Como a Automação de Contratos Impulsiona a Precisão e Eficiência

Quando você gera um contrato, a precisão é fundamental. Sem uma linguagem precisa, sua organização pode estar legalmente exposta e responsável por termos aos quais não pretendia concordar.

Mas quando você precisa gerar contratos em escala, a eficiência se torna um fator que ameaça a precisão—se não for feita corretamente. Gerar contratos mais rapidamente significa que você pode processar mais acordos no mesmo período de tempo, o que é bom para os negócios. Mas ir rápido demais ao gerar um contrato manualmente pode abrir o processo para erros humanos, desfazendo qualquer trabalho preliminar feito para garantir a precisão.

A chave para garantir que seus contratos sejam gerados com precisão e eficiência é a automação de contratos. Esta abordagem orientada por tecnologia pode simplificar e agilizar a criação, gestão e execução de contratos sem o risco de erro humano.

Vamos dar uma olhada mais de perto na automação de contratos e explorar como ela pode beneficiar todas as funções dentro de uma organização.

O que é automação de contratos?

A automação de contratos é o processo de usar software desenvolvido especificamente para lidar com a criação, negociação, execução e gestão de contratos. Em vez de depender de fluxos de trabalho manuais e demorados, as empresas utilizam a automação de contratos para agilizar esses processos, reduzir erros, melhorar a colaboração e garantir a conformidade.

Por que a automação de contratos é benéfica para as organizações?

A automação de contratos oferece uma infinidade de benefícios que podem impactar significativamente a eficiência, produtividade e resultados financeiros de uma organização. Ao minimizar a intervenção manual e os erros humanos, a automação de contratos capacita as empresas a:

Economizar tempo e recursos. Processos de contrato automatizados eliminam a necessidade de tarefas repetitivas e demoradas, permitindo que os funcionários se concentrem em atividades de alto valor que impulsionam o crescimento dos negócios.

Reduzir erros. A gestão manual de contratos muitas vezes deixa espaço para erros, que podem ser caros para corrigir. A automação garante consistência e precisão ao impor regras predefinidas e eliminar o risco de erro humano.

Melhorar a colaboração. Com software de automação de contratos, as equipes podem colaborar perfeitamente em tempo real, independentemente de suas localizações geográficas. Isso aumenta a comunicação e acelera a tomada de decisões.

Quais problemas a automação de contratos resolve?

A automação de contratos aborda vários desafios organizacionais comuns:

Ciclos de aprovação longos. Processos de aprovação manuais podem levar a atrasos e oportunidades perdidas. A automação encurta os ciclos de aprovação ao encaminhar contratos automaticamente para o próximo signatário, garantindo que as assinaturas sejam coletadas o mais rápido possível.

Riscos de conformidade: Garantir a conformidade com padrões legais e regulatórios é fundamental. A automação de contratos ajuda a manter a consistência e a adesão às regulamentações ao longo do ciclo de vida do contrato, usando cláusulas padronizadas e pré-aprovadas..

Falta de visibilidade. Acompanhar contratos manualmente muitas vezes resulta em falta de visibilidade sobre o status e os termos dos contratos. A automação de contratos fornece um repositório centralizado, facilitando o monitoramento do que está contido em um contrato ou onde ele está no processo de assinatura—tudo em tempo real.

Quem se beneficia da automação de contratos?

A automação de contratos tem benefícios significativos para qualquer departamento que precise enviar ou assinar contratos regularmente.

Vendas

A automação de contratos é uma mudança de jogo para equipes de vendas, revolucionando a forma como fecham negócios e geram receita. Ao automatizar processos de contratos, os profissionais de vendas podem acelerar todo o ciclo de vendas, desde a proposta até a execução do contrato. Fluxos de trabalho automatizados agilizam a criação, negociação e aprovação de contratos, reduzindo gargalos e encurtando o tempo necessário para fechar negócios, enquanto modelos de contrato padronizados e cláusulas predefinidas garantem consistência na mensagem e conformidade legal.

Recursos humanos

A automação de contratos transforma a forma como as equipes de RH gerenciam documentos vitais como acordos de emprego, NDAs e outros contratos relacionados a RH, garantindo uma experiência suave de integração e emprego. Os profissionais de RH podem agilizar o processo de integração gerando acordos de emprego, documentação de benefícios e outros contratos essenciais de RH. Isso garante uma experiência de integração consistente e organizada para novos funcionários. As equipes de RH também podem impor políticas de RH consistentes com modelos de contrato automatizados que minimizam o risco de disputas legais e ajudam a manter uma base legal sólida para acordos relacionados a RH.

Jurídico

Para o departamento jurídico, a automação de contratos é uma ferramenta estratégica que otimiza a gestão de contratos e libera recursos jurídicos valiosos. O software de automação de contratos facilita fluxos de trabalho automatizados de revisão e aprovação de contratos para que as equipes jurídicas possam revisar rapidamente contratos, identificar riscos potenciais e garantir que os contratos atendam aos padrões legais. A automação impõe o uso de linguagem de contrato padronizada e cláusulas predefinidas, o que garante que os contratos sejam consistentes, reduzindo a probabilidade de termos ambíguos ou disputas legais.

Finanças

A automação de contratos ajuda o departamento financeiro a gerenciar acordos financeiros, termos de pagamento e ciclos de faturamento. O software de automação de contratos agiliza o processo de faturamento gerando faturas automaticamente com base nos termos e marcos do contrato, o que pode ajudar a reduzir erros de faturamento, eliminar atrasos de pagamento e melhorar a gestão do fluxo de caixa. Verificações de conformidade automatizadas garantem que os acordos financeiros atendam aos requisitos regulatórios e controles internos ao sinalizar possíveis problemas, garantindo que os contratos financeiros estejam alinhados com os padrões legais e regulatórios.

Imobiliário e gestão de instalações

Em imobiliário e gestão de instalações, a automação de contratos simplifica o processo de locação e aluguel. Os gerentes de propriedades podem gerar modelos de contrato de locação personalizados, incorporando termos específicos para diferentes tipos de propriedades, e integrar novos inquilinos de forma eficiente. Eles também podem aproveitar o rastreamento automatizado de pagamentos de aluguel e lembretes para garantir que os pagamentos de aluguel sejam recebidos pontualmente. Os gerentes de propriedades podem configurar lembretes automáticos para inquilinos, reduzindo a probabilidade de pagamentos atrasados e multas por atraso.

TI e tecnologia

Para os departamentos de TI, a automação de contratos é valiosa na gestão de acordos de licenciamento de software ao rastrear o uso de licenças, garantir a conformidade com os termos de licenciamento e prevenir auditorias de software inesperadas e penalidades. Também ajuda na gestão de acordos de nível de serviço (SLAs), permitindo que as equipes monitorem métricas de SLA em tempo real e acionem alertas automaticamente quando os limites de serviço são violados, permitindo que as equipes de TI identifiquem a origem do problema e tomem ações corretivas para prevenir futuras violações.

Como automatizar contratos

Automatizar a criação, negociação e aprovação de contratos envolve uma implementação estratégica e o uso das ferramentas certas. Essas ferramentas incluem:

• Software de gestão do ciclo de vida do contrato (CLM). Selecionar a solução CLM apropriada é o primeiro passo para automatizar contratos. Procure fornecedores que ofereçam personalização, integração com outros sistemas e capacidades robustas de relatórios.

• Lógica condicional. Aproveite a lógica condicional para criar contratos dinâmicos que ajustam cláusulas com base em variáveis predefinidas, garantindo flexibilidade e precisão.

• Assinaturas eletrônicas e ações de acordo. Implemente tecnologia de assinatura eletrônica para agilizar o processo de assinatura e automatizar ações subsequentes desencadeadas pela execução do acordo.

• Lembretes e expirações. Configure lembretes automáticos para marcos e expirações de contratos para evitar oportunidades perdidas e garantir renovações oportunas.

Automatize contratos com Docusign

A automação de contratos é uma solução transformadora que pode remodelar a forma como as organizações lidam com contratos. Ao usar a automação para agilizar processos, reduzir erros e melhorar a colaboração, as empresas podem desbloquear maior eficiência e precisão em vários departamentos.

A Docusign pode ajudar as organizações a automatizar seus processos de contrato. Saiba mais sobre Docusign Contract Lifecycle Management (CLM) hoje.