Les 8 tendances de la gestion des contrats à surveiller en 2024

La gestion des contrats a beaucoup évolué depuis l’époque du papier, du stylo et des armoires de rangement métalliques. Aujourd’hui, grâce à la numérisation, la gestion des contrats est plus rapide, plus facile, plus intelligente et moins sujette aux erreurs. Les contrats sont à la base d’une multitude d’opérations et de transactions commerciales, et vous vous demandez peut-être quelle sera leur prochaine grande évolution. Cet article est un bon point de départ.

Dans ce blog, nous explorons plusieurs évolutions qui risquent de changer votre gestion des contrats dans l’année à venir. Voici les tendances auxquelles vous pouvez vous attendre en 2024 et ce qu’elles signifient pour votre entreprise.

1. Utilisation croissante de contrats intelligents nativement numériques

Si vous gérez des accords au sein de votre organisation, vous savez que l’élaboration et la négociation de contrats peuvent prendre beaucoup de temps et souvent manquer d’efficacité. La plupart des entreprises suivent le même processus, en commençant par un fichier .docx. Une fois qu’une partie a créé un document, l’autre partie l’annote et le renvoie par courrier électronique. Ce processus, souvent long, se poursuit jusqu’à ce que la négociation soit terminée et que l’accord soit converti en PDF. Ce changement de format marque généralement la fin des négociations et la finalisation de l’accord.

Outre son inefficacité, ce processus présente certaines limites. Apparus sur le marché il y a environ 30 ans, les PDF sont en passe de devenir obsolètes. Ils nécessitent une personnalisation importante pour s’adapter aux appareils mobiles et ne se prêtent pas facilement à l’édition ni au suivi des modifications, deux aspects essentiels de la gestion des contrats. Les entreprises ont aujourd’hui besoin d’un format de document dédié aux accords, qui offre plus de fonctionnalités qu’un PDF.

Fort heureusement, on observe une évolution dans le processus de création et de négociation des contrats. Peu à peu, les PDF statiques sont remplacés par des contrats juridiques intelligents nativement numériques. Ces nouveaux contrats se trouvent dans des environnements web collaboratifs que les deux parties peuvent utiliser facilement. Par exemple, les parties peuvent ajouter des clauses à un accord par simple glisser-déposer et se connecter à des sources de données comme SAP ou Salesforce, ce qui permet une saisie fluide des données du contrat et des mises à jour de la source après la signature. Le fait que les contrats soient reliés de façon permanente aux données utilisées pour les générer permet aux utilisateurs de récupérer des informations précieuses, qui sont actuellement perdues dans le processus de création des PDF. Au lieu de signer des documents qui contiennent des pans de textes, les parties interagissent avec des formulaires numériques et des interfaces utilisateur perfectionnées accessibles sur la plupart des appareils, pour une expérience moderne et attrayante, similaire à celle d’une application.

2. Développement de la collaboration autour des contrats avec les outils déjà utilisés par les équipes

Les outils qui facilitent la collaboration entre les équipes sont devenus plus essentiels que jamais au cours des dernières années. Google Docs, par exemple, est aujourd’hui un choix de plus en plus courant pour la rédaction de contrats. Au cours de l’année à venir, grâce aux intégrations avec les systèmes de gestion des contrats, un nombre croissant de tâches liées aux contrats sera effectué dans les espaces où les équipes collaborent et travaillent déjà, notamment dans des applications comme Zoom, Teams, Slack, WhatsApp, Microsoft Office 365 et Google Docs.

Ces intégrations, avec leurs fonctionnalités d’authentification unique, permettent un accès transparent aux fonctions du système de gestion des contrats à partir des applications utilisées au quotidien. À mesure que davantage d’entreprises choisiront de tirer parti de ces fonctionnalités, les tâches liées aux contrats deviendront plus collaboratives et plus faciles à exécuter pour les équipes, en particulier celles qui sont géographiquement dispersées.

3. Utilisation d’un workflow de négociation et d’un workflow post-signature optimisés par l’IA

L’IA n’est pas encore tout à fait prête à rédiger des contrats de manière autonome, mais elle peut aider à récapituler les accords et à déclencher des alertes si des opportunités ou des risques sont identifiés. Cette capacité peut bien sûr accélérer le processus de révision des contrats. Lors des renouvellements, l’IA permet également une mise à jour rapide des termes du contrat. Aujourd’hui, certaines entreprises expérimentent l’utilisation de chatbots assistés par l’IA pour des négociations autonomes, le but étant de libérer le personnel pour d’autres tâches. En 2024, alors que l’IA gagne en maturité, cette approche pourrait devenir populaire pour la négociation d’accords courants, car les entreprises cherchent toujours à accélérer les workflows contractuels.

Les modèles d’apprentissage automatique pourraient également aider les entreprises à choisir les clauses qui ont le plus de chances d’être acceptées par les autres parties. Peu d’entreprises disposent de mesures précises sur la corrélation entre les termes et les clauses des contrats d’une part et les réussites et les échecs commerciaux d’autre part. De ce fait, beaucoup peinent à trouver les clauses les plus appropriées et les plus efficaces. Lorsque les équipes auront la capacité d’extraire les données des accords à partir des plateformes utilisées pour générer les contrats, elles pourront déterminer quelles formulations mènent à des négociations réussies.

Si les fonctionnalités de détection pour la gestion des contraintes existent déjà (comme la détection des dates d’expiration des contrats), la prochaine étape sera d’établir une connexion avec les données du monde réel. L’IA pourra alors déterminer la meilleure direction à prendre pour un contrat en fonction des événements réels survenus, ce qui permettra d’économiser de l’argent et de réduire les risques.

4. Nouvelle législation sur la confidentialité des données et sur l’IA

Les législateurs du monde entier, du Brésil au Japon, commencent à rédiger des réglementations et des lignes directrices sur la manière dont les entreprises développent des solutions d’IA, traitent les données des clients, etc. Où que vous soyez dans le monde, il est essentiel d’examiner attentivement les risques associés à la technologie d’IA. Contrairement aux générations précédentes de technologies, il est aujourd’hui crucial de prendre le temps de trouver un fournisseur de solutions numériques fiable et réputé lorsque vous recherchez une nouvelle technologie, en particulier si elle exploite l’IA. Plus que jamais, il est essentiel de demander qui pourrait avoir accès aux données de votre entreprise si vous décidiez de vous associer à ce fournisseur, comment il compte utiliser vos données et s’il prévoit de les anonymiser et de les dépersonnaliser.

Un manque de vigilance avant la signature d’un contrat peut avoir de lourdes conséquences. À titre d’exemple : dans l’Union européenne, le parlement est récemment parvenu à un accord sur le contenu d’une loi novatrice qui doit réguler l’IA. Bien que cette loi doive encore être officiellement adoptée en 2024, elle ouvre la voie à une norme mondiale pour la classification des risques liés à l’IA. Cette norme soumettra les entreprises à des réglementations basées sur le niveau de risque de leurs systèmes. Les organisations sont également soumises à des obligations de déclaration et à des sanctions en cas de non-conformité. Aux États-Unis, plusieurs projets de loi sur l’IA ont été présentés, mais ils n’ont pas été adoptés par le Congrès.

5. Parvenir à une croissance économique inclusive par le biais de contrats

La volonté d’apporter plus de durabilité, de résilience et d’innovation aux communautés du monde entier est de plus en plus présente dans l’esprit des dirigeants d’entreprise. Les contrats étant un élément essentiel dans le domaine des affaires, l’un des moyens de progresser vers ces objectifs est d’accroître l’accès aux technologies de gestion des contrats. De plus, compte tenu de la généralisation des smartphones pour la communication professionnelle, les fournisseurs de technologies de gestion des contrats devront proposer de nouvelles fonctionnalités adaptées aux appareils mobiles.

Cette tendance générale est illustrée par les intégrations avec WhatsApp, une application de messagerie qui compte deux milliards d’utilisateurs dans plus de 180 pays. Par exemple, grâce à l’intégration de Docusign avec WhatsApp, les utilisateurs peuvent signer des accords dans l’application, recevoir des notifications connexes, et ce, où qu’ils se trouvent et à tout moment ou presque. La gestion des accords sur un smartphone facilite la conduite des affaires et offre des opportunités de croissance économique à une nouvelle communauté d’utilisateurs et de chefs d’entreprise qui n’ont pas toujours accès à des ordinateurs portables ou de bureau.

6. Poursuite du processus de numérisation de la vérification d’identité

Avec la dématérialisation croissante des processus commerciaux, les processus contractuels, notamment la vérification d’identité, gagnent en importance. De nombreux contrats dans des domaines comme les services financiers et les ressources humaines contiennent des informations sensibles qui doivent absolument rester confidentielles, notamment des numéros de compte bancaire et des numéros de sécurité sociale. Ainsi, les gouvernements du monde entier, en particulier dans l’Union européenne, se tournent vers la vérification d’identité numérique pour accélérer et simplifier les processus de vérification et d’authentification de l’identité.

Si votre organisation souhaite mettre en œuvre une solution de vérification d’identité numérique, prenez le temps de vous renseigner sur les fournisseurs. Ceux dignes de confiance proposent des mesures de sécurité solides, notamment le chiffrement à l’aide d’une PKI (infrastructure à clés publiques) pour authentifier les utilisateurs. Ils offrent également une expérience utilisateur exceptionnelle (avec des fonctionnalités SMS, par exemple), dans laquelle leur technologie est à la fois conviviale et accessible.

7. L’adoption croissante des technologies de gestion des contrats par les PME

Souvent considérée comme une solution réservée aux grandes entreprises, la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) est demandée par de plus en plus d’organisations, y compris les PME. Pour répondre à la taille et aux besoins du marché des PME (comme la mise en contact des parties prenantes ou la mise en place de garde-fous pour la conformité), les fournisseurs de solutions CLM adoptent une approche plus modulaire, qui permet aux utilisateurs d’acheter uniquement les composants CLM dont ils ont le plus besoin.

Cette approche modulaire permet de gérer les contrats de manière efficace, même avec un budget restreint. Les PME, par exemple, peuvent bénéficier des fonctionnalités de stockage et de génération de contrats sans les autres aspects du CLM, comme l’analyse de contrats par IA, qui ne sont pas forcément nécessaires pour les petites entreprises.

8. Respecter les exigences en matière de responsabilité des entreprises

Outre l’édiction de lois pour la régulation de l’intelligence artificielle, l’Europe doit se plier à de nouvelles exigences en ce qui concerne la publication des politiques de responsabilité sociale des entreprises. Étant donné que la chaîne d’approvisionnement représente souvent la principale source d’émissions de gaz à effet de serre d’une entreprise, l’ajout d’exigences de durabilité dans des addenda aux contrats fournisseurs aide les entreprises à atteindre leurs objectifs climatiques. Les entreprises européennes devraient chercher à intégrer des clauses et des addenda de responsabilité sociale dans leurs contrats et à communiquer sur la conformité de leurs fournisseurs avec ces exigences.

Parallèlement, un nombre croissant de juridictions aux États-Unis et dans le reste du monde pourraient imposer aux organisations de rendre publiques leurs émissions de gaz à effet de serre à l’avenir. De nombreuses organisations devraient chercher à inclure des objectifs scientifiques et des engagements climatiques dans leurs contrats fournisseurs au cours de l’année à venir pour se préparer à cette exigence.

Mettez votre entreprise sur la voie du succès en 2024

La gestion des contrats est un élément essentiel de la productivité et de la stratégie de transformation numérique de toute entreprise. Anticiper les tendances peut vous aider à suivre le rythme des changements. L’année prochaine, prenez de l’avance en investissant dans une solution de gestion du cycle de vie des contrats qui est déjà tournée vers l’avenir.