5W2H: o que é, para que serve e como utilizar no negócio

Colocar em prática algumas metodologias que facilitam a gestão de negócios é uma escolha inteligente e que pode causar fortes impactos na rotina organizacional. O método 5W2H é um exemplo simples, mas muito estratégico para gerenciar projetos.

O 5W2H vai trazer 7 questões essenciais que um plano de ação precisa responder. Com essas ideias, é possível definir as estratégias fundamentais para dar vida a um projeto e garantir que os processos ocorram de maneira fluida.

Quer saber mais sobre a ferramenta 5W2H? Então acompanhe o artigo e saiba como aplicar esse método simples, eficiente e vantajoso nos seus negócios - e como soluções de assinatura eletrônica e CLM ajudam na aplicação de métodos e na sua jornada de transformação digital. Boa leitura!

O que é o modelo 5W2H?

O modelo 5W2H é uma ferramenta de gestão prática, com aplicação na organização e no planejamento de projetos. O objetivo desse método é fazer o gestor responder 7 perguntas cruciais para estruturar ações e tomar decisões estratégicas.

Com o 5W2H também é possível estabelecer os parâmetros para que um plano de ação seja executado. Com isso, definir prazos, responsáveis por cada etapa, atividades a serem feitas, status e profissionais envolvidos no projeto.

A partir da visualização do que é necessário ser feito, os colaboradores podem ter mais direcionamentos para executar as tarefas corretamente. Além disso, os líderes podem passar as instruções com mais clareza e garantir menos erros, mais agilidade e mais produtividade nas equipes.

Quais são os elementos do 5W2H?

Para entender o 5W2H é necessário conhecer os 7 elementos que baseiam a sigla:

• what (o quê)? — que representa qual projeto será realizado;

• why (por quê) — que define os objetivos de realizar o projeto;

• where (onde)? — que estabelece o local em que o projeto será realizado;

• when (quando)? — que estabelece prazos e ajuda a montar o cronograma para a realização do projeto;

• who (quem)? — que atribui as responsabilidades às pessoas envolvidas no projeto; 

• how (como)? — que planeja os métodos e o processo para executar o projeto;

• how much (quanto)? — que calcula os custos para realizar o projeto.

Em quais situações o 5W2H pode ser aplicado nos negócios?

O método 5W2H pode ser aplicado nas mais variadas atividades do negócio. Essa é uma ferramenta versátil e que se alinha a diversos setores empresariais, trazendo benefícios para a gestão em processos.

Em geral, o 5W2H terá uma aplicação útil quando o cenário envolve:

• gerenciamento de projetos;

• planejamento estratégico;

• gestão orçamentária;

• resolução de problemas;

• lançamento de produtos;

• mudanças na administração de setores e processos;

• controle de qualidade.

Vale a pena destacar que a ferramenta 5W2H também pode ser mesclada a outros métodos eficientes e que impulsionam os resultados do negócio, como a metodologia 5S, Kanban, Canvas e muitos outros.

Outro exemplo de aplicação estratégica do modelo 5W2H é associado às tecnologias. Com a aceleração da digitalização de processos é possível otimizar prazos e tarefas, facilitar a comunicação e reduzir erros. 

Exemplo de uso do modelo 5W2H

Usando ainda o exemplo da assinatura eletrônica, imagine que a empresa está fechando um contrato com novos clientes e deseja acelerar esse processo. Para isso, cria um projeto com a equipe que, segundo o modelo 5W2H, responde às seguintes perguntas:

• what? (responder à ação que deve ser executada) — assinar 5 contratos;

• why? (responder os objetivos e a motivação da execução) — garantir novas vendas;

• who? (responder quem são os responsáveis pela execução do projeto) — novos clientes;

• where? (responder onde será executada cada tarefa) — de forma eletrônica;

• when? (responder o prazo para a execução da tarefa) — nos próximos 7 dias;

• how? (responder como a tarefa será executada) — por meio de plataformas digitais de assinatura de contratos, como a Docusign;

• how much? (responder à estimativa do valor do projeto executado) — a partir de R$ 105 por mês.

É possível formular esse mesmo raciocínio com melhores recursos de visualização. A tabela, por exemplo, simplifica essa atividade. Confira o exemplo a seguir:

Como fazer o modelo 5W2H?

Para colocar a metodologia 5W2H em prática, é importante criar um modelo simples, objetivo e prático de ser preenchido e visualizado. Quanto mais organizadas estiverem as informações, mais fácil será para aplicar a ferramenta e utilizá-la de maneira fluida.

Muitas pessoas gostam de usar tabelas ou listas para gerenciar as informações e facilitar a visualização. Em equipes com muitas pessoas envolvidas, quanto mais diretas forem as instruções, menos chances de erros.

Depois de escolher o modo de visualização do modelo 5W2H, seja digital, seja físico, é hora de começar a preencher as respostas das perguntas, com o seguinte passo a passo:

• defina o objetivo do uso do método 5W2H, ou seja, o projeto em que será aplicado;

• reflita sobre cada pergunta;

• escolha palavras concisas, mas detalhadas o suficiente para que todos compreendam as respostas;

• crie status de andamento de cada tarefa para que toda a equipe acompanhe o andamento dos processos em tempo real;

• permita fazer ajustes conforme imprevistos, novas necessidades ou tendências surjam;

• faça reuniões periodicamente para atualizar a equipe, conferir o andamento e fazer as melhorias necessárias;

• estabeleça KPIs para facilitar o acompanhamento do desempenho da execução das tarefas;

• ouça atentamente e solicite feedbacks da equipe.

Quais são as vantagens de usar o quadro 5W2H?

A aplicação da matriz 5W2H tem uma série de vantagens associadas para os negócios. Além de ser um método simples e que pode ser produzido nos diferentes setores da empresa, o quadro oferece os benefícios citados a seguir.

Clareza no planejamento

O método 5W2H facilita a visualização das tarefas a serem executadas. Com isso, traz a definição clara das atividades a serem realizadas e a melhora da comunicação entre as equipes.

Redução de erros e desperdícios

Com a clareza no planejamento, também é possível reduzir erros e desperdícios. Afinal, a ferramenta é útil para instruir todos os colaboradores sobre as atividades que devem ser feitas e o modo de execução de cada uma delas.

Aumento da lucratividade

A ferramenta é simples, barata e prática de ser implementada na empresa. Como retorno, traz a melhoria na gestão de tempo, da eficiência, do controle sobre os recursos e da produtividade nas equipes. Além disso, reduz erros e riscos de refação. Consequentemente, promove melhor retorno dos investimentos feitos.

Acelera a tomada de decisão

O método 5W2H também é excelente na otimização de processos e na compreensão do cenário da empresa. Com isso, favorece tomadas de decisões mais ágeis e mais eficientes para atingir os objetivos do negócio.

Versatilidade

O quadro 5W2H também pode ser adaptado a modelos empresariais de diferentes portes e em diversos setores de negócios. Com isso, facilita a implementação de novos modelos, projetos e ideias para as mais variadas empresas.

Organização das etapas

Projetos com processos longos ou que envolvem muitas pessoas podem se beneficiar ainda mais do 5W2H, justamente porque o método ajuda na organização das etapas. Sendo assim, é possível acompanhar o andamento de cada tarefa e identificar o momento ideal para dar início à próxima fase do projeto.

Por que usar o 5W2H no meu negócio?

Após entender o que é a ferramenta 5W2H, quais são os seus elementos, como fazer essa matriz, onde e como pode ser aplicada a metodologia, é possível reconhecer as vantagens de otimizar processos e melhorar a gestão de projetos com essa ideia. Afinal, investir em organização e eficiência é sempre a melhor escolha para as empresas que visam ao sucesso.

Nesse contexto, os investimentos são de baixo custo para a implementação do método, mas os retornos podem ser altos. Isso porque, com esse quadro de visualização das principais demandas de um projeto, é possível tomar decisões estratégicas com muito mais agilidade, facilidade e objetividade.

Outro ponto que merece ser destacado é que o método 5W2H ajuda a alinhar as ações com os objetivos da empresa. Assim, a cada etapa realizada de um projeto, é possível avaliar se as metas definidas no começo estão sendo alcançadas ao longo do tempo.

Em outras palavras, conhecer o que é 5W2H e colocar em prática essa metodologia é uma forma de tornar a gestão de projetos mais ágil, mais eficaz e muito mais eficiente. Desde o planejamento até a execução podem ser beneficiados com esse modelo, e a empresa pode conquistar excelentes resultados com técnicas estratégicas.

Sendo assim, vale a pena explorar novas metodologias e investir em métodos inovadores, que transformam as rotinas do negócio. Com a digitalização e automação de processos, otimização de tarefas e gerenciamento de projetos, com o 5W2H e várias outras ferramentas estratégicas, a sua empresa alcança cada vez mais objetivos para conquistar um crescimento orgânico e sustentável.

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