Como escolher o CLM certo para seu negócio

À medida que a tecnologia — e as expectativas dos clientes — evoluem, encontrar a solução certa de gerenciamento de contratos está se tornando rapidamente a maneira mais fácil de reduzir custos operacionais, aumentar a produtividade e estar à frente das demandas dos clientes.

Mas o que é necessário para encontrar a solução certa de gerenciamento do ciclo de vida de contratos (CLM) para o seu negócio? Softwares de gerenciamento de contratos empresariais que são mais fáceis de implementar e usar estão ao seu alcance e você só precisa saber o que procurar.

O que procurar em um software de CLM 

Existem muitos fatores a considerar ao buscar/avaliar a solução perfeita de CLM. Você deve pensar sobre as necessidades atuais de sua empresa e seu plano para o futuro, e então aliar isso a uma longa lista de soluções de software de gerenciamento de contratos.

Sem dúvidas, filtrar as opções pode ser difícil. Para uma lista completa de capacidades a considerar, criamos um guia de verificação que irá ajudá-lo a seguir na direção certa. A seguir, confira os cinco fatores básicos que você deve procurar ao selecionar uma solução de CLM.

1. Automação e eficiência de ponta a ponta

Uma solução eficaz de gerenciamento de contratos simplifica cada etapa do processo de gestão de contratos. Modelos pré-aprovados, por exemplo, aceleram o processo de redação de contratos e eliminam riscos de erros humanos, fornecendo linguagem reutilizável para documentos de alto uso, como NDAs ou SOWs. Como resultado, os acordos levam apenas alguns ajustes para serem finalizados, em vez serem completamente reescritos, e novos documentos levam minutos para serem redigidos - e não mais dias.

Muitas soluções de CLM até oferecem ferramentas de arrastar e soltar que ajudam os usuários não técnicos a configurar as partes mais complexas do processo de acordo, automatizando o roteamento de contratos e a comunicação com todos os colaboradores - na ordem certa. Ao automatizar essas etapas manuais e repetitivas do processo, uma solução de CLM elimina a dor de cabeça do processo de gerenciamento de contratos e reduz drasticamente o tempo que os seus funcionários gastam em tarefas administrativas.

2. Repositório central de contratos pesquisável

Localizar um único contrato em papel pode consumir o tempo dos seus funcionários. Além disso, contratos mal arquivados ou perdidos continuam a ser um problema significativo em ambientes de negócios que ainda são dominados pelo papel. A pesquisa da Docusign descobriu que, em média, 32% dos profissionais gastam 30 minutos ou mais para localizar um único contrato.

O software de CLM oferece uma maneira mais fácil de armazenar e recuperar documentos. Repositórios de contratos pesquisáveis tiram os acordos dos armários de arquivos e os colocam em um lugar muito mais seguro e fácil de acessar: em um repositório baseado em nuvem e seguro.

Uma solução digital facilita encontrar, armazenar e organizar os seus acordos — e elimina os problemas associados ao armazenamento de documentos analógicos (ou seja, em papel). Mas arquivos de contratos virtuais vão muito além de soluções simples de armazenamento e pesquisa, permitindo que você organize documentos por metadados como tags, data de assinatura, data de geração, tipo de contrato e outros identificadores-chave. Uma solução de CLM com um recurso de repositório de contratos em tempo real transforma a busca e o armazenamento de documentos em uma ciência exata — e remove a incerteza manual de procedimentos administrativos críticos.

3. Solução em toda a empresa

Quando você tem sistemas distintos para funções-chave, como gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), ferramentas de configuração de preços e cotações (CPQ) e assinaturas eletrônicas, fazer com que essas ferramentas funcionem juntas de forma integrada pode ser frustrante. Uma solução de CLM integrada, por outro lado, oferece uma infraestrutura digital que integra o processo de contrato em toda a empresa — aumentando a visibilidade e o tempo de conclusão em cada etapa do processo do ciclo de vida do contrato.

Soluções de CLM empresarial também capacitam a sua organização para o crescimento futuro. Escolha uma solução que possa suportar o processo de contrato em várias funções e evite a compra de produtos adicionais de ponto único que podem não oferecer a integração funcional cruzada com todos os sistemas. Lance a sua solução de CLM onde ela pode ter o maior impacto inicial — seja em Vendas, Compras ou Jurídico — e depois expanda para outras áreas de sua organização. Um processo uniforme de gerenciamento de contratos aumenta a visibilidade entre as equipes e acelera a sua expansão da capacidade operacional.

4. Análise de contratos

O gerenciamento de riscos é uma parte crítica do ciclo de vida de cada contrato. Revisar contratos manualmente em busca de riscos, consome recursos e introduz a oportunidade para erros humanos. Sem um repositório central de contratos ou uma solução automatizada de gerenciamento de riscos, é difícil identificar contratos existentes que contenham linguagem arriscada. Contratar ajuda jurídica externa ou adquirir ferramentas adicionais são ambos custos elevados e diminuem a capacidade de sua organização de responder efetivamente a riscos.

Soluções de CLM de alta qualidade oferecem análises de contratos nativas, que facilitam a identificação e mitigação de riscos em todos os departamentos. Procure uma solução de CLM que possa calcular riscos durante o processo de negociação, roteirizar contratos com base em pontuações de risco e posicionar o seu negócio para tomar decisões de negociação mais inteligentes.

5. Adaptação às necessidades da sua organização

Encontrar a solução de CLM empresarial certa para o seu negócio requer um certo nível de autoconsciência. Aqui estão alguns pontos que você deve ter em mente ao selecionar seu software de gerenciamento de contratos empresariais.

• Tamanho da organização: Quanto mais funcionários e departamentos você tiver, mais difícil será para sua organização permanecer conectada. À medida que você escala o seu negócio, é importante encontrar uma solução de CLM que possa aumentar com seu crescimento.

• Acesso departamental: A implementação de CLM pode começar nas vendas como uma solução para um problema específico, mas todos os departamentos podem se beneficiar de uma solução de gerenciamento de contratos em toda a empresa. Dê a toda organização o acesso de que precisam para se familiarizar com o software — assim, quando você estiver pronto para expandir, sua equipe também estará.

• Complexidade do processo de vendas: Embora todas as unidades de vendas se beneficiem de processos de gerenciamento de contratos digitais e simplificados, aquelas que têm processos de vendas altamente técnicos ou complexos (modelos de receita de assinatura, pacotes de serviços, aprovações de preços) se beneficiam mais da automação de tarefas administrativas.

• Preocupações jurídicas e de conformidade: Se você trabalha em uma indústria com regulamentações como HIPAA, KYC/AML ou FedRAMP, a capacidade de avaliar instantaneamente os riscos em seus contratos pode ser um divisor de águas.

Os fluxos de trabalho existentes e a estrutura interna de sua empresa também ditarão qual CLM é o melhor para você. Por exemplo, muitas organizações priorizam a facilidade de uso ao selecionar uma solução de CLM. Em vez de gastar recursos tentando dominar uma solução de software complexa, procure um CLM com uma interface intuitiva e controles amigáveis.

Encontre um CLM que escale com seu negócio

À medida que novas regulamentações e tecnologias surgem, um CLM empresarial voltado para o futuro fornecerá as ferramentas necessárias para sobreviver em um ambiente de negócios que está evoluindo rapidamente. Com o software de CLM certo, você pode evitar comprar novas tecnologias ou atualizar a sua solução de ponto único a cada poucos anos. Aqui estão alguns tendências para se considerar ao selecionar o seu software de gerenciamento de contratos.

Fluxos de trabalho impulsionados por IA

À medida que a sua empresa se expande, usar a Inteligência Artificial (IA) para identificar riscos em linguagens existentes ou preparar contratos durante o processo de negociação se torna uma necessidade. Algumas das soluções de CLM mais avançadas de hoje têm capacidades nativas de IA.

Durante o processo de negociação, essa inovação pode ajudar a avaliar e gerenciar rapidamente riscos, criando um tempo de retorno mais rápido para as equipes de Vendas, Jurídico e Compras. Além disso, soluções de IA pós-execução oferecem à sua organização a capacidade de avaliar e eliminar riscos em contratos existentes. Nesses casos, a IA pode ser usada para identificar e atualizar componentes de contrato reutilizáveis — como cláusulas de força maior.

Inovação consistente

Uma solução de CLM que evolui com a sua indústria e implementa continuamente novas tecnologias ajuda a prepará-lo para qualquer futuro. Em vez de empregar uma coleção de produtos de software de gerenciamento de contratos de ponto único, que rapidamente se tornam obsoletos, encontre uma solução de CLM empresarial que valorize a inovação.

Por exemplo, à medida que os provedores de serviços financeiros fazem a transição para longe do uso da Taxa de Oferta Interbancária de Londres (sigla em inglês LIBOR) como referência para definir taxas de juros, há um estimado de US$ 240 trilhões em contratos existentes que podem precisar de renegociação ou avaliações de risco aprofundadas. Algo que é procedimento operacional padrão hoje pode rapidamente se tornar um risco amanhã. Ter uma solução que seja construída para identificar e mitigar proativamente riscos, como este, permite que você avance sua organização sem esforço.

Soluções prontas para uso

Mesmo algumas das soluções mais avançadas prontas para uso podem exigir treinamento aprofundado ou personalização de alto custo monetário antes de estarem prontas para serem implantadas. O software de CLM certo para sua organização fornece soluções que estão prontas para serem implantadas imediatamente. Por exemplo, a Docusign oferece pacotes de análise que são pré-programados para analisar e oferecer insights para casos de uso específicos, como:

• LIBOR

• Eventos catastróficos ou força maior

• Brexit

• Privacidade de dados

• Conformidade com a LDPD

• NDAs

• Fusões e Aquisições

Encontrar tudo o que precisa em um só lugar

Encontrar a solução de CLM certa para o seu negócio exige um cuidadoso equilíbrio entre as necessidades de sua organização e as preocupações macro da indústria — como novas regulamentações ou inovações tecnológicas. Como a única solução como o Docusign CLM você minimiza riscos, simplifica procedimentos administrativos e estabelece as bases para um crescimento escalável.