6 perguntas frequentes sobre o CLM

Se sua função envolve qualquer aspecto do processo de contrato, você provavelmente já ouviu falar de soluções de gerenciamento do ciclo de vida dos contratos ou CLM. Você pode estar ciente de que o CLM pode ajudar a lidar com desafios comuns nos processos de contratos, como visibilidade de status, controle de versão ou envio de contratos para a parte certa na ordem certa. Mas o que é o CLM exatamente e como você sabe se sua organização poderia se beneficiar dele?

Conversamos com clientes do Docusign CLM para descobrir como eles navegaram pelo processo de avaliação do CLM e pelas perguntas comuns que tiveram. Assista ao vídeo para saber mais:

Perguntas frequentes sobre o CLM

1. Como você sabia que sua organização precisa do CLM?

Uma forte indicação de que sua organização poderia se beneficiar do CLM é se houver frequentemente gargalos em seu processo de contratos. Você observa que os contratos de sua equipe ficam frequentemente estagnados nos estágios de geração, aprovação ou assinatura, criando um processo lento e uma experiência ruim? Veja o que diversos clientes da Docusign descobriram que os levaram a considerar o CLM.

"Nossa empresa já usava o Salesforce há cerca de cinco anos e viu que não estava utilizando o sistema em suas plenas capacidades, então precisava trazer um administrador do Salesforce e me contrataram. Precisei de apenas um ou dois meses para perceber que as pessoas estavam usando o sistema em processos manuais que consumiam tempo para gerar documentos. Isso consumia muito tempo e, quando descobrimos inicialmente a assinatura eletrônica com o Docusign, pensamos: deve haver uma maneira mais fácil de preencher previamente esses documentos com o Salesforce e tudo aconteceu a partir disso. Pesquisamos e encontramos os produtos CLM." – Kim Wargo, FineMark Bank

"Antes da pandemia, havíamos conversado sobre alguns problemas nos processos de elaboração de contratos que estávamos tendo. Havia muitos processos manuais, então começamos a pensar sobre algumas soluções de tecnologia que poderiam nos ajudar nessa questão. É claro que a pandemia acentuou nossa situação e deu andamento a muitos assuntos. Formos forçados a colocar a maior parte de nossa mão de obra remotamente e ainda éramos muito dependentes de processos em papel e assinaturas de próprio punho. Decidimos usar o Docusign eSignature e, então, percebemos os problemas que estávamos tendo com contratos gerenciados por e-mail." – Mick Mitchell, Autoridade de Saúde de Oregon

Saiba mais sobre como avaliar se sua organização pode se beneficiar do CLM.

2. Como convencer os outros em sua organização de que o CLM é uma prioridade? 

Se você gerenciar qualquer parte do processo de contratos regularmente, provavelmente está familiarizado com os desafios que um processo de contratos manual e descentralizado pode criar. Mas sua liderança pode não estar ciente do impacto desses desafios. Como conscientizar as pessoas sobre a necessidade do CLM e o impacto que pode ter nos negócios?

Veja como clientes da Docusign obtiveram apoio para o CLM em suas organizações:

"O processo de convencimento dos outros envolveu descrever os benefícios da solução da melhor maneira que eu podia em termos leigos. A maneira como posicionei o processo de compra internamente foi afirmando que essa solução é adequada para a empresa, pois estamos tentando enxugar os processos, torná-los mais rápidos, ao mesmo tempo que mantemos a conformidade e a segurança. Podemos eliminar diversas plataformas de inserção de dados, eliminar erros de digitação ou erros de documentação errada. Por estarmos envolvidos em uma indústria na qual conformidade e regulamentações são imprescindíveis, isso teve grande impacto na comissão de compras." – Kim Wargo, FineMark Bank

"Havia algumas preocupações sobre assegurar que tudo era legal e vinculante, mas a Docusign era totalmente certificada e apaziguou esses questionamentos de forma incrivelmente rápida. Precisávamos nos mexer rapidamente devido à pandemia e como tornou nossos processos mais lentos. Mostrar os recursos e o efeito que o CLM poderia ter em nosso tempo de produtividade foi o fator mais importante" – Mick Mitchell, Autoridade de Saúde de Oregon

Encontre mais orientações sobre como montar um caso de negócios para o CLM neste eBook.

3. Quais são os principais desafios que uma implementação do CLM pode te ajudar a enfrentar?

A Docusign pesquisou profissionais de elaboração de contratos global recentemente e descobriu que alguns dos desafios mais comuns no envio de contratos incluem:

• Coleta de assinaturas no prazo 

• Reassinatura de documentos devido a erros 

• Assinatura na ordem certa 

• Tempo de envio 

• Visibilidade da atividade/status do documento 

• Verificação da identidade do signatário 

Veja a seguir os desafios específicos que um cliente da Docusign estava tentando resolver quando começou a considerar uma solução CLM:

"Nosso processo de contratos antes do CLM era muito lento, se compararmos. Havia muita bagunça ocultada que precisava ser gerenciada e organizada. Havia ainda uma falta de transparência em geral devido a nosso processo que era gerenciado principalmente por e-mail. A maior parte de nossos negócios é realizada por meio de elaboração de contratos e, com um tempo médio de assinatura de contrato de mais de 90 dias, estava chegando ao ponto em que algo precisava ser feito." – Mick Mitchell, Autoridade de Saúde do Oregon

4. A quais outros sistemas de negócios as soluções CLM se integram? 

Algo que é exclusivo do processo de contratos é que envolve diversos departamentos da organização. No entanto, os sistemas que cada departamento usa não costumam estar conectados uns aos outros. Por exemplo, uma carta de oferta de RH é iniciada no RH (HCM) e, antes de poder ser enviada, o financeiro talvez tenha de aprová-la (ERP). E, depois de assinada, o departamento de TI deve provisionar o novo funcionário (ServiceNow). Se esses sistemas diferentes não estiverem conectados, isso pode resultar em muito trabalho duplicado (e possibilidade de erro) à medida que informações de contratos são reinseridas em cada sistema.

Veja a seguir as integrações que os clientes da Docusign priorizaram como parte de seu processo de consideração do CLM:

"A Docusign oferece uma integração com o Salesforce, o que era extremamente importante para nós, estamos pensando em fazer upgrade para a versão mais nova do CLM e ao mesmo tempo adquirir o Apps Launcher, que será importante para que possamos criar personalização e fluxo de documentos." – Kim Wargo, FineMark Bank

Devido à integração harmoniosa entre o Salesforce e o Docusign CLM, Kim Wargo foi capaz de montar 100 modelos de documentos em apenas três semanas, um processo que teria levado mais de três meses com seu sistema anterior. Agora, pacotes de confiança, que podem consistir em até 45 documentos, precisam de apenas 30 minutos para serem criados, em vez de 4 a 5 horas, tempo que levava anteriormente.

O FineMark também utiliza uma integração de API com o nCino, para que a negociação do empréstimo e a conclusão do contrato ocorram em um mesmo sistema.

5. Como escolher um fornecedor de CLM?

Você pode estar familiarizado com os benefícios do CLM, mas nem todas as soluções são iguais. É importante encontrar uma que atenderá às suas necessidades agora e no futuro. A lista de verificação abaixo detalha alguns dos recursos mais importantes a serem considerados ao avaliar soluções CLM.

• Fluxos de trabalho configuráveis: Esse é o centro da automação que o CLM oferece, então, não se esqueça de se aprofundar nessa área. Procure uma solução que permita criar fluxos de trabalho personalizados com flexibilidade suficiente para atender às suas necessidades específicas.

• Recursos de geração de documentos: Encontre uma solução que permita criar modelos pré-configurados que puxem dados e linguagem pré-aprovada automaticamente para os contratos.

• Integrações: Sua organização terá mais probabilidade de usar o CLM quando ele funciona com sistemas que vocês já usam. Busque uma solução que possa se integrar aos seus principais sistemas de registros, como o Salesforce, o NetSuite ou o SAP Ariba.

• Segurança: O ideal é que a solução seja certificada pelas principais normas regulatórias e da indústria, como ISO 27001:2013, SOC 2 e FedRAMP.

• Repositório centralizado: Encontre uma solução que armazene contratos em um repositório controlado por permissão, levando a uma melhor organização, pesquisa e acesso.

• Facilidade de implementação: Selecione uma solução que esteja dentro de seu orçamento e prazo. Quanto mais personalização precisar, mais investimento deverá ser esperado.

• Suporte e serviços: Suporte e serviços são críticos para conseguir fazer tudo da maneira certa e devem ser analisados minuciosamente para assegurar o sucesso.

Veja a seguir como alguns clientes da Docusign abordaram o processo de seleção de fornecedor:

"Na verdade, eu usava o Docusign para assinatura eletrônica e outra solução CLM para a geração de documentos e o fornecedor que eu utilizava era relativamente pesado e levava muito tempo, além de ser muito complexo para criar fluxos de trabalho e colocá-los em uso. Havia muito a se fazer no back-end e, como o único administrador em nossa organização, eu precisava de um software que tivesse a funcionalidade complexa, mas que fosse mais leve e ágil de usar.

Como já usávamos o Docusign e confiávamos na organização, decidimos mudar nossos casos de uso do CLM especificamente devido aos fluxos de trabalhos mais robustos e flexíveis que são tão fáceis de implementar. O Docusign CLM possui uma criação de fluxo de trabalho ágil que o destaca em relação a nosso fornecedor de CLM anterior, além de uma integração com o Salesforce extremamente fácil. A maneira leve e ágil com a qual o software funciona enquanto soluções concorrentes geralmente são pesadas e requerem uma quantidade significativa de configuração no back-end coloca o DS CLM em evidência." – Kim Wargo, FineMark Bank

"Havíamos analisado alguns concorrentes do Docusign em nosso processo de avaliação e o que descobrimos foi que não havia o mesmo nível de flexibilidade nos sistemas que precisávamos para estar confiantes em relação a nosso caso de uso.  O Docusign se destacou devido à facilidade de uso, à flexibilidade nos fluxos de trabalho e, ainda, ao nível de confiança da marca. Além disso, a assinatura eletrônica do Docusign é bem conhecida e é uma marca respeitada. A confiabilidade da organização nos forneceu confiança na escolha." – Mick Mitchell, Autoridade de Saúde do Oregon

6. Como é possível mensurar o ROI com base no CLM?

As soluções de gerenciamento do ciclo de vida dos contratos automatizam e padronizar o processo de contratos. Com os principais gargalos eliminados, o processo de contratos é acelerado e as negociações são fechadas com mais rapidez, agilizando o tempo para recebimento de receita. Benefícios comuns incluem:

• Eficiência melhorada 

• Redução de riscos

• Redução das taxas de erros

• Aumento da produtividade

• Maior visibilidade

• Melhor experiência

Veja a seguir alguns dos benefícios que ouvimos de nossos clientes sobre o ROI que observaram após a implementação do Docusign CLM:

"Os tempos de produtividade no processo de elaboração de contratos em papel variavam de 60 a mais de 100 dias para concluir uma solicitação de contrato. Agora, nossa meta é 60 dias ou menos para novos contratos e 30 dias ou menos para emendas de contratos. Reduzimos muito a quantidade de tempo que gastamos gerenciando nossos contratos em geral com a automação que o Docusign CLM fornecer." – Mick Mitchell, Autoridade de Saúde do Oregon

"Reduzimos um processo de integração que costumava levar horas ao clique de um botão, o ROI com o Docusign CLM foi imediato e economizou tempo e dinheiro desde o início." – Kim Wargo, FineMark Bank

"O Docusign CLM me permitiu ser extremamente orientada a serviços com a minha equipe, a um custo baixo. Estou trabalhando mais rápido e de modo mais colaborativo, isso se deve à simplificação de nosso ciclo de vida de contratos, transformando processos analógicos desatualizados, como rastreamento de locação, em um fluxo de trabalho digital automatizado que economiza tempo para os funcionários e reduz a dependência da equipe jurídica." – Drybar

Para saber mais sobre o CLM da Docusign fale com um dos nossos especialistas