Agilize e aprimore a qualidade dos acordos com a verificação de dados em tempo real

Para quem assina um acordo com o eSignature, o processo é simples: basta preencher todos os campos necessários e clicar para assinar. Todo o processo é concluído em questão de minutos. No entanto, para a organização que recebe de volta o acordo assinado, o trabalho não é tão simples. É preciso garantir que todas as informações oferecidas pelos signatários estejam corretas antes de serem incluídas no sistema e ações serem tomadas. 

Esse processo geralmente envolve a validação dos dados informados pelos signatários em várias fontes de dados para confirmar as informações: se os números de telefone estão registrados, se os endereços de e-mail são válidos, entre outras ações. Conforme as informações ficam cada vez mais complexas, o processo de coleta e confirmação pode se transformar em um pesadelo. 

O ideal é que todas as informações sejam precisas e que a validação seja apenas mais uma etapa no processo do acordo. Mas isso nem sempre acontece: quase metade (48%) dos acordos enviados para assinatura voltam com erros e dados ausentes, o que pode causar atrasos.

Hoje, apresentamos o Data Verification, um novo recurso para melhorar a coleta das informações de acordos enviados com o eSignature. Essa é uma nova ferramenta de apoio aos recursos do nosso portfólio Intelligent Agreement Management. O Data Verification confirma informações específicas oferecidas pelos signatários em bancos de dados de parceiros confiáveis e em tempo real, de modo que nenhum campo seja ignorado e nenhum erro seja cometido. O resultado são acordos mais rápidos e simples, com menos etapas manuais e menos tempo perdido na correção de erros.

Quais tipos de dados podem ser validados? Os clientes que dispõem do Docusign IAM poderão confirmar a entrada correta de números de telefone, endereços de e-mail e correspondência.  Os recursos do Data Verification Basic não confirmam se os dados inseridos estão associados a um signatário específico, mas podem verificar se os números de telefone funcionam, se os e-mails informados recebem mensagens e se os endereços postais existem no mapa.

O Data Verification oferece aos clientes da Docusign um processo de coleta de dados mais simples e seguro, que usa automação para melhorar a experiência dos elaboradores de contratos e dos signatários. É um jeito fácil de aumentar a precisão das informações dos signatários sem perder a visibilidade do status do acordo nem os padrões de conformidade.

Confira abaixo uma pequena lista de como sua equipe se beneficia do Data Verification.

Conclua transações com mais rapidez e menos etapas

Em vez de você entrar em contato com os signatários várias vezes até que todas as informações sejam confirmadas, o Data Verification funciona como um assistente automatizado que valida os dados com segurança em fontes externas de sua escolha. O recurso também permite que as equipes impeçam os signatários de enviar o acordo antes de preencherem corretamente todos os campos necessários. Com isso, os elaboradores de contratos desfrutam de maiores taxas de conversão, com a redução das taxas de acordos com problemas.

Com a redução da necessidade de correção de erros  no processo de validação, tanto os elaboradores quanto os signatários chegam aos resultados desejados com muito mais rapidez. Ao melhorar o processo de entrada dos dados e acelerar a validação, as organizações também podem criar um processo de acordo com menos etapas. Isso pode representar uma enorme vantagem para clientes potenciais e parceiros em relação à concorrência.

Reduza os riscos, graças à verificação feita em fontes de dados confiáveis

Quando seus acordos contêm dados incorretos ou incompletos, o resultado pode ser prejudicial. Pode não ser intencional, mas quando informações incorretas entram no seu ecossistema de acordos, há um risco maior de fraude, descumprimento de conformidades ou danos à reputação. Isso vale principalmente para equipes que operam em setores altamente regulamentados, como finanças e seguros. A melhor defesa é corrigir as informações no ponto de entrada.

O Data Verification registra provas dos dados inseridos e da confirmação desses dados em cada envelope do Docusign. À medida que os dados são inseridos por um signatário e lidados nas fontes de dados confiáveis, o Docusign registra essas atividades em um log de auditoria detalhado. Quando o processo é finalizado, o Certificado de conclusão pode ser baixado para especificar quais pontos de dados foram inseridos no momento da assinatura e por quem, quais fontes validaram esses dados e quando os eventos aconteceram. Os logs da auditoria não contêm nenhuma informação pessoal identificável.

Elimine etapas de configuração manual com uma implementação rápida e flexível 

Historicamente, a implementação de sistemas de validação de dados envolvia etapas difíceis e trabalhosas. A automação resultante podia otimizar o tempo após a conclusão, mas todo o esforço manual e as horas necessárias para configurar o sistema impactavam diretamente na operação. 

O grande diferencial do Data Verification é que o recurso vem com implementações prontas para usar com integrações selecionadas. Nossa equipe já desenvolveu integrações com as fontes de dados externas mais críticas para que sua equipe não perca tempo com a implementação. Se precisar conferir as entradas dos dados em relação a listas específicas ainda não compatíveis, você ainda tem a opção de criar uma integração personalizada. Nossa lista de apps de extensão continuará evoluindo com o tempo.

Melhore a experiência de assinatura para seus clientes

Os benefícios da validação dos dados em tempo real não são exclusivos das equipes que elaboram e enviam os envelopes. Os signatários também experienciam uma resposta mais rápida nos acordos, o que aumenta a confiança, sabendo que as informações que estão enviando não voltarão para outras rodadas de confirmação. 

Essa experiência simplificada pode ser um enorme diferencial para os seus clientes potenciais, que estão avaliando alternativas e procuram uma experiência de acordo simples e moderna. A redução do tempo e do esforço nos acordos também contribui significativamente para a retenção de clientes.

O Data Verification é um dos serviços de plataforma disponíveis para os clientes do Docusign IAM. Saiba mais sobre outros recursos desse kit de ferramentas na página de serviços de plataforma do Docusign IAM.