Simplifique a negociação de contratos e gestão de riscos no Docusign CLM
De todas as etapas do processo de contratos, a negociação é a mais demorada. A pesquisa da Docusign em 2022 identificou que a negociação de acordos era a etapa menos provável de ser descrita como "eficiente" e quase 60% dos profissionais de contratos a consideram "frustrante".
Para a maioria das equipes, a negociação de contratos é um mal necessário. Portanto, é preciso um meio eficiente para analisar os termos propostos em um documento recebido e substituir a linguagem arriscada durante a negociação, garantindo assim que organização obtenha o melhor valor dos acordos, Simplificar esse processo é um jeito fácil de maximizar o valor e, ao mesmo tempo, diminuir os riscos. Quanto antes a sua equipe chegar a um acordo, mais cedo você se beneficiará desses relacionamentos comerciais.
Para a sua equipe otimizar as negociações, a Docusign tem o pacote de soluções de CLM, com variados níveis de ferramentas de avaliação de riscos e negociação. Este artigo descreve as ferramentas da Docusign que simplificam o processo pré-assinatura.
Simplifique a colaboração interna com comentários e alertas do Slack
Após a revisão do acordo e identificação da linguagem arriscada, é necessário seguir etapas simples de um fluxo de trabalho interno para fazer edições que eliminem ou reduzam os riscos. Normalmente, uma única pessoa da equipe analisa o acordo em busca de uma linguagem problemática. Com base nas áreas vulneráveis, porém, essa pessoa precisará envolver mais colegas para trocar as cláusulas por opções menos arriscadas.
O jeito mais simples de indicar a um colega uma parte específica de um contrato em análise no Docusign CLM é via comentários. Se o scorecard de risco destacar uma parte particularmente vulnerável do contrato, qualquer profissional de revisão poderá deixar um comentário que avise colegas ou equipes específicas sobre essa seção, para que tomem providências. Os comentários podem ser adicionados a partes específicas do contrato (semelhante a como os comentários funcionam em outras ferramentas digitais de processamento de texto) ou ao contrato em geral, indicando as tarefas que precisam ser feitas. No painel do CLM, todos os usuários podem ver as tarefas de revisão delegadas a eles.
Graças à integração da Docusign com o Slack, é possível configurar o CLM para enviar um alerta do Slack aos funcionários mencionados em um comentário ou quando receberem outra tarefa de revisão do contrato. Esse alerta abrirá o acordo que está sendo negociado, diretamente no comentário em questão. Seja para uma só pessoa revisar a linguagem arriscada em todo o documento ou para especialistas diferentes examinarem cláusulas específicas, o Docusign CLM oferece a maneira mais simples de levar a linguagem arriscada do contrato para as pessoas certas revisarem, antes que o acordo seja assinado.
Mais facilidade para as partes externas revisarem os acordos
Após sua equipe ter a oportunidade de revisar todas as cláusulas de risco do contrato, a próxima etapa é enviar essa versão do acordo de volta aos colaboradores externos para que revisem as atualizações. O CLM tem a opção de enviar um contrato para partes externas como um documento bloqueado (somente leitura) ou liberado (editável). Qualquer leitor tem a possibilidade de ver a versão atual do acordo ou ativar uma comparação de versões que destaca as alterações feitas na última rodada de revisão.
Durante todo o processo, a Docusign guarda um registro detalhado de todas as atividades, incluindo revisões, comentários, tarefas delegadas, histórico de visualizações, entre outros. Essas informações ficam disponíveis para as partes internas a todo momento. As equipes de revisão externas podem ver todos os comentários que exigem a atenção delas enquanto revisam a versão atual do contrato.
Depois que as partes externas tiverem a chance de revisar, o processo de análise pode recomeçar. Para saber mais sobre como o Docusign CLM simplifica a revisão dos contratos para toda a sua organização, faça o download do Quadrante Mágico do Gartner para CLM.