Como faço para gerenciar minha conta Docusign eSignature?

Com o eSignature, a assinatura eletrônica da Docusign, você pode rastrear rapidamente em que ponto do processo de assinatura seus documentos estão, criar novos documentos por meio de modelos existentes ou usar os formulários predefinidos do Docusign para economizar tempo. Veja como:

1. Gerenciar seus envelopes. Depois de enviar seu primeiro envelope, clique em Gerenciar para visualizar seu status, incluindo onde seu documento está no processo de contrato e quem ainda precisa assiná-lo ou tomar outras providências. Depois de enviar vários envelopes, a guia Visualização rápida à esquerda e a função de pesquisa à direita da tela o ajudarão a encontrar facilmente os envelopes anteriores. Para maior comodidade e acesso rápido, você também pode organizar seus envelopes em pastas.

2. Criar modelos. Clique na guia Modelos para criar modelos ou acessar aqueles compartilhados com você. Você também pode gerenciar e atualizar modelos para documentos usados com frequência, como acordos de confidencialidade e declarações de trabalho. Está com pouco tempo? O Docusign possui uma variedade de modelos predefinidos para formulários comuns. Pesquise a biblioteca de modelos para obter documentos convenientes e prontos, como formulários W-4, I-9 e FMLA.

3. Gerenciar sua conta. Acesse a guia Relatórios para ver informações detalhadas sobre a atividade de sua conta e o uso de envelopes. Se você for o administrador da conta, também terá acesso à guia Configurações para gerenciar usuários e detalhes da conta. Para saber mais sobre a geração de relatórios de uso, verifique a seção de rastreamento de uso abaixo.

Se desejar obter mais orientações sobre como começar a usar o Docusign, consulte nosso Checklist do Admin ou leia Como o Docusign eSignature funciona? no nosso blog.

Quando posso usar o Docusign eSignature?

Existem inúmeras maneiras de usar o Docusign eSignature, com recursos e complementos para atender a todas as suas necessidades como proprietário de uma empresa. Você pode usá-lo para a maioria das transações comerciais e pessoais em que documentos são enviados e recebidos, por exemplo:

• Cartas de oferta

• Contratos de locação

• Contratos de vendas

• Documentos financeiros

• Documentos de seguros

• Termos de responsabilidade

• Aberturas de contas

• Declarações de trabalho

• Cotações

• Faturas

• Contratos em geral

Quando estiver pronto para enviar um contrato para revisão e assinatura no Docusign, você criará um envelope eletrônico fazendo o upload de todos os documentos aplicáveis ao contrato. Em seguida, como em um envelope de papel, adicione o nome e o e-mail do destinatário pretendido e o Docusign o enviará para a caixa de entrada dele.

Isso é apenas o básico que o eSignature da Docusign faz.

Você também pode usar a assinatura eletrônica da Docusign para personalizar e automatizar seus fluxos de trabalho para enviar documentos a outras pessoas para revisão e assinatura, reduzindo significativamente o tempo gasto em tarefas manuais. Continue lendo para obter ajuda com a configuração do Docusign, agilizando seus fluxos de trabalho e acelerando seus processos de contrato com facilidade.

O que são perfis de permissão do Docusign?

O Docusign eSignature tem vários Perfis de permissão que correspondem a diferentes etapas no processo de contrato, desde a criação de documentos até sua assinatura. É útil se familiarizar com cada perfil e suas permissões antes de começar:

• Visualizador: visualiza documentos.

• Remetente: visualiza, assina e envia documentos.

• Admin: visualiza, assina, envia documentos, e gerencia a conta.

Agora que você conhece as capacidades de cada função, pode decidir se deseja servir como administrador de sua conta do Docusign ou delegar a administração a outro membro de sua equipe. Você também pode adicionar funcionários, designar seus perfis de permissão e atribuí-los a grupos com base em suas funções na organização. Para saber quantos usuários você pode adicionar à sua conta, consulte a seção de preços abaixo.

Como faço para criar fluxos de trabalho?

Com o Docusign, você pode criar fluxos de trabalho automatizados, economizando tempo que seria gasto no envio manual de seus envelopes digitais. Pense nas etapas que você está realizando atualmente para preparar, encaminhar, enviar e gerenciar seus contratos. Você está usando modelos em vez de recriar novos documentos todas as vezes? Você nomeou usuários para assinar ou revisar determinados modelos? Para agilizar seus processos, considere designar usuários para revisar modelos em uma ordem compatível ou marcar o documento para que possam encontrar facilmente onde assinar.

Para agilizar mais seus fluxos de trabalho, explore estes recursos adicionais do eSignature:

• Envio em lote: com o recurso Envio em lote do eSignature, você pode distribuir documentos padronizados para vários destinatários de uma vez.

• Integração com outros sistemas: integre o eSignature com aplicativos e softwares que você já usa, do Slack ao Workday, para agilizar os fluxos de trabalho da sua equipe. Veja uma lista completa de integrações com o Docusign aqui. 

• Automatização de ações pós-assinatura: Com o Agreement Actions, você pode disparar automaticamente ações para começar depois que um contrato for assinado, como arquivar um documento na nuvem ou exportar dados.

Onde o Docusign armazena documentos assinados?

O Docusign armazena e organiza com segurança todos os seus documentos assinados em um repositório baseado em nuvem de fácil consulta. Para acessar seus documentos assinados:

1. Navegue até a página Gerenciar.

2. Filtre por data para encontrar o envelope específico que você está procurando.

3. Visualize a linha de assunto, status, data da última alteração e pasta.

4. Selecione se deseja fazer download, imprimir, mover ou encaminhar o envelope.

Como faço para acompanhar o uso?

Dependendo do pacote Docusign que você comprou, o número de envelopes que você pode usar por mês pode ser limitado. Saiba como verificar quantos envelopes você usou, é simples:

1. Faça login em sua conta e clique em Relatórios.

2. Em seguida, à esquerda da tela, clique em Uso.

3. Clique em Relatório de atividades da conta.

4. Selecione o intervalo de datas desejado com o filtro de data (a lista suspensa à esquerda com o valor padrão Mês até a data).

5. Em seguida, clique em Executar relatório. Na coluna Envelopes enviados, você verá o número de envelopes que usou durante o período de tempo selecionado.

Se o pacote que você selecionou vier com um número predeterminado de envelopes que você pode enviar em um período, você pode verificar quantos ainda restam em sua conta:

1. Defina o intervalo de dados como Intervalo de datas personalizado e, em seguida, altere a data de início para a data de início do contrato atual de sua conta.

2. Defina a data final como o último dia do seu contrato ou algum momento no futuro. Agora compare o número de envelopes restantes com o número alocado em seu contrato.

Como funciona o preço?

Com os planos de preços do Docusign eSignature, você pode escolher o plano que melhor atenda às suas necessidades específicas para adicionar usuários e recursos, mantendo os custos baixos.

• Pessoal. O plano Pessoal é projetado para um único usuário e perfeito para empreendedores individuais, proprietários de empresas e freelancers. Pelo preço de US$ 120 anuais, esse plano permite o envio de 5 documentos por mês.

• Padrão. Com mais recursos do que o plano Pessoal, o plano Padrão é feito para uma experiência de assinatura profissional. Tem o preço anual de US$ 300 por usuário.

Com o plano Padrão, você também pode acrescentar até cinco usuários adicionais on-line, permitindo que você compartilhe pastas, modelos e tags de documentos com toda a sua equipe. Se você precisar de mais usuários, basta entrar em contato com a equipe de Vendas da Docusign e nós o ajudaremos na configuração. Outro recurso valioso do plano Padrão são os recursos de marca personalizada, que permitem que você recrie a aparência da sua marca na experiência e e-mail de envio/assinatura. Você também pode definir as cores ou o logotipo da sua conta.

O que vem em seguida?

Após as primeiras semanas de uso do eSignature, você pode estar pronto para experimentar recursos mais avançados ou produtos adicionais. O Docusign Agreement Cloud tem uma série de recursos para acelerar seus fluxos de trabalho e o processo de contrato, por exemplo:

• Simplified Sending: uma versão do Docusign eSignature com uma interface de usuário mais simples que permite o envio rápido e fácil de documentos para revisão e assinatura.

• Docusign Click: uma solução de contratos de clickwrap que permite obter facilmente o consentimento de funcionários, clientes e usuários, com o clique em uma caixa de seleção ou em um botão.

• PowerForms: um gerador de documentos de autoatendimento sob demanda que possibilita que você incorpore um URL em seu site ou envie diretamente para os signatários.

Para obter suporte adicional, visite a página do Suporte do Docusign. Para descobrir como o eSignature pode simplificar seus processos de contrato, conheça mais os recursos e as capacidades do Docusign eSignature.