Três etapas para criar acordos com Docusign CLM

Criar um contrato pode ser complicado sem uma ferramenta centralizada que gerencie e automatize o processo. Diferentes tipos de documentos exigem informações específicas - que estão guardadas em sistemas separados - e precisam observar diferentes políticas internas e externas. Em larga escala, essas complexidades podem resultar em um fluxo de trabalho lento e desarticulado, com muita margem para erros.

É por isso que o Docusign CLM  inclui uma ferramenta de geração de acordos. As equipes podem usar a experiência guiada do CLM para criar um contrato em comum e garantir que todos os novos acordos tenham a estrutura e a linguagem semelhantes. Essa funcionalidade também reduz drasticamente o tempo e o esforço dos funcionários ao redigirem novos contratos.

Como usar o Docusign CLM para criar um contrato

A seguir, entenda como usar o Docusign CLM para criar um novo acordo em três etapas:

1. Na página inicial do CLM, abra o fluxo de trabalho

No topo do menu de navegação, o CLM traz o botão “Ações”, onde ficam salvos os fluxos de trabalho pré-determinados, já configurados pelo administrador da conta Docusign na sua empresa. 

2. Selecione um modelo e um destinatário

Na próxima etapa, você deverá selecionar o tipo de contrato a ser criado e para quem você está criando. Você pode começar com um modelo de contrato que o CLM Admin configurou. Portanto, cabe à sua equipe elaborar uma lista de tipos de contrato corriqueiros - por exemplo, contrato de serviço principal, declaração de trabalho, acordo de confidencialidade - e fazer upload dos modelos padronizados.

3. Use um formulário para inserir os detalhes do contrato

Com base nos requisitos do modelo selecionado na etapa anterior, aparecerá um formulário no qual você deve incluir os detalhes necessários para esse tipo de contrato. Para alguns itens, você deverá inserir informações específicas. Outros são mais simples e você só precisará escolher a opção certa em uma lista. 

Em alguns casos, o CLM aplica a lógica condicional para extrair novas linguagens da sua biblioteca de cláusulas ou para personalizar as solicitações de informações com base nas respostas às perguntas anteriores.

Depois das três etapas concluídas, o CLM reunirá as informações que você incluiu no modelo selecionado para criar um novo contrato. Em vários casos, todo o processo de geração do contrato é concluído com alguns cliques em menos de um minuto.

O que acontece depois depende de você. Se quiser revisar o contrato para garantir que tudo está correto, você poderá conferir o acordo no CLM ou salvá-lo para ler depois. Se estiver satisfeito com o conteúdo do novo contrato, poderá enviá-lo diretamente para o próximo destinatário, que pode ser uma parte externa - que precise assinar para concordar com os termos que você acabou de criar. Alguns tipos de contrato precisam passar por outras rodadas de revisão com colegas. Sejam quais forem as próximas ações no seu fluxo de trabalho, é possível configurar sua conta para iniciar essa etapa automaticamente.

Simplifique ainda mais a geração de contratos com as integrações 

Nossa abordagem em três etapas para geração de contratos é bastante simples, mas a integração do CLM com sistemas críticos de registro pode deixar o processo ainda mais rápido e tranquilo. Com essas integrações, o CLM extrai as informações de outros sistemas, o que agiliza a terceira etapa do processo de criação.

Em alguns casos, é possível até mesmo criar um contrato com um único clique. No Docusign Gen para Salesforce e no CLM para Salesforce, por exemplo, as equipes automatizam todo o processo de criação de contratos sem saírem do ambiente Salesforce. Contratos básicos, que não exigem personalização nem negociação, podem ser criados no Salesforce com um clique e enviados com outro.

Nos acordos mais complexos, o CLM tem ferramentas para qualquer nível de personalização sem sacrificar a eficiência nem a padronização. Ele atua como uma plataforma centralizada para criar um acordo que combina informações de várias fontes, incluindo a linguagem jurídica pré-aprovada pela sua equipe e os dados guardados em outros sistemas corporativos essenciais, como Coupa, SAP Ariba, Netsuite e Workday. Com essas integrações, os clientes da Docusign extraem automaticamente os dados para os contratos, reduzindo o tempo gasto na transferência das informações e aumentando a precisão.

Se sua equipe precisa criar acordos rápidos e eficientes, o CLM pode ajudar. Ele até mesmo orienta você durante o processo, com instruções simples e claras. Caso precise extrair informações de vários sistemas e elaborar um contrato altamente personalizado, a ser negociado em várias versões, ele também faz isso. Seja qual for a sua demanda no processo de criação de contratos, o CLM tem as ferramentas para deixar o trabalho mais rápido e fácil.

Como adaptar as eficiências contratuais para uma equipe global

As principais organizações de hoje usam a gestão do ciclo de vida de contratos para reinventar os fluxos de trabalho de geração de documentos. A Unilever, por exemplo, contou com a Docusign ao empreender uma iniciativa para reformular o processo de elaboração, trocando as tarefas manuais pontuais por um local central padronizado, acomodando todo o ciclo de vida dos documentos.

Antes de implementar a solução da Docusign, os processos contratuais da Unilever estavam espalhados por diferentes sistemas. "Estávamos perdendo oportunidades de padronização, e as eficiências e os benefícios decorrentes disso", conta Wei Ling Lim, conselheiro geral da Unilever para a cadeia de suprimentos global. "Queríamos ferramentas e soluções que trouxessem harmonia, eficiência e simplificação."

Na Unilever, a iniciativa foi um sucesso evidente, pois reduziu o tempo de elaboração dos contratos em 80% e melhorou a visibilidade em todas as operações globais. Mais eficientes, os contratos agilizaram os negócios em geral e facilitaram o trabalho de toda a organização.

Para saber mais sobre nossa visão de um fluxo de trabalho simplificado dos acordos no Docusign CLM, faça download do Quadrante Mágico do Gartner para CLM.