KBH Comptables professionnels agréés rend les délais moins stressants avec Docusign

KBH Comptables professionnels agréés a passé plus de 40 ans à fournir des services de comptabilité, de fiscalité et de conseil aux entreprises dans le but d'aider les gens à réussir. L'entreprise a récemment été confrontée au défi de gérer la saison des déclarations fiscales personnelles pendant la pandémie de COVID. Plutôt que de s'appuyer sur des réunions en personne et des signatures manuscrites, KBH devait compléter le processus de déclaration fiscale numériquement avec une solution suffisamment intuitive pour ses nombreux clients non techniques. L'entreprise a mis en œuvre Docusign eSignature pour garantir un processus de déclaration fiscale sécurisé et efficace qui lui permettrait de répondre aux besoins des clients tout en respectant les réglementations de sécurité pandémique.

Répondre aux restrictions par l'innovation

Bien que beaucoup de secteurs d'activité utilisent des signatures électroniques depuis des années, le secteur comptable a tendance à avancer plus lentement et à prendre moins de risques. Mais KBH Chartered

Les comptables professionnels se réjouissent d'innover. Lorsque la pandémie de COVID a frappé et menacé de fermer les opérations de KBH Comptables agréés, le cabinet a commencé à explorer des solutions de signature électronique.

KBH a envisagé de mettre en œuvre Doc.It, mais a finalement choisi Docusign eSignature en raison de ses fonctionnalités de sécurité robustes et du fait que de nombreux employés avaient utilisé la plateforme. La mise en œuvre a été aussi simple que de mettre à jour les liens sur le site Web de KBH et de créer des modèles et des instructions pour les utilisateurs. La société est devenue opérationnelle environ un mois après l'achat.

Le personnel de KBH a rapidement adopté le système. Pendant la saison fiscale de 2020, 19 employés ont ouvert des comptes Docusign et 14 ont utilisé le système pour envoyer des formulaires. « Même pour les personnes sans formation technique, la transition a été fluide », rapporte Elizabeth Garbuzov, coordonnatrice marketing, KBH. « Nous n'avons vraiment eu aucune plainte ou problème majeur. »

Moins de paperasse, moins d'heures supplémentaires, plus de satisfaction

Bien que le personnel de KBH ait été désireux d'adopter Docusign, la question demeurait : les clients, dont beaucoup étaient réticents à la technologie, adopteraient-ils également la plateforme ? La flexibilité de la plateforme Docusign a permis à KBH d'offrir à ses clients plusieurs options. Certains étaient déjà habitués à fournir des e-signatures sur la plateforme Doc.It, qui s'intègre à Docusign. D'autres se sentaient plus à l'aise en donnant une signature manuscrite à la fin du processus, mais appréciaient de savoir que leurs documents fiscaux seraient immédiatement stockés dans un emplacement numérique sécurisé. En tout, environ 1 100 clients de KBH ont signé leurs formulaires fiscaux sur Docusign pendant le confinement dû à la COVID.

Tout au long de la saison des impôts, KBH a évité d'imprimer 30 000 pages de papier. Avec les économies évidentes, le personnel de KBH a également gagné un temps considérable.

« Nous passons normalement beaucoup de temps à courir après les clients et à leur rappeler de soumettre leurs documents signés avant la date limite, explique Garbuzov. Il y a aussi le temps qu'il faut pour imprimer, distribuer, signer, numériser et envoyer des documents. Économiser même cinq minutes par client a libéré au moins une heure par membre du personnel par jour. Grâce à Docusign, nous avons terminé les déclarations de revenus de tout le monde à temps sans faire d'heures supplémentaires folles, ce qui est sans précédent dans notre entreprise à cette période de l'année. »

La « nouvelle normale » : des processus numériques efficaces

Même si les restrictions pandémiques s'assouplissent dans de nombreuses régions du monde, KBH Comptables Professionnels Agréés ne peut pas envisager de revenir à la façon dont ils géraient les déclarations de revenus auparavant. Le cabinet a adopté le « nouveau normal » d'un processus numérique hautement efficace, et ses clients sont entièrement d'accord.

« Étant donné à quel point le dépôt d'impôts est devenu plus facile et plus efficace pour nos clients maintenant, je ne vois aucune raison de revenir en arrière », explique Garbuzov. « Cela va bien au-delà des signatures électroniques. Même s'il est nécessaire de faire une réunion vidéo avec un client, nous pouvons afficher sa déclaration à l'écran et en discuter. Ils peuvent ensuite la signer et nous permettre de l'envoyer immédiatement, donc il n'y a aucune question sur le fait que nous avons respecté une date limite de dépôt. Nous prévoyons un taux d'adoption encore plus élevé l'année prochaine — et des avantages accrus grâce à Docusign chaque saison fiscale. Nous nous attendons également à l'utiliser de plus en plus pour que nos clients corporatifs signent un certain nombre de documents. »