Specsavers renforce ses partenariats avec Docusign eSignature

Lorsque les clients au Royaume-Uni ont besoin d'une nouvelle paire de lunettes, ils visitent probablement Specsavers. Avec plus de 36 millions de clients servis dans 1 900 magasins dans 10 pays, Specsavers est le troisième plus grand détaillant d'optique au monde. Une partie de leur recette secrète est leur structure de partenariat en coentreprise. Lorsque Specsavers a été fondé par Doug et Mary Perkins, ils ont examiné le paysage du commerce de détail d'optique et ont vu une opportunité. Plutôt qu'un modèle de franchise traditionnel, le modèle de coentreprise crée un partenariat 50/50 entre l'opticien et Specsavers, permettant à Specsavers de gérer l'entreprise tout en permettant à l'opticien de se concentrer sur le service aux clients. « Le partenariat est au cœur de ce que fait Specsavers », déclare la cofondatrice Mary Perkins.

Mais, avec ce modèle opérationnel unique vient un défi – à savoir une montagne de documents légaux nécessitant des signatures qui, historiquement, prenaient beaucoup de temps et coûtaient une fortune. Ainsi, Specsavers a cherché une meilleure façon, cherchant à améliorer l'efficacité et à réduire les coûts en modernisant leur système d'accord. « Nous avons réalisé qu'il devait y avoir une meilleure façon de faire les choses », déclare Andrew Kidd, directeur juridique chez Specsavers.

Renforcer les partenariats avec des contrats simplifiés  

Avec des magasins répartis dans plusieurs pays et un besoin d'améliorer la gouvernance, Specsavers s'est associé à Docusign pour moderniser son processus d'accord.

Le modèle de partenariat de coentreprise a toujours assuré un solide alignement des intérêts entre l'entreprise et ses magasins, mais il peut introduire de la complexité. Par exemple, les baux des magasins sont détenus par Specsavers, qui sous-loue ensuite la propriété au propriétaire du magasin. Cela nécessite des approbations qui impliquaient auparavant une chaîne complexe de réunions, d'e-mails et de documents échangés. Pour rationaliser et accélérer ce processus, Specsavers a adopté Docusign eSignature ", numérisant son processus de flux de travail d'accord de bout en bout."

En plus de rationaliser la façon dont les accords sont signés et envoyés entre toutes les personnes impliquées dans ce processus, Specsavers a amélioré la gouvernance en capturant des preuves importantes et des certificats d'achèvement qui montrent que toutes les approbations requises ont été reçues.

Armés d'un processus numérique cohérent et de preuves que chaque accord a reçu les approbations appropriées, la direction peut désormais prendre des décisions commerciales critiques plus rapidement et avec plus de confiance. Les contrats de location qui prenaient auparavant plus d'un mois à finaliser sont désormais complétés en une semaine ou moins. En conséquence, ils ouvrent des magasins plus rapidement, servent plus de clients et génèrent plus de revenus.

De plus, avec Docusign eSignature, Specsavers a libéré du temps pour les cadres afin de se concentrer sur la gestion de l'entreprise, plutôt que sur la signature de documents. Jamie Holden, responsable des contrats chez Specsavers, explique : « Nos cadres passaient entre 5 et 10 heures par semaine à signer des documents. Docusign réduit cela à quelques minutes ou secondes. »

Docusign eSignature aide Specsavers à simplifier le reporting financier.  

Dans le modèle de coentreprise, chaque magasin est une entité légale distincte. Ainsi, lorsqu'il est temps de faire des rapports financiers, chaque magasin doit soumettre ses dossiers financiers aux autorités réglementaires. Cela nécessite une révision et une approbation par les responsables juridiques et les cadres supérieurs de l'entreprise. Historiquement, cela se faisait avec des documents papier via Royal Mail, prenant des semaines ou des mois pour chaque magasin. Avec Docusign, eSignature Specsavers a pu numériser l'approbation et la signature de la documentation financière, contribuant ainsi à rationaliser son processus de reporting financier.

Cela a amélioré l'efficacité et le passage à un calendrier de reporting unique a libéré une équipe de sept personnes pour se concentrer sur d'autres moyens de faire progresser l'entreprise pendant plusieurs mois de l'année. Selon Andrew, « Docusign a aidé à changer la perception du juridique au sein de Specsavers. Les gens nous considèrent maintenant comme capables de fournir des solutions commerciales et non seulement de dire 'non' tout le temps. »

Un système moderne d'accord et une nouvelle façon de faire des affaires.

Avec Docusign eSignature, Specsavers a changé la façon dont ils interagissent avec leurs partenaires de coentreprise. En fait, le succès a été si notable que leur équipe juridique a tracé une ligne dans le sable : à moins qu'il n'y ait une raison réglementaire pour « humide », chaque document sera signé en utilisant Docusign eSignature – sans exceptions.

Andrew résume en disant : « Docusign a vraiment ouvert la porte à un système moderne d'accord pour nous. C'est tout simplement beaucoup plus puissant que l'ancienne façon de faire les choses. »