Caminhos para a produtividade: Insights da Microsoft e Asana

"O objetivo de aumentar a produtividade e a eficiência não é pela eficiência, mas para abrir espaço para trabalhos de maior impacto – criatividade, pensamento estratégico, construção de relacionamentos com clientes, aprendizado e desenvolvimento profissional.” – Dra. Rebecca Hinds, chefe do Laboratório de inovação no trabalho da Asana

Como defensores da colaboração, líderes tecnológicos, como a Microsoft e a Asana, fazem com que ajudar as organizações a aumentar a produtividade seja fundamental para a sua missão. Mas como é a produtividade no mundo digital – e humano?

Para entender melhor como ambas as organizações definem, medem e maximizam a produtividade, conversamos com Jason Brommet, diretor de operações dos negócios Modern Work e Surface da Microsoft, e com a Dra. Rebecca Hinds, chefe do Laboratório de inovação no trabalho da Asana. Nessas conversas, descobrimos insights para criar equipes mais produtivas que vão além do aproveitamento da tecnologia.

Alinhar-se com o significado de produtividade

A produtividade é uma medida decisiva do desempenho de um negócio, mas geralmente um termo vago que significa algo diferente para cada equipe e cada membro de equipe. O alinhamento da definição de produtividade pede a apresentação de expectativas e objetivos claros por parte da liderança.

Para Brommet, da Microsoft, isso começa com uma questão essencial: "Como podemos inspirar e alimentar o que temos de melhor como seres humanos para realizar trabalhos mais significativos e de alto valor – de uma forma mais sustentável?" Ao responder a esta questão, as organizações devem ser claras sobre quais são as suas prioridades mais urgentes.

A Dra. Hinds ecoa o sentimento de Brommet de que líderes e funcionários precisam estar alinhados sobre como é a produtividade em sua organização, em seu departamento e diariamente, individualmente: "Em sua essência, a produtividade mede o resultado produzido a partir de um determinado conjunto de entradas", disse ela. "No entanto, simplesmente contar resultados, como e-mails enviados ou formulários preenchidos, pode ser superficial e até mesmo ilusório. Na Asana, vemos a produtividade como mais do que apenas marcar tarefas realizadas: trata-se de trabalhar de maneira mais inteligente e garantir que os funcionários tenham clareza sobre o que devem focar e maximizar seu impacto em toda a organização." 

Quando os funcionários têm um entendimento claro e unificado de suas funções e responsabilidades, juntamente com o panorama mais amplo dos objetivos organizacionais, a definição de produtividade ganha um foco mais nítido. "Sua equipe não será produtiva se você não perguntar o que essa palavra significa ou se não tiver uma definição ou método unificado para medi-la em toda a sua organização", disse Brommet. A Dra. Hinds acrescenta que os princípios fundamentais da produtividade – clareza, alinhamento e eficiência – devem ser consistentes em toda a empresa, mesmo que o trabalho e as habilidades do dia a dia dependam do departamento e das pessoas.

Implementar um modelo de medição

Uma vez que uma equipe esteja alinhada sobre o que significa produtividade a nível organizacional, departamental e pessoal, o próximo passo é implementar uma forma sistemática de medir o progresso.

"Como líder, você não pode otimizar o que não mede", disse a Dra. Hinds. "Medir a produtividade não deve ser negociável para você e sua organização. Ao conectar tarefas e projetos individuais e de equipe aos objetivos e marcos organizacionais, você pode obter uma medida de produtividade muito mais precisa." Tanto para Brommet quanto para a Dra. Hinds, isso requer uma abordagem baseada em dados. "Mas isso não significa cartões de ponto ou software de monitoramento de funcionários", alerta Brommet.

Então, como é isso na prática? "Na Microsoft, não se trata de isolar indivíduos, mas sim de procurar padrões de reconhecimento entre departamentos", disse Brommet. Relatórios sobre a duração das reuniões, quem participa das reuniões e se isso é relevante para os projetos em questão podem revelar se o tempo de um indivíduo está sendo otimizado ou desperdiçado. Ferramentas que fornecem insights sobre a carga de trabalho dos funcionários são valiosas para fornecer transparência sobre a alocação e utilidade do tempo.

O impacto é transformacional: O Laboratório de inovação no trabalho da Asana realizou um estudo que pediu a todos os participantes que limpassem totalmente suas agendas por um período de 48 horas, acrescentando apenas as reuniões consideradas de alto valor. Como resultado, os indivíduos economizaram em média 11 horas/mês.

"[Com um modelo baseado em dados implementado], as equipes podem conectar tarefas e projetos a objetivos específicos. Para os indivíduos, isso oferece uma visualização clara de como as suas contribuições se alinham com os objetivos mais amplos da empresa, dando propósito às suas tarefas. Para os líderes, isso oferece uma visão geral do progresso da equipe, permitindo-lhes identificar gargalos ou áreas que requerem intervenção imediata", explicou a Dra. Hinds. Como mostrou o estudo da Asana, quando os funcionários foram liberados de tarefas que não estavam alinhadas com os objetivos mais amplos da empresa e incentivados a determinar o melhor uso de seu tempo, suas habilidades foram melhor utilizadas.

Cultivar uma cultura de confiança e aprendizado 

O ativo mais valioso de uma organização são as suas pessoas. "No trabalho, queremos ter autonomia para realizar coisas por conta própria – é claro. Mas, além disso, queremos liberar o potencial do grupo", compartilhou Brommet. Liberar esse potencial exige uma cultura enraizada na colaboração, no desenvolvimento pessoal e profissional e na confiança.

Tanto para a Microsoft quanto para a Asana, a colaboração e o aprendizado são os pilares de uma cultura produtiva e orientada para o crescimento. "No ambiente de trabalho atual, é crucial que nos apoiemos uns nos outros e aprendamos com o coletivo", disse Brommet. "Nosso trabalho requer que desenvolvamos novas habilidades com frequência e acompanhemos a evolução da tecnologia. Precisamos colaborar e buscar feedback consistente de nossas equipes para criar uma cultura comprometida com o crescimento e uma mentalidade positiva."

Em outras palavras: você não consegue entender o que seu pessoal precisa para operar com potencial máximo se não perguntar ou confiar neles no trabalho que estão fazendo. "Como líderes, precisamos nos comunicar de forma consistente com as pessoas e confiar nelas as responsabilidades que lhes são atribuídas", disse Brommet.

Na Asana, também investimos em "incentivar um ambiente de trabalho onde o feedback contínuo seja valorizado. Ao promover uma cultura de aprendizado e adaptação, as equipes permanecem ágeis, abertas a melhorias e buscam consistentemente padrões mais elevados", afirmou a Dra. Hind.

Investir em automação de forma significativa

Brommet e a Dra. Hinds descobrem que as organizações mais produtivas – e aquelas que estão na vanguarda – estão fazendo investimentos significativos em automação. Mas eles alertam: uma ferramenta só é tão poderosa quanto seu usuário quando tem conhecimento e participa do processo.

A Dra. Hinds coloca desta forma: "O influxo de ferramentas de IA enfatizou que a produtividade tem a ver tanto com o esforço humano quanto com a utilização da tecnologia para automatizar tarefas rotineiras, obter insights e permitir que as equipes se concentrem em empreendimentos mais estratégicos e criativos."

Quando tarefas repetitivas são automatizadas, há maior consistência, menos erros e mais tempo para trabalhos de alto valor. Brommet cita seu próprio dia de trabalho como um excelente exemplo de onde a automação pode acelerar a produtividade: "A tarefa funcional de aprovar contratos, faturas, etc. é uma chatice. A automação transformou totalmente minha vida profissional e economizou meu tempo, apresentando uma notificação para todas as aprovações que preciso lidar, resumindo conversas de reuniões para as quais estou atrasado, ajudando-me a iniciar projetos gerando rascunhos e muito mais", disse ele.

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Não se trata de substituir o talento humano, mas sim de "descarregar o trabalho penoso para fazer com que as máquinas trabalhem mais para nós, para que possamos recuperar o nosso tempo mais valioso", explicou Brommet. Isto só é eficaz quando a liderança pergunta aos funcionários qual o trabalho diário que os impede de priorizar o que há de maior valor, procura feedback recorrente e ensina novas ferramentas às equipes.

"Considere um funcionário que utiliza a IA para atribuir tarefas rapidamente", propõe a Dra. Hinds. "Sem uma visualização holística, isso pode levar inadvertidamente ao congestionamento da colaboração e à demanda excessiva dos colegas de equipe. Isto ressalta a necessidade de uma abordagem equilibrada, garantindo que os ganhos individuais promovidos pela IA não comprometam o bem-estar coletivo e a eficiência da organização."