Modèle de devis : définition, enjeux et exemple

La création d'un devis peut être source de stress pour bon nombre d'entrepreneurs. Peur de mal faire, de ne pas être en règle, de perdre des clients... Mais rassurez-vous, des modèles en ligne existent pour vous guider et vous éviter ces écueils. Découvrez les enjeux derrière la rédaction d’un devis et profitez d’un modèle de devis gratuit pour vous lancer sereinement !

Qu'est-ce qu'un devis ?

Un devis est un document comptable écrit qui détaille les services ou produits proposés ainsi que leur prix. Il précède généralement la prestation de service ou la vente afin de donner une idée précise du coût total.

Mais attention, ce n’est pas une simple estimation qui peut évoluer selon les besoins et les envies. Il s’agit d’un engagement formel et contraignant. En effet, le devis signé a une véritable valeur juridique, comme un contrat entre le prestataire et le client. Autrement dit, il contraint les deux parties à respecter les termes convenus (nature des prestations, prix, délais, etc.) au sein du devis. En cas de litige, ce dernier peut être utilisé comme preuve légale.

Le devis diffère également de la facture. Bien qu’ils se ressemblent dans la forme, ce sont deux documents distincts. Le devis formalise la collaboration en amont de sa réalisation. La facture clôt la collaboration en réclamant une contrepartie financière. Concrètement :

1. Le prestataire édite un devis.

2. Le client accepte et signe le devis.

3. La prestation se déroule.

4. Le prestataire transforme le devis accepté en facture (de nombreux logiciels de facturation permettent de faire ça).

5. Le client règle la facture.

Découvrez ici comment rédiger une facture.

Pourquoi établir un devis est-il essentiel ?

Aspect légal et formel

Vous l’aurez compris, le contenu du devis joue un rôle juridique crucial, aussi bien pour le prestataire que pour le client. Une fois accepté et signé, il constitue une preuve légale. En cas de litige, il protège donc le prestataire de contestations sur le montant ou le contenu de la prestation et assure au client qu’il ne paiera pas plus que prévu. C’est pourquoi le devis est conseillé, mais pas toujours obligatoire.

En France, le devis est seulement exigé pour :

• Travaux et dépannage du secteur du bâtiment et de l'équipement de maison

• Prestation de déménagement

• Location de voiture

• Optique médicale

• Appareillage auditif

• Prestation de services à la personne

• Produits et prestations de services destinées à compenser la perte d'autonomie

• Chirurgie esthétique

• Prestation funéraire

Tout manquement à l'obligation d'information précontractuelle du consommateur est passible d'une amende d’un montant maximum de 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale.

Gestion de la relation client

Créer un devis bien présenté renforce votre professionnalisme. Il montre que vous prenez au sérieux la clarté et la précision de votre proposition commerciale. Par ailleurs, un devis soigné, avec des informations précises, des tarifs transparents et des conditions détaillées, rassure vos clients potentiels. En cadrant la collaboration dès le départ, vous créez une relation plus fluide et évitez des incompréhensions futures.

Outil de gestion financière et commerciale

Réaliser un devis permet également d’anticiper les futures rentrées d'argent. En sachant combien de devis ont été acceptés et à quel montant, vous pouvez plus précisément estimer vos flux de trésorerie. Par ailleurs, les devis jouent un rôle clé dans le suivi commercial. En gardant un œil sur les devis émis, acceptés ou en attente, vous pouvez relancer les prospects de manière proactive. Vos démarches commerciales sont structurées et vous anticipez davantage l’évolution de votre chiffre d’affaires.

Quelles sont les mentions légales obligatoires à inclure ?

Un devis doit être rédigé en langue française et établi en deux exemplaires. Par ailleurs, il doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Elles assurent la validité juridique de votre devis. Sans compter qu’un devis mal rédigé, incomplet ou flou peut faire douter de votre sérieux et compromettre la relation avec votre client.

Informations générales

• Mention "Devis"

• Date du devis

  : Date à laquelle le devis a été émis et sa durée de validité (30 jours, 60 jours, etc.). Cela indique au client le temps alloué pour accepter ou refuser l’offre.

• Informations sur le vendeur/prestataire

  : Dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel), forme juridique et capital social (pour les sociétés), adresse du siège social, numéro de SIRET et numéro de TVA intracommunautaire (si assujetti à la TVA). Si non assujetti à la TVA, précisez-le.

• Informations sur le client

  : Dénomination sociale (ou nom et prénom si particulier) et adresse du client. Si le client est un professionnel, son numéro de SIRET et de TVA intracommunautaire doivent également figurer sur le devis.

Informations produits et services

• Description des biens et des services

  : Chaque bien ou service proposé doit être clairement décrit (dénomination précise, durée de réalisation…), avec sa quantité (nombre d’heures, métrage, quantité de produits).

• Prix catalogue

  : Prix unitaire hors taxes (HT)

• Références légales du taux de TVA

  : Mention de la TVA applicable, avec son taux. Si l’entreprise est sous un régime de franchise de TVA, la mention “TVA non applicable, article 293 B du CGI” doit être indiquée.

• Montant total à payer

  : Prix toutes taxes comprises (TTC).

Modalités de paiement

• Échéances

  (acompte, paiement final, etc.).

• Moyens de paiement acceptés

  .

• Pénalités de retard

  : Montant des pénalités (taux d’intérêt légal) et frais fixes en cas de non-paiement dans les délais.

Informations complémentaires

• Conditions générales de vente (CGV

  ) : Elles peuvent être intégrées directement dans le devis ou en annexe.

• Clauses particulières

  : Frais annexes, éventuelles conditions de révision des prix, conditions de garantie, etc.

Comment faire un devis ? Voici un exemple !

Informations sur le vendeur

Dénomination sociale

Capital social

Adresse du siège social

Numéro de téléphone

Adresse mail

Informations sur le client

Dénomination sociale

Adresse postale

Numéro de SIRET (si professionnel)

Numéro de TVA intracommunautaire (si assujetti)

Devis N°X

Intitulé du devis

Date d’émission : XX/XX/XXXX Période de validité : X jours

Total HT

Total TTC

_____________________

Modalités de paiement et conditions de règlement

• Acompte à verser à la commande : [exemple : 30 % du montant total TTC]

• Solde à régler : [exemple : à la livraison ou après prestation]

• Mode de paiement acceptés : [Exemple : virement bancaire, chèque, etc.]

En cas de retard de paiement, des pénalités de [taux d’intérêt légal] seront appliquées. Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : 40 €.

Modalités annexes et obligations respectives (si applicable)

Signature précédée de la mention Bon pour accord :

Signature du client

Numéro SIREN - Code NAF

Numéro TVA intracommunautaire (si assujetti)

Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?

Utiliser un logiciel de facturation vous garantit la conformité aux normes légales en vigueur grâce à un modèle de devis préconçu. Par ailleurs, avec la génération automatique de devis et la gestion centralisée des documents, passer par un logiciel en ligne représente un gain de temps énorme. La gestion commerciale et comptable n’en est que plus fluide.

Questions fréquentes

Quelles sont les 16 mentions obligatoires sur un devis ?

Les mentions légales obligatoires d'un devis comprennent vos informations professionnelles (nom, adresse, SIRET), la date d'émission et durée de validité, la description détaillée des prestations avec prix unitaires HT/TTC, les conditions de paiement et délais d'exécution. Pour les auto-entrepreneurs non assujettis à la TVA, ajoutez la mention "TVA non applicable, art. 293B du CGI". Un devis incomplet vous expose à une amende pouvant atteindre 1 500 € pour une personne physique.

Comment créer un modèle de devis sur un Excel ?

Pour créer un modèle de devis sur un fichier Excel, commencez par créer un en-tête professionnel avec vos informations d'entreprise. Ajoutez ensuite les champs essentiels : numéro de devis, date d'émission et coordonnées client. Créez un tableau central pour lister les prestations, avec des colonnes pour la désignation, quantité, prix unitaire et montant total. Intégrez des formules automatiques pour calculer les sous-totaux, la TVA et le montant final. N'oubliez pas d'ajouter en bas de page les conditions de paiement, la durée de validité et un espace pour la signature. Pensez à protéger les cellules contenant des formules pour éviter toute modification accidentelle.

Quelle est la durée de validité légale d'un devis ?

Aucune durée de validité n'est légalement imposée pour un devis en France. La pratique courante est de fixer une période de trois mois, laissant un délai raisonnable au client pour comparer les offres. Le professionnel reste libre de déterminer cette durée selon ses contraintes, à condition de l'indiquer clairement sur le document. Une fois ce délai expiré, les conditions tarifaires et d'exécution ne sont plus garanties.

Comment modifier un devis déjà envoyé ?

Avec Docusign eSignature, vous pouvez créer un avenant numérique en quelques clics pour modifier votre devis initial. Notre solution garantit la traçabilité des changements et permet d'obtenir rapidement l'accord du client par signature électronique. Vous conservez ainsi un historique complet des modifications tout en respectant vos obligations légales, sans risque d'erreur ou de contestation ultérieure. Fini les échanges de documents papier et les délais d'attente prolongés.

Quelles sont les spécificités d'un devis auto-entrepreneur ?

Les devis d'auto-entrepreneur se distinguent par leur caractère simplifié tout en restant professionnels. Un auto-entrepreneur doit obligatoirement établir un devis pour toute prestation dépassant 1500 euros ou sur demande du client. La conservation des devis signés pendant 5 ans minimum est requise pour garantir une traçabilité optimale. Pour les prestations nécessitant un déplacement ou une étude approfondie, le devis peut être facturé après en avoir informé le client au préalable.

Comment faire un devis simple ?

Pour faire un devis simple, commencez par étudier précisément les besoins de votre client. Créez ensuite un document professionnel incluant vos coordonnées complètes, celles du client, et la date d'émission. Détaillez chaque prestation ou produit avec les prix unitaires correspondants. Calculez le montant total HT et TTC. Ajoutez les conditions de paiement et la durée de validité du devis. Pour gagner du temps, utilisez un modèle préconçu ou un logiciel de facturation en ligne qui automatisera les calculs et garantira la conformité de votre devis.

Comment faire un devis en tant qu'auto-entrepreneur ?

Pour faire un devis en tant qu'auto-entrepreneur, il faut ajouter certaines mentions spécifiques : la mention "entrepreneur individuel" ou "EI" juste avant ou après votre nom, votre numéro SIRET, et si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, la mention "TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts". Le devis devient obligatoire pour toute prestation dépassant 1500 euros. Pour les artisans, des mentions supplémentaires concernant l'assurance décennale ou la responsabilité civile professionnelle sont requises, incluant le nom de l'assureur, les coordonnées du garant et la couverture géographique. Conservez vos devis signés pendant minimum 5 ans.

Un devis peut-il être fait en ligne ? Est-il gratuit ? Puis-je le faire sous forme de Word, Excel ou de PDF ?

Oui, vous pouvez créer et envoyer votre devis en ligne. Avec un outil comme Docusign eSignature, envoyez simplement votre document au format PDF, Word ou Excel à vos destinataires. Ils recevront un email avec un lien pour signer électroniquement le devis en quelques clics.

Et si Docusign était la solution ? Docusign eSignature facilite la signature à distance et accélère le processus de contractualisation. En plus de la signature en ligne, Docusign offre une excellente gestion du cycle de vie des contrats (CLM). Vous pouvez ainsi suivre les modifications, les approbations et les échéances des devis.