Análise SWOT/FOFA: o que é, para que serve e como usar?

A análise SWOT, também chamada de análise FOFA, em português, é uma ferramenta usada no mundo inteiro para obter insights de negócio e direcionar empresas no caminho certo para o crescimento.

Se você quer melhorar o desempenho de vendas e operações que consolidam negócios no mercado, este guia mostra tudo o que você precisa saber sobre a metodologia. 

Entenda aqui, em detalhes, o que é SWOT/FOFA, por que fazer e como transformar informação em estratégia. Acompanhe!

O que é uma análise SWOT?

A matriz SWOT é um método de análise empresarial que estimula o autoconhecimento do negócio, de forma clara e objetiva, para a aplicação de novas estratégias em diferentes setores.

Sua proposta é levantar as características que tornam uma organização única e as possibilidades de crescimento no mercado baseando-se nesse levantamento.

O nome da metodologia vem dos 4 pontos que serão foco da pesquisa e interpretação de dados na hora de entender um negócio. São eles:

• strengths ou forças;

• weaknesses ou fraquezas;

• opportunities ou oportunidades;

• threats ou ameaças.

A primeira letra de cada um desses elementos forma o nome SWOT. Em português, foram rearranjados para FOFA, facilitando a memorização para quem quer aplicar a metodologia em qualquer camada empresarial.

Aliás, este é o ponto mais importante da tabela SWOT: é objetiva o suficiente para que possa ser utilizada com eficiência tanto na elaboração de estratégias complexas quanto no dia a dia de gestores que não querem perder de vista suas metas.

Qual a utilidade de uma matriz SWOT?

É muito comum que empresas percam parte de seu foco estratégico quando têm de lidar com as demandas do dia a dia. Algo que ocorre tanto em metas específicas de cada departamento quanto no curso geral do negócio.

Acontece assim: o setor de vendas começa a buscar novos prospectos sem uma visão clara de seus clientes potenciais, a operação começa a criar vícios em processos pouco eficazes e os gestores C-Level demoram a perceber que a organização como um todo está patinando.

Para evitar esse tipo de problema, é preciso estar o tempo todo reavaliando e assegurando objetivos e missões, aquilo que torna sua empresa útil e relevante no mercado.

A metodologia SWOT, baseada em forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, permite um levantamento rápido e eficiente dessas questões. Assim, são abordadas tanto na grande meta de crescimento quanto nos pequenos ajustes operacionais do dia a dia.

A análise FOFA, portanto, é como o foco automático de uma lente fotográfica: ela está sempre ajustando a perspectiva de gestores de acordo com mudanças internas e externas, para manter a equipe centrada no que é mais importante.

Além disso, é fundamental para entender o core business, ou seja, o que faz do negócio único, relevante e especial para os clientes.

Quais são os componentes da matriz SWOT/FOFA?

Para entender ainda mais sobre a análise SWOT, precisamos conceituar e distinguir os 4 pontos de atenção que formam a metodologia.

Estes podem ser divididos em pares: duas letras para conhecimento interno e duas para o entendimento externo de mercado. Veja como funciona.

Ambiente Interno

As duas primeiras letras da sigla em inglês SWOT são dedicadas para um levantamento prático das características de uma organização, entendendo melhor sua identidade e proposta.

Forças (Strengths)

As forças de uma empresa são todos os argumentos que a tornam relevante para clientes e diferente de seus concorrentes. É o momento de listar tudo que ela tem que pode ser considerado vantagem competitiva.

Alguns exemplos são:

• força da marca;

• investimento em tecnologia;

• eficiência produtiva;

• equipe talentosa;

• boa gestão de indicadores;

• margem de lucro e outros.

Essas são as características positivas, que devem ser abordadas com foco no aprimoramento constante e comunicação para o público.

Fraquezas (Weaknesses)

Nenhuma empresa é perfeita e muitos gestores falham ao não darem atenção suficiente ao que mitiga as possibilidades de crescimento por não quererem admitir suas fraquezas.

Esse levantamento é fundamental para o autoconhecimento e estratetização. Algumas fraquezas comuns que profissionais encontram nesses levantamentos são:

• poucos recursos para operação;

• gargalos;

• digitalização insuficiente;

• comunicação ruim com o público;

• falta de capacitação profissional;

• baixa visibilidade de KPIs, entre outros.

Conhecer e aceitar as fraquezas é o primeiro passo para minimizar ou até eliminar os problemas que impedem o negócio de atingir seu potencial.

Ambiente externo

A segunda metade da metodologia SWOT é um olhar para fora, principalmente a posição da empresa em relação ao que o mercado oferece. É um olhar duplo, tanto para o presente quanto para o futuro.

Oportunidades (Opportunities)

Esse ponto da análise FOFA convida profissionais a enxergarem caminhos de crescimento dentro de indicadores presentes e tendências para o futuro. É quando a empresa identifica:

• novos nichos se formando;

• novos canais de comunicações e vendas;

• novas tecnologias que otimizam a operação (como a assinatura digital);

• abordagens pouco exploradas por concorrentes;

• mercados novos e outros.

A investigação de oportunidades é, muitas vezes, o primeiro passo para ideias disruptivas, que destacam marcas e as transformam em novas referências no mercado.

Threats (Ameaças)

Monitorar e entender as ameaças de mercado é se preparar para lidar com qualquer desafio objetivamente, consolidando ainda mais a marca. Exemplos comuns são:

• novos concorrentes;

• obsolescência de produtos e serviços;

• depreciação de canais de comunicação;

• crises;

• mudanças regulatórias e mais.

Quanto mais cedo são identificadas as ameaças, mais tempo a empresa tem para lidar com elas, desenvolvendo estratégias de negócios que mitigam seus impactos e, quem sabe, até as transformem em oportunidades.

Quando uma análise SWOT deve ser utilizada?

A matriz FOFA, ou SWOT, tem a seu favor a flexibilidade de uso dentro de empresas que investem em inovação e dinamismo.

Em sua aplicação mais abrangente e profunda, a metodologia é uma facilitadora para estratégias de negócios que estão começando ou precisam de uma grande reformulação para voltar a crescer.

Nesse caso, gestores se debruçam sobre pontos relevantes dentro de cada um dos pilares da matriz. Ao listá-los dentro de suas categorias, há uma visão bastante clara sobre o que deve ser abordado para que a empresa se consolide.

Mas há também inúmeras oportunidades para utilizar o FOFA no dia a dia, inclusive entre colaboradores voltados para a operação.

Sempre que eles se deparam com uma dúvida sobre forma de atuação ou têm uma nova ideia para aprimorar seu desempenho, podem voltar aos quatro pilares para relembrar seus objetivos e agir de acordo com eles.

Quais as vantagens de usar a matriz SWOT/FOFA?

Fazer análise SWOT tanto em grandes estratégias quanto em pequenas ações de rotina é manter a empresa sempre no trilho em direção aos seus grandes objetivos.

Na hora de formular a matriz, gestores conseguem, de forma prática, entender o próprio negócio: o que faz dele único, o que ele traz de diferente para o mercado e como pode ser otimizado ainda mais para aumentar o ROI.

Em seguida, a partir da implementação dessas estratégias, todos os colaboradores da empresa têm um guia fácil de consultar e entender para ajustar suas ações com proatividade e acelerar o crescimento.

Investir na abordagem é buscar consolidação. Toda marca precisa se destacar, seja por ideias inovadoras, seja por operação eficiente. A FOFA aponta caminhos para ambas as frentes na competição de mercado.

Como fazer uma análise SWOT na empresa?

Não é difícil fazer análise SWOT, mas é preciso ter atenção a detalhes, perfil investigativo e, principalmente, colaboração de todos os setores para abranger o máximo de pontos possível.

Cada caso tem suas particularidades, mas os passos a seguir são universais para criar uma tabela SWOT que traga resultados.

Defina o projeto que será analisado

O primeiro momento da análise FOFA é definir seu escopo. Algo que parece óbvio, mas que muitos gestores pulam e minam a eficiência do processo já de cara.

Embora os passos sejam basicamente os mesmos, diferentes projetos sugerem atenção em pilares e fatores distintos. Uma grande estratégia de tração de uma startup, por exemplo, precisa focar as forças e fraquezas no que é a ideia inicial, além de pensar mais no futuro quando se discute ameaças e oportunidades.

Já um novo projeto dentro de uma empresa estabelecida deve focar bastante em forças e fraquezas operacionais, além de buscar ameaças e oportunidades mais imediatas.

A matriz é a mesma, mas como você a preenche depende muito do tamanho e do objetivo da sua próxima estratégia.

Mapeie diversos fatores internos e externos

Com o escopo definido, é hora de levantar os pontos que se encaixam em cada uma das letras da matriz SWOT. Um trabalho similar ao brainstorming, mas direcionado pelos 4 pilares.

Aqui é interessante contar com a participação de toda a empresa. Muitas vezes, forças e fraquezas são identificadas em processos específicos que ficam invisíveis aos gerentes gerais. Uma oportunidade pode surgir de um vendedor antes que seus gestores percebam.

É importante não limitar as ideias. Colete todo tipo de opinião e as reúna em um documento cooperativo. Isso vai enriquecer ainda mais a análise.

Organize os fatores nas seções da matriz SWOT

Depois da fase de coleta, é hora de organizar a matriz. Não é à toa que a metodologia é, muitas vezes, referida como tabela SWOT. É literalmente o que deve ser feito.

Crie a tabela e adicione nas colunas correspondentes cada Força, Fraqueza, Oportunidade e Ameaça como uma lista de fácil visualização.

Ao se afastar, com uma visão geral da FOFA, você vai começar a notar padrões e correlações entre as colunas. É quando a mágica acontece e muitas questões estratégicas começam a ficar claras.

Avalie a viabilidade do projeto com base na matriz

Debruçando-se sobre a tabela FOFA, os gestores da empresa podem colocar à prova o novo projeto em relação à sua viabilidade de implementação e probabilidade de sucesso.

Estratégias que funcionam partindo da SWOT precisam abordar os 4 pilares da seguinte maneira:

• realçar e aprimorar as Forças;

• mitigar e corrigir as Fraquezas;

• perseguir e atacar as Oportunidades;

• monitorar e se adaptar às Ameaças.

Coloque em prática ou descarte

Com toda a análise concluída, é hora de responder à pergunta principal no novo projeto: essa estratégia é viável e positiva para a empresa?

Se a resposta for "não", você já tem a base que precisa para ajustar o plano atual ou criar um novo. Já se a resposta for "sim", a empresa tem em mãos o caminho para crescer no mercado, levando em consideração todos os fatores que podem influenciar em seu sucesso.

Exemplo de aplicação da matriz SWOT

Para terminar este guia, vamos apresentar um exemplo simples e prático sobre como a análise SWOT pode ser aplicada no mercado. Faremos isso usando uma empresa de contabilidade.

Imagine que esse negócio esteja passando por um momento de estagnação. Os clientes não estão subindo, está ficando mais difícil cumprir prazos e o preço não é mais competitivo para bater de frente com a concorrência. Ao fazer a tabela, os gestores chegam ao seguinte cenário:

• Forças — equipe bem capacitada, bom atendimento, boa taxa de retenção, atualização em relação a leis e regulamentos, marca percebida como confiável;

• Fraquezas — maioria dos clientes locais, dificuldades de prospecção, demora na elaboração de contratos de serviço, baixa eficiência produtiva, pouca adesão tecnológica;

• Oportunidades — novos canais de comunicação para ampliar o alcance da marca, novas tecnologias para acelerar a operação, cursos para especialização e treinamento de novos talentos;

• Ameaças — digitalização acelerada do mercado, novas exigências governamentais, padrões ainda maiores de qualidade com mudanças como a Lei Geral de Proteção de Dados.

Como você pode ver, a simples disposição desses fatores em uma tabela melhora muito a visualização do que precisa ser feito como estratégia para continuar crescendo.

Nesse caso, a escolha da firma de contabilidade é investir em tecnologias como plataformas e soluções de gestão de contratos, além da assinatura digital. Aliando isso a uma estratégia de marketing voltada para redes sociais, conseguem atingir um novo público, ao mesmo tempo em que otimizam o serviço, com preços e prazos mais atraentes.

É um exemplo simples, mas que resume bem tudo o que você viu até aqui. A matriz SWOT é uma ferramenta de análise e aplicação de estratégias, que dá uma visão mais objetiva do que torna um negócio único e aponta caminhos viáveis para consolidação de mercado.

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