電子署名で外部ライターとの契約や人事関連の合意取得を効率化

家のポストに配達された新聞と広告の分厚い束 - かつてインターネットが（一般的では）ない時代、地元スーパーの特売情報をはじめ、不動産から求人、新店舗のお知らせまで、得られる地域の情報の多くは新聞の折り込みチラシからでした。平成、そして令和のネット時代のいま、情報のほとんどはスマホから取得することができ、パソコンでさえ一昔前のツールになっています。しかし、地元密着の細かい情報を得るとなると、まだ折り込みチラシに分があるようです。

2016年に設立された株式会社ロコガイドが提供する「トクバイ」は、折り込みチラシの情報量の充実と、ネットによる情報の取り扱いの便利さを両立させたオンライン版のチラシサービスです。トクバイは App Ape Award で新人アプリ大賞を受賞しており、「生活者視点」「新しいチャレンジを続ける」をモットーとしています。

全国各地のフリーライターとの契約をドキュサインで

同社が情報を提供するチャネルは主に2つあり、1つ目はデジタルチラシの「トクバイ」、2つ目は「トクバイニュース」です。スマホで全国47都道府県のチラシを無料で見ることができるトクバイは、全国チェーンの大手スーパーから地元の個人商店の情報までカバーし、スーパー・ドラッグストアでは掲載数 No.1 を誇っています。「わくわくする買い物で、ちょっといい日常」をコンセプトに、毎日の買い物で気になる情報や、ちょっと得する情報を提供する「トクバイニュース」は、全国各地のフリーライターが記事を執筆しています。

同社経営管理本部 経営管理部の片岡玄一氏は、「トクバイニュースは、全国各地のフリーライターと契約し、彼らから記事を送ってもらっています。このライターとの契約でドキュサインを利用しています。1つ1つの契約は小口ですが、著作権に関わりますし、また下請法の法規制に対応した発注をしなければなりません。契約件数が多いので、かねてから電子署名で行いたいと思っていました」と導入の経緯を振り返ります。

価格と機能の豊富さからドキュサインを選択

電子署名ソリューションを選ぶ際はドキュサインをはじめ、様々な電子署名ツールを比較した同社。片岡氏はドキュサインを選択した理由として、1) 価格が1番安く、費用対効果が出しやすい、2) 機能が豊富、3) 使い勝手がよい、の3点を挙げます。

「機能に関しては、例えばサインの日付を自動で追記するなど、ドキュサインを使えばやりたいことがほぼ全て実現できます。価格体系も、エンベロープ（電子封筒）ごとの費用なので年間予算が立てやすいですし、海外との契約が発生した場合、世界中で利用されているドキュサインは圧倒的に便利ですよね」。

「機能に関してさらにあげると、例えばテキストボックスの入力制限がかけられるので年月日などの入力を正確なフォーマットで求めることができる、手書きが簡単、エンベロープ単位の契約ができユーザーアカウント数に制限がない、テンプレートのアクセス権限をコントロールできる、テンプレートしか使えないユーザーを設定できるので間違った使われ方を防ぐことができるなど、ドキュサインは様々な機能を搭載しています。全て当たり前の機能であるように見えますが、実際にこれらが全て実装されているツールはドキュサイン以外はありませんでした」。

その他に、一括送信機能も活用している同社。「インスタグラマーに依頼書を送信した際は本当に役立ちました。契約しているインスタグラマーの数が多いので、1つ1つ送信しているとラチがあきません。また、人事関連でも、全社員から同意を取る際にドキュサインを活用しています。一括送信機能を活用することで1件1件行う必要が無くなり、業務効率が大きく向上しました」と片岡氏はドキュサインの豊富な機能を評価します。