紙と電子のいいとこ取り！ドキュサインの「印刷署名機能」で契約締結のボトルネックを解消

ビジネスにおいて、契約は企業活動の根幹であり、その締結プロセスは効率的かつ円滑に進められることが重要です。近年、デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進により、契約業務においても電子化の波が押し寄せており、多くの企業が電子署名の導入によるメリットを享受し始めています。

しかしながら、電子署名を導入しようとする企業の中には、取引先の事情によって電子化をスムーズに進められないという課題を抱えているケースが少なくありません。

「電子署名を始めたいけれど、取引先がまだ対応していない…」「取引先によっては紙の契約書での締結を求められるため、電子と紙の契約書が混在し、管理が煩雑になっている…」

このような経験をお持ちのお客様にとって、ドキュサインの印刷署名機能は、まさに現状の課題を解決し、理想的な契約締結プロセスを実現するためカギとなります。

印刷署名機能を必要とする顧客の課題

電子署名の導入を検討するお客様は、業務効率化、コスト削減、セキュリティ向上といった明確な目的をお持ちですが、導入過程で次のような課題に直面することがあります。

• 取引先の対応が遅れている: 取引先が電子署名システムを導入していない、または利用に抵抗があるため、電子的な締結を提案しても受け入れてもらえない。特に、中小企業やITリテラシーの高くない企業との取引においては、このような状況が頻繁に発生します。

• 社内規定や業務フローの壁: 取引先の社内規定や業務フローにより、依然として紙面での押印や署名が必須とされている。新しいシステムや手続きの導入には時間がかかるため、すぐに電子署名に切り替えることが難しい場合があります。

• 紙の契約書による手間と時間の浪費: 電子署名に対応できない取引先との契約においては、紙の契約書を作成し、印刷、製本、押印、郵送といった手間と時間がかかってしまう。これは、電子署名本来のメリットを享受できないというフラストレーションに繋がります。

• 契約書管理の煩雑さ: 電子署名で締結した文書と紙で締結した文書が混在することで、契約書の管理が煩雑になり、保管場所の確保や検索に手間がかかる。また、管理方法が異なることによる人的ミスのリスクも高まります。

これらの経験は、お客様が本来目指していた契約業務の効率化を妨げ、DX推進の足かせとなる可能性があります。

印刷署名機能によってユーザーが得られるメリット

ドキュサインの印刷署名機能は、上記のような課題を解決し、弊社のユーザーに以下のような重要なメリットをもたらします。

• 電子化率の大幅な向上: 電子署名に抵抗のある取引先に対しても、紙面での署名という柔軟な選択肢を提供することで、電子署名への移行を促進し、ほぼ全ての契約を電子的に管理することが可能になります。これにより、**電子化率100%**を目指すことも現実的になります。

• 契約締結リードタイムの短縮: 紙の契約書で必要だった印刷、郵送、返送といった物理的なプロセスが不要となり、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。これにより、ビジネスチャンスを迅速に掴むことが可能になります。

• 契約管理業務の効率化: 紙と電子の契約書を別々に管理する手間がなくなり、全ての契約データをドキュサインのプラットフォーム上で一元的に管理できます。これにより、検索性の向上、保管コストの削減、人的ミスの低減が期待できます。

• 取引先に合わせた柔軟な対応: 電子署名と紙面契約の両方に対応できるため、取引先の状況や要望に合わせて最適な締結方法を選択できます。これにより、取引先との良好な関係を維持しながら、電子化を推進できます。

• 二元管理の解消: 紙の契約書と電子データを別々に管理する手間やリスクから解放され、よりシンプルで効率的な契約管理体制を構築できます。

印刷署名機能によってユーザーの取引先が得られるメリット

ドキュサインの印刷署名機能は、弊社のユーザーだけでなく、その取引先にも多くのメリットを提供します。

• 既存の業務フローを変える必要がない: 電子署名システムを導入していない取引先でも、これまで通りの印刷、署名、返送という慣れた手続きで対応できるため、新たなシステムや操作を覚える必要がなく、負担を感じずに契約を締結できます。

• 契約方法を選択できる: 電子的な締結に対応できる場合はそちらを選択できますし、難しい場合は紙面での対応を選択できるため、自社の状況に合わせて柔軟に対応できます。

• 心理的な抵抗感の軽減: 電子署名に不安を感じる取引先にとっては、慣れ親しんだ紙面での手続きを選択できるという安心感があります。

印刷署名機能の利用手順

印刷署名機能の利用は簡単です。送信者は通常通り電子署名を送信し、受信者は通知メールから「印刷して署名」を選択。印刷した文書に署名・捺印後、スキャンまたは撮影してアップロードし、完了となります。

1.通知メールを開封後、画面上部の【▽】をクリックし、【印刷して署名】を選択。

2.表示された画面で【アップロード】をクリックして続行します。

3.【ダウンロード】をクリックして契約書ファイルを出力し、通常通り紙面に署名捺印します。

4.署名捺印済みのファイルを再度アップロードし、【完了】ボタンを押します。

5.確認画面で【完了】を押すと処理が完了します。

まとめ

ドキュサインの印刷署名機能は、電子署名の利便性と紙面契約の安心感を両立させることで、電子署名導入における課題を克服し、全てのお客様と取引先にとって最適な契約締結プロセスを提供します。

まだ電子署名の導入に課題を感じているお客様、ぜひドキュサインの印刷署名機能を活用して、契約業務のDXを加速させてください。

この機能の活用方法や実際に活用されている案内時メールの作成方法については是非営業担当者までご相談ください。