Assinatura híbrida: por que usar essa solução nos seus documentos?

Mais do que simplesmente oferecer praticidade, a assinatura eletrônica (em seus mais diversos formatos) vem redesenhando modelos de negócios e abrindo caminho para inovação, sobretudo em função do enxugamento de custos proporcionado por essa tecnologia.

Mas qual seria a melhor forma de autenticação por via computacional? Assinatura eletrônica ou digital? Que tal utilizar as duas, em um modelo de assinatura híbrida?

Em um momento em que falamos sobre computação neuromórfica e carros voadores (que já estão em fase de testes, com previsão comercial para 2023, inclusive no Rio de Janeiro), não é viável que empresas assinem contratos, recibos e declarações à caneta.

Mais do que isso, muitos gestores ainda confundem assinatura eletrônica e digital, ou, pior do que isso, desconhecem a validade jurídica dessas modernas formas de confirmação de autoria.

Se sua empresa percebe que tem ficado para trás nesse tsunami de transformações digitais, vale a pena entender como a assinatura híbrida pode ser o primeiro passo para tirá-la do universo “analógico” em direção ao mundo digital!

Percebeu a importância do tema? Então, continue a leitura do artigo agora mesmo!

O que é assinatura eletrônica? E assinatura digital?

Antes de falarmos sobre a fusão de tecnologias, é preciso entender cada um de seus elementos individualmente. Embora ambas as assinaturas sejam dotadas de plena validade jurídica para quaisquer fins, existem diferenças relevantes entre assinatura eletrônica e digital.

A autenticação digital é uma marca criptográfica aposta sobre um documento por meio de um par de chaves (uma pública e outra privada). Trata-se de uma sequência de algoritmos e códigos matemáticos únicos, gerados com um certificado digital. Basta uma simples tentativa de alteração no documento já assinado para que toda a codificação seja quebrada.

Já a assinatura eletrônica não necessita de certificado digital, já que existem outras evidências computacionais que atestam a autoria do documento, tais como reconhecimento de IP, biometria, geolocalização, acesso à plataforma de assinatura por login/senha etc. Tanto essa quanto a autenticação digital têm validade jurídica garantida pela Medida Provisória 2.200/2001-2.

A assinatura digital pode ser exigida em alguns negócios específicos e a assinatura eletrônica em outros, como na assinatura de contratos de prestação de serviços, inclusive porque não exige dos demais signatários o certificado digital. Ou seja, a dinâmica de seus negócios pode pedir ambos os formatos de assinatura, a depender do contexto.

Mas e se você tivesse, em uma mesma solução, esses dois poderosos recursos de autenticação computacional (assinando de uma ou de outra forma de acordo com a natureza do documento e preferência do cliente)? É aqui que entra a assinatura híbrida.

Como funciona a assinatura híbrida?

A Docusign, pioneira no desenvolvimento da tecnologia de assinatura eletrônica e líder mundial em gestão de documentos digitais, já disponibiliza há anos esse recurso híbrido. Mediante acesso à plataforma dotada de segurança em nível bancário (criptografia avançada), o usuário se deparará com uma interface amigável para fazer a assinatura eletrônica de seus documentos em poucos minutos.

Basta fazer o upload do arquivo, indicar os campos para assinatura (com nomes e e-mails dos signatários), fixar sua firma (assinando sobre o tablet ou importando a imagem de sua grafia) e clicar em “enviar”. Em seguida, será disparado um link para o e-mail dos demais interessados. Nessa fase, é só abrir e concluir o processo.

Entretanto, o diferencial aqui é que a plataforma Docusign também é amigável para chancela via certificado digital, mediante procedimento similar ao da assinatura eletrônica. Além disso, é possível integrar a ferramenta a outros aplicativos, como Microsoft Office ou Salesforce.

Com essa flexibilidade, a empresa se torna capaz de criar um verdadeiro sistema digital, que agiliza os processos internos, reduz erros e retrabalhos, derruba os custos administrativos e, é claro, aprimora a confiabilidade do negócio. E uma organização mais veloz e transparente certamente tem vantagem competitiva no mercado.

Quando utilizar a assinatura eletrônica? E a assinatura digital?

As duas tecnologias permitem a eliminação do papel, reduzem custos, oferecem ganho de tempo e transbordam sustentabilidade ao seu negócio. Ambas são também 100% eletrônicas. O que diferencia uma da outra é, basicamente, o uso do certificado para confirmação da assinatura digital.

Considerando que não são todas as pessoas que possuem esse dispositivo (seja token ou Smart Card), essa autenticação digital pode não ser viável em tramitações que envolvam a subscrição de muitos interessados. Para essas situações, a assinatura eletrônica (que é mais simples) se torna mais apropriada.

Partindo do conhecimento de que as duas ferramentas podem ser utilizadas para assinatura de contratos de transação de bens e fornecimento de serviços (jurídicos e contábeis, por exemplo), caberá ao gestor definir a conveniência e a oportunidade de escolha de cada recurso. É essa a comodidade entregue por plataformas de assinatura híbrida, como é o caso da Docusign.

Você pode, a título de exemplo, usar assinatura eletrônica para conferir mais velocidade aos seus processos, fixando esse modelo como o oficial para registrar as comunicações entre seus clientes internos (informações que circulam entre os departamentos).

Ou seja, se o setor produtivo precisa assinar uma nova ordem de compra e enviá-la à área de suprimentos, pode fazê-lo com assinatura eletrônica. Se a diretoria de RH precisa alertar os colaboradores sobre um novo procedimento de registro de ponto, pode também assinar o memorando eletronicamente. É mais fácil e rápido.

Por outro lado, se sua empresa atua na área educacional, o fornecimento de um diploma deve conter assinatura digital, a fim de não deixar dúvidas sobre a validade do documento expedido e alinhar-se aos termos da Portaria 1.095/2018 do MEC.

Uma vez que se tenha à disposição uma solução de assinatura híbrida, serão as estratégias e o modelo de negócios que dirão, em última análise, quando utilizar cada forma de autenticação. Até porque essa tecnologia auxilia organizações de todos os portes e segmentos, de uma PME a multinacionais.

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