Signature électronique PDF : comment procéder avec Docusign ?

La dématérialisation des documents prend de plus en plus de place au sein des entreprises. Dans ce contexte, la signature électronique devient un atout majeur. Mais alors, comment choisir la meilleure solution de signature en ligne ? Quel processus suivre pour signer un document PDF rapidement ? Découvrez comment apposer une signature électronique PDF avec Docusign !

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

La signature électronique est l'équivalent de la signature manuscrite pour les documents dématérialisés sous format PDF, Word, Excel… Contrairement à une signature numérique (aka une photo ou un scan de signature manuelle), la signature électronique utilise des procédés cryptographiques afin de garantir l’identité des signataires et l'intégrité des documents signés.

Voici ainsi ce que nous révèle le second alinéa de l'article 1367 du Code civil :

“Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'État.”

Lorsque ces conditions d’authenticité et d’intégrité sont respectées, la signature électronique possède une valeur juridique reconnue dans tous les pays de l’Union européenne. La signature électronique qualifiée possède même la même force probante que la signature manuscrite.

Pourquoi l’utiliser pour signer pdf en ligne ?

Gain de temps

L’un des premiers avantages de la signature électronique est le gain de temps. En éliminant les étapes liées à l’impression, la signature physique, l’envoi postal ou même les déplacements, la signature électronique permet de signer un PDF en quelques minutes seulement. Chez Docusign, on estime ainsi à 15 minutes ou moins le temps nécessaire pour signer 44 % des accords.

Réduction des coûts

En plus du temps gagné, la signature électronique permet de réduire les dépenses. Vous le savez, l’impression de documents électroniques, leur acheminement par voie postale et leur archivage physique représentent un coût non négligeable. Avec la signature électronique, ce dernier se réduit considérablement. Pour cause, tout se fait en ligne. Chez Docusign, on estime ces économies à 33 € par document en moyenne.

Par ailleurs, ce modèle sans papier permet de réduire l’empreinte écologique. Un atout de plus dans le cadre des démarches de responsabilité sociétale des entreprises (RSE).

Conformité aux réglementations

En Europe, le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) assure la valeur légale des signatures électroniques. De même aux États-Unis avec les normes ESIGN (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) et UETA (Uniform Electronic Transactions Act).

Ces réglementations offrent la sécurité juridique nécessaire, quel que soit le type de document signé. Autrement dit, elles assurent la validité et la reconnaissance de vos signatures électroniques, en cas de recours légaux.

Amélioration de l’expérience client

Au-delà des avantages internes, la signature électronique joue un rôle crucial dans l'amélioration de l’expérience client. Pour cause, dans un monde où la rapidité et la simplicité sont des attentes fortes, pouvoir signer des documents à distance et instantanément est un véritable atout.

Quelles étapes pour signer électroniquement un PDF ?

Étape 1 : Choisir un outil adapté

Le premier prérequis pour signer un PDF est d'avoir le bon outil de signature électronique. S’il existe de nombreuses solutions en ligne, voici quelques critères pour les départager :

• Sécurité

  : l’outil doit garantir la protection de vos documents et de vos données via un chiffrement adéquat.

• Conformité légale

  : l'outil doit respecter les normes en vigueur comme le règlement eIDAS (Europe) et le ESIGN Act (États-Unis).

• Facilité d’utilisation

  : l’outil doit être intuitif, avec une interface simple pour signer rapidement vos documents.

• Compatibilité

  : au-delà des PDF, assurez-vous que l'outil peut gérer d’autres formats couramment utilisés dans votre organisation.

Pour tout ça, nous vous recommandons l’outil Docusign eSignature.

Étape 2 : Importer et signer le document PDF

Une fois sur le logiciel, vous pouvez importer un PDF existant ou bien en créer un grâce à Docusign Gen. Dans tous les cas, vous transmettez ensuite ce document électronique à faire signer à vos clients.

Du côté signataire, vous recevez un mail de demande de signature électronique. En plus de l'e-mail, vous pouvez aussi recevoir un SMS grâce à la fonction SMS de Docusign eSignature. Le processus de signature varie alors en fonction des options choisies par l'expéditeur. Toutefois, il est fort probable que vous ayez à suivre les étapes suivantes :

• Cliquer sur “Consulter le document”

  .

• Lire la déclaration de divulgation

  , puis accepter d'utiliser la signature électronique.

• Remplir les champs obligatoires

  , comme le nom, prénom, l’adresse… Cela permet de prouver l’identité numérique et d’accéder au document.

• Lire le document à signer

  . Ce dernier doit être consulté dans son intégralité afin de valider ce qu'on appelle le “consentement éclairé”.

• Apposer votre signature

  aux endroits requis sur le document, puis cliquer sur “Terminer”. L'horodatage indique alors une date et une heure de signature. Les documents signés sont ensuite archivés au sein de votre coffre-fort électronique Docusign.

Choisir Docusign comme outil de signature électronique PDF

Vous l’aurez compris, Docusign eSignature est le choix idéal pour la signature électronique PDF. Pourquoi ? Car vous bénéficiez d'une interface intuitive qui permet de signer des documents PDF en quelques minutes, où que vous soyez. Cette simplicité s’accompagne d’un haut niveau de sécurité grâce à des procédés de cryptage de pointe qui garantissent l’intégrité du document et l’authenticité des signataires. Sans compter que Docusign est un tiers de confiance en parfaite conformité avec les certifications et normes mondiales. Vous garantissez ainsi la reconnaissance juridique de vos fichiers PDF.

Questions fréquentes

Comment signer un document pdf électroniquement ?

La signature d'un PDF avec Docusign s'effectue via une procédure simple et rapide. Dès réception du mail de demande, un accès direct au document vous est proposé.

Le système vous guide naturellement à travers chaque étape du processus : validation des conditions d'utilisation, vérification de votre identité, puis visualisation complète du document.

L'apposition de votre signature se réalise de manière personnalisée : vous pouvez dessiner votre signature, sélectionner un style prédéfini ou utiliser votre webcam pour capturer une signature manuscrite.

Une fois la signature finalisée, le document est immédiatement archivé dans votre espace personnel sécurisé Docusign.

Comment faire une signature électronique sur un pdf ?

La création d'une signature sur Docusign s'adapte à vos préférences. Vous avez le choix entre tracer votre signature avec votre souris, utiliser votre pad tactile ou votre smartphone. Pour une signature plus authentique.

La plateforme conserve automatiquement votre signature dans votre profil pour une réutilisation rapide sur vos prochains documents. Un atout pratique : la fonction "Appliquer partout" permet d'apposer votre signature sur tous les emplacements requis en un seul clic.

Pourquoi je n'arrive pas à signer un document PDF ?

Les problèmes de signature PDF surviennent souvent à cause d'une mauvaise configuration du navigateur web ou d'une connexion internet instable. La première étape consiste à vérifier que vous utilisez un navigateur compatible et sa dernière version. Un redémarrage du navigateur ou l'utilisation du mode navigation privée peut résoudre les soucis d'affichage des champs de signature.

Quelle est la différence entre signature numérique et électronique ?

La signature numérique représente un sous-ensemble spécifique de la signature électronique, avec un niveau de sécurité renforcé. Elle fonctionne grâce à un certificat numérique unique délivré par une autorité de certification qui vérifie rigoureusement l'identité du signataire.

À la différence d'une signature électronique standard, la signature numérique utilise un système de cryptographie avancé basé sur une infrastructure à clé publique (PKI). Cette technologie garantit non seulement l'authenticité du signataire mais aussi l'intégrité totale du document après signature.

Docusign propose les deux options selon vos besoins : la signature électronique pour les documents courants et la signature numérique pour les transactions nécessitant une sécurité maximale, comme les contrats sensibles ou les documents réglementaires.

Comment vérifier une signature électronique sur un pdf ?

Une fois connecté à votre interface Docusign, une fenêtre dédiée affiche l'historique complet des signatures : date, heure, identité du signataire et statut de validation.

Le système génère automatiquement un fichier de preuve pour chaque signature, accessible en un clic dans votre espace personnel. Ce document détaille l'ensemble des informations de traçabilité et confirme la validité juridique de la signature.

Signer un PDF est-il gratuit ?

La signature de documents PDF sur Docusign est gratuite pour les signataires. Vous recevez un document à signer ? Aucun compte ni abonnement n'est nécessaire. Un simple clic sur le lien reçu par email suffit pour accéder au document.

Pour les utilisateurs souhaitant envoyer des documents à signer, Docusign offre un essai gratuit de 30 jours sans engagement. Cette période d'essai donne accès à toutes les fonctionnalités premium : envoi illimité de documents, personnalisation des champs de signature et suivi en temps réel des signatures.

Testez Docusign pendant 30 jours pour bénéficier d’une signature électronique rapide, sécurisée et respectueuse des réglementations !