentos tenham validade legal — algo indispensável para que os contratos e acordos sejam autênticos.

Associar uma boa ferramenta para a gestão de acordos ao eSignature da Docusign garante todos esses aspectos de segurança e validade jurídica.

5. Interface intuitiva

A criação de acordos e contratos — assim como a negociação, a validação e as demais etapas — fazem com que o processo do ciclo de vida desses documentos seja naturalmente complexo. Logo, é importante simplificar o trabalho da equipe jurídica para proporcionar mais agilidade, além de reduzir as chances de erros.

Esse é um aspecto relevante para os entrevistados do IDC: 42% deles afirmaram que a ferramenta utilizada para fazer a gestão dos documentos precisa ter uma interface intuitiva. É esperado que o usuário encontre facilidade para utilizar e navegar pela plataforma, garantindo o cumprimento das atividades diárias e trazendo satisfação.

6. Flexibilidade de acesso

As empresas que fornecem soluções tecnológicas e suporte precisam estar cientes de que a dinâmica das operações organizacionais passou por uma grande transformação. Hoje, o ideal é que ferramentas, sistemas e plataformas ofereçam flexibilidade para os usuários.

A possibilidade do acesso remoto é um atributo considerado benéfico por 37% dos entrevistados. Com essa funcionalidade, eles podem não apenas acessar, como revisar documentos e realizar outras etapas a partir de diferentes lugares e utilizando qualquer dispositivo.

Assim, ocorre a diversificação das equipes e o aprimoramento de trâmites e negociações, uma vez que centraliza as informações e partes envolvidas — ainda que estejam distantes.

Essa é uma funcionalidade disponível no Docusign CLM, uma solução para gestão do ciclo de vida dos contratos, que simplifica cada uma das etapas.

7. Rastreabilidade

O time jurídico precisa saber o que está acontecendo com cada documento. Para realizar esse controle com mais praticidade e eficiência, é importante que a ferramenta utilizada para gerenciar documentos ofereça esse tipo de funcionalidade.

A rastreabilidade foi apontada como um atributo importante por 21% dos entrevistados. Afinal, essa característica da ferramenta faz o registro de assinaturas e do histórico de alterações nos documentos, com o objetivo de facilitar a identificação de quem fez as mudanças e quando elas foram realizadas. Com isso, a gestão do ciclo dos acordos se torna mais precisa.

8. Sustentabilidade

O estudo patrocinado pela Docusign também mostrou que o setor jurídico das empresas se preocupa com as questões de sustentabilidade. Isso porque 19% dos executivos apontaram que essa é uma característica importante na ferramenta para a gestão de acordos.

Trata-se de um aspecto que permite reduzir a quantidade de papel utilizado no escritório, o que diminui a geração de resíduos e contribui para a preservação do meio ambiente, além de minimizar os custos operacionais do setor.

9. Melhor experiência de uso

Para finalizar o nosso ranking, o último aspecto apontado foi a experiência dos stakeholders: 16% dos executivos disseram que esse é um atributo essencial, uma vez que funcionários, parceiros e clientes têm maior satisfação quando a solução oferece processos mais ágeis e convenientes.

Potencial para adoção das tecnologias

Outro aspecto que vale a pena ser ressaltado é que 71% das empresas que ainda não utilizam uma ferramenta para gestão de acordos planejam implementar essa estratégia em breve. Ou seja, existe a preocupação de buscar excelência operacional e promover a evolução contínua para alcançar resultados cada vez melhores — e a sua empresa não pode ficar de fora disso!

Ao investir em uma ferramenta para gestão de acordos, lembre-se de procurar por uma solução que apresente os atributos valorizados pelos executivos na IDC, como boa funcionalidade, agilidade, flexibilidade e segurança, além de uma interface intuitiva. Dessa forma, será possível fazer um excelente investimento.

A Docusign conta com diferentes soluções para otimizar os processos empresariais. Acesse o site para conversar com uma equipe de colaboradores e confira mais detalhes sobre os serviços oferecidos!

Clique aqui e faça o download do Estudo IDC: Desafios das áreas jurídicas na gestão eletrônica de contratos.