O que é gestão do ciclo de vida de contratos?

Nos bastidores de qualquer organização, há um grande acúmulo de fluxos de trabalho, que envolvem documentos, processos e acordos. Como você gerencia essa infraestrutura operacional é importante, pois esse mecanismo faz com que a sua organização siga avançando.

Este conteúdo aborda tudo sobre a gestão do ciclo de vida de contratos, para que sua empresa implemente uma estratégia na gestão de acordos que promova a produtividade, inspire os clientes e impulsione a receita:

• O que é gestão do ciclo de vida de contratos?

• O que é o processo de gestão do ciclo de vida de contratos?

• O que é o sistema de gestão do ciclo de vida de contratos?

• Como saber se você precisa de CLM?

• O que considerar ao avaliar uma solução de CLM?

• Quais são as práticas recomendadas para implementação de CLM?

O que é gestão do ciclo de vida de contratos? 

Gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) é a gestão eficaz dos documentos durante toda a vida útil, desde a criação até a rescisão. Ela lida sistematicamente com os estágios e as atividades dos contratos, incluindo a elaboração, negociação e integração com outros sistemas.

No processo de gestão de contratos, o uso da CLM é benéfico para qualquer tipo de acordo, como:

• Ordens de compra

• Contratos de vendas

• Documentos de empréstimo

• Contratos imobiliários 

• Acordos de locação

• Cartas de proposta para funcionários 

• Pedidos de alteração 

• Acordos de confidencialidade

A gestão do ciclo de vida de contratos garante que os documentos essenciais passem tranquilamente de um estágio para outro, reduzindo os gargalos comuns a qualquer organização em crescimento.

Software de CLM

Conforme definição da Gartner, o software de gestão do ciclo de vida de contratos é "uma aplicação que gerencia proativamente os documentos desde o estágio inicial até os estágios de concessão, conformidade e renovação".

Muitos acordos exigem vários rascunhos, análises jurídicas e assinaturas enquanto transitam pela sua organização e entre as partes atuantes. Tradicionalmente, as tarefas de administração dos contratos eram feitas de forma manual nas empresas. O contrato era impresso, assinado a caneta, digitalizado e devolvido ao remetente.

Hoje, as empresas contam com soluções avançadas de CLM para gerenciar digitalmente os acordos. Isso aumenta a transparência em toda a organização e simplifica todas as etapas do processo de gestão de contratos.

O que é o processo de gestão do ciclo de vida de contratos?

Ao tentar descobrir maneiras de promover a eficiência na sua empresa, os contratos são um dos primeiros lugares a observar. Em quase todas as organizações, eles percorrem um caminho previsível, do rascunho à assinatura.

Porém, as empresas geralmente precisam de ajuda para identificar as áreas de melhoria no processo de gestão de contratos. Onde é possível agilizar o processo? Como evitar erros? Como aumentar a receita? É essencial compreender os estágios do processo de CLM.

Os cinco estágios do processo de CLM

Todo contrato, independentemente do tamanho ou complexidade, precisa passar pelos cinco estágios da gestão do ciclo de vida de contratos. Ao compreender essas etapas, você pode encontrar áreas de melhoria na administração dos acordos na sua organização.

1. Geração de documentos

A geração de documentos é a primeira etapa de todo processo de gestão de contratos. Ela começa com a solicitação inicial do contrato, seguida pela criação do acordo com base em um modelo ou uma versão existente. Isso inclui todos os procedimentos iniciais de rascunho e a coleta das informações exigidas quando se cria um novo documento.

2. Encaminhamento e negociação 

Concluída a preparação inicial do acordo, para onde ele vai? E como ele chega lá? O estágio de encaminhamento e negociação da gestão de contratos envolve várias partes interessadas - internas e externas. Ele inclui todos os fluxos de trabalho de gestão de contratos relacionados ao envio, edição e negociação de um acordo recém-gerado.

Muitos contratos passam uma parte significativa da vida útil nos encaminhamentos e na negociação. Como resultado, a otimização dessa área pode afetar bastante a eficiência operacional da sua organização. Se você depende da gestão manual dos contratos, o envio por e-mail das versões ou o acompanhamento das alterações pode sobrecarregar rapidamente a empresa. Felizmente, há meios fáceis de simplificar até os mais complexos fluxos de trabalho de contrato..

3. Assinatura de documentos 

A assinatura envolve uma pequena parte da gestão de documentos, mas é, sem dúvida, a etapa mais importante. A legalidade de todos os contratos depende de uma assinatura segura e passível de comprovação. 

Como os negócios são realizados regularmente online, a exigência da assinatura manual pode criar gargalos significativos no processo de gestão de contratos. 

Hoje em dia, a assinatura eletrônica facilita a execução imediata dos documentos em qualquer lugar do mundo. Por ser online, ela cria uma gestão remota rápida e tranquila para todas as contrapartes.

4. Integração com os sistemas de registro

A integração da sua solução de CLM com outros sistemas de registro é uma etapa crucial que agiliza o processo. Nela, você preenche automaticamente os contratos com as informações das fontes de dados existentes (por exemplo, dados para contato, preço dos produtos). A automação, por sua vez, reduz a carga administrativa exigida para que os contratos avancem.

Uma solução integrada de CLM também facilita a ação sobre os acordos concluídos. Uma assinatura eletrônica enviada ao RH por um novo contratado, por exemplo, pode acionar automaticamente a próxima etapa do processo de integração, como o compartilhamento de formulários fiscais ou recursos de treinamento.

5. Busca e análise

Após a assinatura, a etapa final do processo de gestão envolve guardar o contrato em um local centralizado que permita a realização de pesquisas. Os acordos existentes são um dos ativos mais importantes da sua organização. Por isso, é essencial manter um controle rigoroso dos contratos concluídos. Se eles estiverem presos em PDFs sem um recurso de pesquisa, por exemplo, é praticamente impossível analisar e alterar os contratos existentes à medida que as normas do setor evoluem.

As soluções modernas de CLM têm funcionalidades como análise de dados e inteligência artificial (IA), que facilitam a localização e o acesso aos contratos. Essas funcionalidades identificam imediatamente as cláusulas e os termos específicos incorporados na linguagem dos acordos existentes.

O que é o sistema de gestão do ciclo de vida de contratos?

Sistemas de gestão do ciclo de vida de contratos são aplicações de software para que as organizações e os departamentos gerenciem os acordos com mais eficiência. Diferente das estratégias manuais de gestão de documentos, um sistema de CLM é desenvolvido para armazenar e encontrar com facilidade os acordos, as informações sobre fornecedores, termos de contrato-padrão e os modelos de contrato. O sistema de gestão de contratos deixa a gestão dos documentos (e a administração da sua empresa) menos trabalhosa. 

Como funciona a gestão do ciclo de vida de contratos?

O sistema de gestão do ciclo de vida de contratos é um pacote de ferramentas que facilita a gestão dos seus acordos.

Historicamente, a gestão dos acordos exigia uma coordenação constante entre vários participantes internos e externos. A gestão do ciclo de vida de contratos reúne tudo em um só local e traz uma gestão dos acordos tranquila de ponta a ponta.

Os painéis centralizados aumentam a visibilidade dos contratos e reduzem a necessidade de comunicação entre as partes. A automatização da redação, do encaminhamento e da gestão do fluxo de trabalho acelera a conclusão e reduz os riscos associados à transferência manual dos dados. A assinatura eletrônica é um meio eficiente e seguro de aprovar acordos comerciais em qualquer lugar e a qualquer momento.

Em última análise, o segredo de qualquer solução empresarial de CLM é a interconectividade do sistema. Um sistema de acordos simples promove uma infraestrutura operacional segura e ágil, facilitando a sua vida e a das outras partes.

Como automatizar os fluxos de trabalho de contrato: encaminhamento, colaboração e negociação 

A automação de ponta a ponta está no centro de toda a solução empresarial de gestão de contratos. A automação de cada etapa simplifica fluxos complexos de trabalho e cria um sistema de gestão de documentos flexível e configurável.

Considere, por exemplo, o processo de aprovação dos acordos, que 53% das empresas citam como o maior desafio na gestão de contratos. Normalmente, as propostas de vendas são redigidas e, em seguida, enviadas por e-mail a vários membros da equipe jurídica e de vendas. Os comentários também costumam ser enviados por e-mail, criando uma longa sequência de respostas que pode, rapidamente, sair do controle. 

Ainda por cima, algumas partes chegam atrasadas à discussão, resultando em alterações nas versões desatualizadas dos documentos. Isso desperdiça esforços, gera confusão e pode causar demora, o que prejudica o negócio.

A automação e centralização do processo contratual desde o início aceleram a criação de fluxos de trabalho eficientes e seguros entre as equipes de vendas e jurídica. Depois que o contrato é gerado, a solução de gestão de contratos executa três ações importantes de forma precisa e detalhada:

1. Disponibiliza o contrato a todas as partes interessadas.

2. Mantém o acordo atualizado com revisões e comentários em tempo real.

3. Envia o contrato para os fluxos de trabalho corretos no momento certo.

Integração de vários sistemas — conecte o processo de contratos a toda a organização

Conectar todas as etapas do processo de gestão de contratos, da criação até a negociação e assinatura, é fundamental. As soluções de software de CLM viabilizam a integração em nível empresarial, facilitando a coordenação dentro dos sistemas de registro na sua organização.

Sem as ferramentas certas, é difícil levar os dados dos clientes ou pacientes para o ambiente online. Na hora de gerenciar os contratos, a automação transforma todo o processo. Uma solução de CLM que funciona perfeitamente com outros softwares na nuvem, como o Salesforce, abre um mundo de possibilidades para otimizar as suas operações.

Com poucos cliques, você gera um contrato imediatamente, poupando tempo e esforço preciosos. Além disso, garante precisão e padronização, gera confiança e satisfação do cliente e otimiza a alocação dos recursos.

Redução de riscos — repositório pesquisável de contratos, análises de dados

Como plataforma de negócios, o e-mail é especialmente vulnerável aos ciberataques. Apesar dessa enorme vulnerabilidade, quase 80% dos profissionais de gestão de contratos usam regularmente o e-mail para enviar acordos confidenciais.

Com cada vez mais negócios sendo realizados online, as organizações em todo o mundo precisam aumentar a conscientização sobre segurança cibernética. Além de simplificar os procedimentos operacionais, o sistema ideal de CLM usa criptografia avançada para proteger informações confidenciais ou privadas. 

Cada documento também produz uma trilha de auditoria digital com validade jurídica. Essa função é inestimável, principalmente em setores com rigorosas regulamentações de dados, e oferece aos profissionais de gestão de contratos e aos agentes jurídicos recursos completos de rastreamento e monitoramento. Além disso, a segurança da empresa pode se beneficiar das ferramentas de CLM, como análise de dados dos documentos e repositórios de contratos. Essas ferramentas identificam e minimizam os problemas de conformidade inerentes à linguagem dos documentos existentes.

Um exemplo: com a LIBOR (London Interbank Offer Rate) obsoleta na comunidade financeira, contratos no valor de US$ 240 trilhões podem precisar ser renegociados. A procura manual nos dados dos contratos existentes para monitorar a linguagem arriscada é onerosa e impraticável. 

Conclusão: investir agora em soluções com IA integrada e em repositórios de contratos pesquisáveis reduzirá drasticamente o tempo e dinheiro gastos por sua organização na gestão de contratos.

Como saber se sua linha de negócios precisa de CLM

Qualquer empresa pode se beneficiar da simplicidade e eficiência que uma solução empresarial de CLM oferece. Após a implementação dessa solução, as empresas podem ver um potencial retorno sobre o investimento de até 365%. Porém, como saber se o investimento em uma solução de CLM é adequado às metas da sua empresa?

Primeiro, considere quais departamentos se beneficiaram mais com a automação ou com procedimentos operacionais mais eficientes. Os casos de uso cotidiano de CLM são: 

Vendas

O progresso da sua empresa depende da agilidade dos seus acordos de vendas. É por isso que as equipes desta área de todos os setores reinventam os processos dos acordos para serem mais rápidos, eficientes e focados no cliente.

Durante o processo de vendas, os contratos definem cada marco importante, seja a negociação, assinatura, cobrança ou a renovação. Como resultado, a gestão e o armazenamento ineficientes dos acordos (por exemplo, em e-mail ou planilhas do Excel) podem custar a uma empresa comum até 9,2% da receita anual. Uma solução eficaz de gestão de contratos não só agiliza o processo de vendas e reduz os custos operacionais, como melhora a experiência das pessoas. Os resultados são mais receita e maior retenção dos clientes. 

Jurídico

A análise e aprovação jurídica é uma etapa crucial na jornada de todo contrato, mas também é tradicionalmente uma das mais demoradas. De acordo com um estudo de 2020 conduzido pela Forrester e encomendado pela Docusign, 50% dos profissionais da área jurídica relataram ineficiências no processo de gestão de contratos decorrentes da transferência manual dos dados. Outros 62% relataram ter que refazer regularmente os contratos devido a erros.

Quanto mais tempo demorar para finalizar e enviar um acordo, menos negócios surgirão. A transição bem-sucedida da gestão de contratos manual para digital elimina erros, garante a conformidade e acelera o tempo para gerar valor. 

Compras

Como o principal elo entre a organização e os fornecedores, as equipes de compras enfrentam uma imensa pressão para agirem rapidamente e maximizarem o valor. O uso de métodos manuais ou em papel na gestão dos contratos pode levar a ineficiências e custos inesperados, prejudicando a capacidade de agregar valor.

Uma pesquisa da Forrester de 2020 revelou que a redução de custos e a mitigação de riscos são as prioridades dos líderes da área de compras. Além disso, 84% dos gerentes da cadeia de suprimentos identificaram a baixa visibilidade dos contratos durante as compras como o principal desafio. Soluções automatizadas para esses problemas estão prontamente disponíveis.

A pesquisa da Forrester e as entrevistas com clientes da Docusign revelaram que a implementação de uma solução empresarial de gestão do ciclo de vida de contratos pode trazer benefícios significativos, como: 

1. A redução de 20 dias no tempo de processamento dos contratos; 

2. O tempo de retorno 83% mais rápido;

3. A economia de US$ 1.750 por contrato em consultoria externa;

4. A redução da exposição aos riscos devido à maior visibilidade dos contratos, avaliada em US$ 527 mil;

5. A redução no vazamento de valor contratual ao identificar contratos de fornecedores redundantes e oportunidades de desconto por volume, avaliada em US$ 1,46 milhão;

6. A melhoria na integridade dos contratos.

Em toda a organização, os fluxos otimizados de trabalho de compras resultam em custos mais baixos, mais conformidade e visibilidade geral.

O que considerar ao avaliar uma solução de CLM

Quando você decide atualizar a sua solução de CLM, a decisão passa a ser: o que faz uma solução de CLM ser melhor do que outra? Vamos começar analisando qual é a função do software de gestão de contratos:

• Mais visibilidade: ofereça uma visão 360 graus de todo o processo de gestão de contratos, do início ao fim. 

• Redução dos custos operacionais: economize tempo e dinheiro com modelos pré-aprovados e fluxos de trabalho padronizados.

• Diminuição dos riscos: reduza riscos ao incluir análise de dados, segurança e recursos de monitoramento e rastreamento no processo de gestão de contratos.

• Melhoria na conformidade: melhore a conformidade operacional, contratual e regulatória com as bibliotecas de cláusulas e inteligência artificial.

Funcionalidades comuns da CLM

Ao avaliar as soluções de CLM, você precisa selecionar um sistema com funcionalidades que garantam o cumprimento dos objetivos acima. Confira a seguir algumas funcionalidades comuns ao buscar o seu próximo CLM:

• Fluxos de trabalho flexíveis e configuráveis: define, implementa e mantém fluxos de trabalho de contrato em nível empresarial, criando um caminho mais rápido para gerar valor e um custo total de propriedade mais baixo à medida que os processos mudam. 

• Geração de documentos: cria modelos predefinidos e preenche automaticamente os contratos com linguagem pré-aprovada ou dados de CRM durante o processo de rascunho. 

• Colaboração e negociação: permite que as partes enviem os contratos para revisão, monitorem as alterações em várias versões e mantenham uma trilha de auditoria digital segura e transparente para responsabilizar todos os participantes pela respectiva função no processo de aprovação. 

• Biblioteca de cláusulas: contém cláusulas pré-aprovadas e linguagem alternativa para eliminar revisões jurídicas detalhadas em cada documento. 

• Repositório centralizado e pesquisável: guarda, faz marcações e organiza os contratos em um só local pesquisável e com controles de permissão. 

• Integração de CRM: integra-se perfeitamente com seus outros sistemas de registro, como Salesforce ou outro sistema de CRM. A integração, por exemplo, automatiza o processo de geração de documentos, preenchendo automaticamente novos acordos com os dados das soluções de CRM existentes. 

• Segurança: cumpre as normas do seu setor (SOC 2, HIPAA, TRUSTe, FedRAMP etc.).

O Gartner avalia os fornecedores de software com base em 15 critérios, incluindo pontos de contato como a capacidade de resposta ao mercado e a experiência geral do cliente, para ajudar você a se decidir por uma solução de CLM. Veja o último relatório do Magic Quadrant da Gartner para CLM.

Quais são as práticas recomendadas para implementação de CLM? 

Os benefícios da automação são claros: mais eficiência operacional, mais produtividade dos funcionários e maior satisfação do cliente. No entanto, só pensar na possibilidade de uma transformação digital já pode ser assustador, e muitos profissionais nem sabem por onde começar.

Felizmente, é possível seguir algumas etapas simples para sua empresa avançar para um processo automatizado de gestão de contratos. Em oito etapas fáceis, é possível implementar um sistema de gestão de contratos em toda a empresa, com base na experiência de centenas de organizações.

Com elas, você gasta menos tempo nas tarefas monótonas e cria um processo tranquilo de gestão de contratos, que reduz custos, acelera a receita e possibilita que sua organização responda rapidamente às mudanças no ambiente de negócios. Veja mais: 

1. Comece no nível executivo. Todos os executivos devem aceitar a adoção de um novo sistema de gestão de contratos. Sem o apoio de toda a empresa, a alocação de recursos para orçamento e treinamento é uma batalha difícil. A comunicação clara e o alinhamento da alta cúpula também inspiram a adoção em toda a organização. 

2. Estabeleça a governança. Após a aprovação dos líderes, monte uma equipe qualificada e diversificada para orientar a implementação e a execução do seu programa de CLM. O forte alinhamento com as regras, as práticas e os processos da empresa começa com a equipe certa. 

3. Capacite e treine sua equipe. A adoção bem-sucedida de uma solução de CLM em larga escala exige a capacitação e o treinamento de colaboradores de diferentes departamentos. Ajude usuários a se familiarizar rapidamente e ensine os funcionários a usarem a nova tecnologia dentro do contexto específico de suas funções.  

4. Identifique os processos atuais e visualize o estado futuro. Se você não souber para onde vai, nunca chegará lá. Para obter o máximo valor do seu sistema de CLM, é necessário unir os estados atual e futuro. Isso começa com a avaliação do atual sistema de gestão de contratos para identificar ineficiências e oportunidades de melhoria. 

5. Defina o que significa o sucesso do projeto. Definir claramente o sucesso do projeto para sua organização é uma etapa essencial, mas frequentemente negligenciada, do processo de implementação. Ao estabelecer logo no início as métricas e metas do seu novo CLM, você mostra um ROI contínuo à medida que cresce.  

6. Comece aos poucos. Uma mudança simples nas iniciativas empresariais de gestão de contratos pode gerar retorno rápido. Portanto, em vez de lidar com toda a implementação, divida-a em partes menores. Outra vantagem de começar aos poucos ou usar um produto mínimo viável (MVP), é que você aprende à medida que avança e aproveita os insights importantes ao longo do processo. Comece priorizando os casos de uso de alto impacto e baixo risco. 

7. Priorize e migre os contratos. A migração dos contratos antigos ativos e documentos de conformidade é uma das principais preocupações de toda organização que está iniciando a jornada digital. Ainda hoje, um enorme número de empresas guarda os contratos nas gavetas, complicando a localização e a digitalização. Colabore com o seu fornecedor para criar um plano de migração dos documentos para uma nova plataforma de CLM. 

8. Faça testes robustos. Tem alguém que saiba mais do que os especialistas no assunto da sua empresa sobre o que eles querem obter com o seu novo CLM? Envolva as pessoas mais experientes da organização nos testes de gestão de contratos. O uso de testes rigorosos para fazer a configuração adequada da sua solução de CLM agiliza a implementação e reduz os riscos no projeto.  

Tudo pronto para automatizar o ciclo de vida dos seus acordos?

Tudo pronto para automatizar os processos e facilitar a gestão de todo o ciclo de vida dos contratos? Está preparado para ter mais visibilidade dos riscos e das oportunidades a um custo menor do que na gestão manual de acordos?

A gestão de contratos traz a oportunidade de reduzir os processos que deixam os negócios mais lentos. Use uma solução empresarial de CLM para continuar ágil e promover a eficiência em toda a empresa. Saiba mais sobre o Docusign CLM.