Características de eSignature

Ahorra tiempo en la preparación de acuerdos, al tiempo que mejoras la experiencia del firmante generando acuerdos personalizados y de aspecto profesional directamente dentro de eSignature.

Inserta datos de manera dinámica para que luzcan originales del acuerdo. Muestra automáticamente los términos relevantes o genera tablas con el número correcto de filas en función de los datos insertados en lugar de adaptar manualmente cada acuerdo. Además, automatiza tus flujos de trabajo extrayendo datos de tus sistemas de registros y distribuyéndolos directamente en el acuerdo, lo que ahorra tiempo y reduce los errores humanos.

Conoce más

Docusign admite prácticamente cualquier tipo de archivo de documento de la mayor parte de las aplicaciones para garantizar que todos tus documentos importantes puedan enviarse para firma. Docusign reconoce incluso los documentos PDF y etiqueta automáticamente los campos de los formularios para que los firmantes ingresen los datos. Los formatos de archivo que admite son .doc, .docx, .pdf, .xls, xlsx, .txt y muchos otros.

Ahorra tiempo en la preparación de documentos con la conversión de formularios PDF. Al cargar un PDF, Docusign reconoce y convierte automáticamente los campos del PDF en campos del firmante.

Guía a tus clientes para que firmen y pongan sus iniciales en todos los lugares adecuados en cuestión de segundos. Utiliza las etiquetas estándar para recoger firmas, iniciales, nombres, títulos, nombres de empresas y otra información relevante; o modifícalas y guárdalas como etiquetas personalizadas para su uso futuro. Las etiquetas disponibles incluyen firmas, iniciales, nombres, títulos, nombres de empresas, texto, números, moneda, notas y más.

El campo Dibujo permite a los firmantes y a los remitentes cargar imágenes; y los firmantes pueden dejar marcas de forma libre directamente en esas imágenes.

Recupera documentos de los servicios de almacenamiento en la nube más utilizados, como Google Drive, Microsoft Office 365, Box, Dropbox, Evernote, Microsoft OneDrive, Egnyte y Citrix ShareFile.

Coloca etiquetas y campos a determinadas líneas de texto para que al soltarlas en un documento, aparezcan automáticamente en el lugar correcto. Aún cuando cambies el documento, AutoPlace (antes Anchor Tags) mueve las etiquetas con el texto.

Genera documentos de autoservicio a petición para tu firma con poco código o sin código. Los PowerForms reducen el tiempo de preparación de los documentos e ingresan fácilmente los datos recopilados en sus sistemas backend.

Agiliza la recolección de datos y acelera el proceso de firma. Captura datos y completa de forma dinámica el contenido de los acuerdos para su firma en una experiencia interactiva y fácil de usar.

Aprovecha las API para completar previamente los campos del formulario con datos existentes de sistemas externos y agiliza el proceso de cumplimentación del acuerdo. Integra formularios directamente en tus aplicaciones empresariales para ofrecer a los usuarios una experiencia homogénea.

Conoce más sobre Web Forms

Los remitentes pueden incluir información adicional, como revelación de información legal o términos y condiciones para el reconocimiento del firmante, como una parte distinta y diferenciada de un sobre. Los firmantes pueden ver y aceptar fácilmente los documentos complementarios, según lo requiera el remitente, en esta nueva experiencia de firma simplificada.

Diseña formularios a tu gusto con una funcionalidad completa que incluye casillas de verificación, botones de opción, etiquetas desplegables y campos de texto, numéricos y de divisas.

Vincula tus campos a datos de sistemas y servicios de terceros. eSignature extraerá automáticamente tus datos de sistemas de terceros a tu documento y viceversa, lo que eliminará el ingreso manual de datos.

Restringe el tipo de datos ingresados en cualquier campo elegido para eliminar los errores de ingreso de datos y el reenvío de documentos. Los valores de validación incluyen texto, correo electrónico, número de teléfono, fecha, código postal de cinco dígitos, código postal de nueve dígitos, número de la seguridad social y ocultamiento mediante expresiones regulares.

Automatiza la lógica de los documentos con las funciones avanzadas de validación de formularios y campos de Docusign. Utiliza campos condicionales para ocultar o revelar datos que deben recopilarse en función de la respuesta del firmante a otros campos. Con los campos calculados, eSignature calcula dinámicamente valores basados en las entradas de otros campos. Los campos bloqueados protegen los datos que no deseas modificar, y los campos vinculados garantizan que todos los cambios se reflejen en todos los campos idénticos.

Permite a los firmantes posteriores editar determinados campos. Docusign eSignature gestiona los cambios y solicita las iniciales de las otras partes antes de aceptar un cambio. El historial de transacciones realiza un seguimiento de todos los cambios finalizados.

Enruta documentos a múltiples usuarios en secuencias en serie, paralelas y mixtas para adaptarse a tu proceso ideal. Elige si deseas que los usuarios firmen uno por uno o si deseas que todos firmen al mismo tiempo.

Automatiza situaciones de enrutamiento complejas basándose en los datos del acuerdo.

Las plantillas estandarizan los procesos, reducen el tiempo de preparación y permiten la automatización de su negocio de un extremo a otro.

Prepara documentos para enviarlos rápidamente con plantillas reutilizables que guardan etiquetas, ubicación de campos, enrutamiento del flujo de trabajo y otras configuraciones. Crea plantillas fácilmente arrastrando y soltando campos directamente en Docusign eSignature.

Envía fácilmente el mismo documento a un gran número de destinatarios. Basta con importar una lista de firmantes y cada uno recibirá una copia única para firmar. Gestiona muchos sobres al mismo tiempo con acciones masivas como anular, corregir y reenviar.

Añade retrasos durante el proceso de enrutamiento entre destinatarios.

Permita conceder permisos a un usuario para enviar o gestionar sobres en nombre de otro usuario. Los usuarios asignados pueden redactar, enviar, anular, corregir o incluso organizar sobres.

Define las acciones de cada destinatario en tu flujo de trabajo. Elige quién puede firmar, editar o aprobar un documento y quién puede solicitar archivos adjuntos al firmante.

Mantén control total sobre quién ve cada documento. Cuando envíes varios documentos, restringe los firmantes que pueden ver y acceder a cada documento individual para proteger la información confidencial.

Haz cambios en un documento, aunque esté incompleto. Cambia la información del destinatario, añade, edita y elimina etiquetas, o añade y elimina documentos.

Configura recordatorios automatizados por correo electrónico para que tus firmantes completen el proceso de firma y añade notificaciones de vencimiento para que caduquen los documentos o transacciones sin tocar.

Obtén actualizaciones en tiempo real sobre el estado del documento y los datos del formulario a través de una API a medida que el documento avanza a través de las acciones hasta su finalización con Connect.

Envía documentos con las aplicaciones móviles de Docusign incluso sin conexión. Elabora y pon en cola documentos, que luego se sincronizarán y enviarán una vez restablecida la conectividad.

Para determinadas transacciones, los destinatarios necesitan la opción de devolver un documento por fax. Docusign eSignature puede ayudarte a gestionar firmas y transacciones a través de cualquier tipo de dispositivo, incluidos los faxes.

Recopila información de un documento y procésala a través de una plataforma de pago. Y con Docusign Payments, puedes configurar documentos para que los clientes firmen, paguen y completen las transacciones comerciales en un solo paso.

Docusign eSignature te permite firmar desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, ya sea desde tu oficina o sentado frente a la otra parte. Cada experiencia de firma es flexible y configurable.

Los firmantes en dispositivos móviles pueden acceder a una versión del documento que se adapta automáticamente al tamaño y orientación del dispositivo. Lleva la firma responsiva más allá definiendo secciones plegables, saltos de página y opciones de formato personalizadas para mejorar la experiencia del firmante móvil.

Si utilizas un dispositivo iPad, iPhone o Android, descarga una aplicación fácil de usar para elaborar, etiquetar, enviar y firmar documentos sobre la marcha. Incluso si no tienes instalada la aplicación móvil Docusign, puedes firmar documentos fácilmente desde el navegador web de tu móvil.

Descargue la aplicación

Acelera la firma al llegar a tus firmantes donde se encuentren. Envía notificaciones en tiempo real directamente a sus dispositivos móviles, a través de sus canales de comunicación preferidos. Permite que los firmantes abran y firmen rápidamente los documentos electrónicamente con envíos por SMS o WhatsApp.

Más información sobre Multi-Channel Delivery

Firma documentos con las aplicaciones móviles de Docusign incluso sin conexión. Firma, elabora y pon en cola documentos, que luego se sincronizarán y enviarán una vez restablecida la conectividad.

El soporte de accesibilidad de Docusign permite a los firmantes con problemas de visión y audición firmar documentos con nuestro servicio.

Refleja tu marca en los correos electrónicos y las páginas web que ven tus destinatarios al cumplimentar los documentos. Añade tu logotipo, cambia los colores y personaliza el texto y los enlaces del correo electrónico.

Los comentarios permiten al remitente y a los destinatarios de un sobre intercambiar opiniones sobre un documento directamente dentro de las experiencias de firma web y móvil de Docusign eSignature. La función ofrece a los usuarios notificaciones de comentarios en tiempo real y la posibilidad de rastrear y conservar el historial de conversaciones para las transacciones de eSignature.

DocuSign esignature incorpora autenticación de correo electrónico. Esto garantiza que solo firmen las personas a las que tú hayas invitado a hacerlo y que tengan acceso a la cuenta de correo electrónico indicada.

Este tipo de autenticación requiere que los firmantes proporcionen un código generado por el remitente para abrir y firmar sus documentos.

A través de mensajes de texto SMS, envía una contraseña de un solo uso que tus destinatarios deberán ingresar para acceder a los documentos.

Docusign eSignature acepta y registra la autenticación de otros sistemas integrados con eSignature mediante protocolos estándar del sector. El inicio de sesión único (o Single Sign-On - SSO) puede detectar dominios de correo electrónico en el inicio de sesión y redirigir al proveedor de identidad de tu dominio para la autenticación.

Verifica la identidad de los firmantes mediante documentos de identidad expedidos por el gobierno. Nuestra tecnología verifica Documentos de identificación con fotografía analizando los elementos de seguridad del documento y cotejando el nombre del acuerdo con el del documento de identificación.

Docusign realiza un seguimiento de tus transacciones en tiempo real: cada firma, aprobación y acciones relacionadas del destinatario se registran y se pueden ver.

Personaliza, ejecuta, exporta e imprime fácilmente los informes de tu cuenta. Docusign informa sobre los documentos, los destinatarios y la actividad general de la cuenta.

Comparte datos y estadísticas exportando los datos de los documentos a un archivo CSV. Exporta datos que van desde un único campo hasta datos de varios documentos y PowerForms.

Cuando un documento es firmado originalmente en medios digitales, la firma electrónica es válida legalmente, pues es la forma original y posee evidencias de la manifestación auténtica del consentimiento.

México no es una excepción a esta regla, ya que existen múltiples leyes que mencionan su uso como evidencia de formalización.

Específicamente, la Ley de la Firma Electrónica Avanzada —con fecha 11 de enero de 2012— establece características y mecanismos tecnológicos para la adopción de esta tecnología. El artículo 7 afirma que:

"La firma electrónica avanzada podrá ser utilizada en documentos electrónicos y, en su caso, en mensajes de datos. Los documentos electrónicos y los mensajes de datos que cuenten con firma electrónica avanzada producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a estos".

Actualmente, la Ley de Protección al Consumidor —reformada en 2019— reconoce el uso de soluciones tecnológicas para asegurar el derecho del consumidor y le permite aprobar sus transacciones a través de medios electrónicos.

De manera adicional, mediante disposiciones alusivas a la firma electrónica, el Acuerdo General 21/2007 del Pleno del Consejo de la Judicatura Federal establece el proceso de asignación, certificación y utilización de la firma electrónica.

Más información

Todos los documentos se sellan digitalmente con la tecnología estándar del sector, la Infraestructura de Clave Pública (Public Key Infrastructure, PKI). Este sello de manipulación indica que la firma electrónica es válida y que el documento no ha sido manipulado después de descargarse de DocuSign eSignature.

Haz un seguimiento de tu documento en cada paso del proceso. Docusign eSignature mantiene un historial completo y automatizado de cada actividad, incluida la visualización, impresión, envío, firma o rechazo de la firma de un documento.

Cada documento firmado con Docusign eSignature incluye un certificado de finalización que proporciona una prueba del proceso de firma a todas las partes de la transacción. Este certificado incluye información de la pista de auditoría, que muestra quién firmó, las marcas de tiempo que detallan cuándo y dónde firmó cada persona, y el propio documento cumplimentado.

Configura y actualiza la divulgación de registros y firmas electrónicas (antes revelación al consumidor) para que cumpla la política de la empresa, y exige así a los firmantes que consientan o vuelvan a consentir el aviso de revelación de registros y firmas electrónicas.

Puedes configurar Docusign eSignature para que sea compatible con normativas específicas del sector, como por ejemplo: NOM 151, HIPAA, y 21 CFR Part 11.

Personaliza la marca de agua para diferenciar los borradores de los documentos terminados. La marca de agua aparece en todas las páginas de todos los documentos hasta que finalizas el proceso de firma.

Para sectores muy regulados, como los servicios financieros, puedes mantener un registro claro de todas las transacciones enviando una copia de cada interacción por correo electrónico entre tu organización y los firmantes a una dirección de correo electrónico segura que haya sido archivada.

Controla la vida de tus documentos y aplica la política de la empresa relativa a la conservación de documentos. Purga automáticamente los documentos después de un periodo de tiempo especificado y notifica a los usuarios con antelación de la purga.

Descarga sobres, documentos y datos de Docusign para utilizarlos con sistemas externos. Docusign Retrieve se ejecuta en tu sistema como solicitud única o de forma recurrente. Configura Docusign Retrieve para especificar el tipo de archivo y la ubicación de almacenamiento.

Automatiza tus tareas habituales posteriores a la firma con medidas de acuerdo. Configura reglas para archivar automáticamente los acuerdos completados en tu proveedor de almacenamiento en la nube (SharePoint, Google DriveTM y más), exporta datos a Google SheetsTM o Excel en línea, inicia flujos de trabajo en Docusign CLM y configura flujos de trabajo que, al completar un acuerdo inicial, activen automáticamente un segundo acuerdo.

Docusign publica y actualiza el estado de disponibilidad en el Centro de confianza en tiempo real para que sepa que el servicio de Docusign está disponible cuando lo necesites.

Más información

Las estadísticas de tiempo de actividad de Docusign son actualizado mensualmente para reflejar la estabilidad del servidor y mantener el estado de Docusign transparente para el público.

El Centro de Confianza Docusign proporciona actualizaciones y alertas de mantenimiento del sistema y otras notificaciones.

El Centro de Confianza Docusign proporciona información sobre cómo protegemos tus datos, nuestros certificados y pruebas, y actualizaciones y alertas.

Docusign utiliza el cifrado AES-256 bits para garantizar que los documentos en el sistema estén encriptados en todo momento. Cualquier cambio no autorizado en el documento subyacente será detectado e identificado como prueba de manipulación.

Docusign puede reasignar automáticamente tu documento a un usuario diferente después de que un documento haya sido firmado, y darle a ese usuario la propiedad y eliminar el acceso del remitente original.

Docusign cuenta con la certificación ISO27001, SSAE 16, SOC 1 Tipo 2, SOC 2 Tipo 2 y PCI DSS.

Protégete y protege a tus firmantes de estafadores y remitentes de correo no deseado. Docusign garantiza que los usuarios puedan validar los correos electrónicos y las notificaciones utilizando un código de acceso para acceder a los documentos directamente desde el sitio web de Docusign.

Permite a los clientes firmar en su lengua materna, con soporte para experiencias de firma en 44 idiomas y la posibilidad de solicitar firmas en 14 idiomas.

El servicio DocuSign está disponible en todos los husos horarios. Cualquier transacción se marca con un código de tiempo universal que se convierte a la zona horaria local que especifiques.

DocuSign eSignature garantiza que todas las acciones se marquen con la hora exacta mediante un reloj con servidor sincronizado con el reloj atómico del Instituto Nacional de Normas y Tecnología (National Institute of Standards & Technology, NIST), lo que te ayuda a mantener tus registros y tu pista de auditoría lo más precisos posible.

Añade usuarios y grupos, y configura fácilmente diferentes permisos y privilegios para ellos.

La administración delegada permite al departamento de TI, a los analistas empresariales y a otras personas administrar funciones específicas dentro de las cuentas y mantener al mismo tiempo la máxima flexibilidad y control.

Controla la configuración de toda la cuenta de todos los usuarios para garantizar la compatibilidad con las políticas de tu empresa.

Asegúrate de que todos tus usuarios dispongan de contraseñas seguras para proteger la información privada de tu empresa. Establece los requisitos de seguridad de la contraseña para los usuarios, incluido el número de días antes de la caducidad, el formato y mucho más.

La gestión del acceso con Inicio de sesión único (single sign-on, SSO) ayuda a los administradores a asegurar el acceso a sus cuentas controladas por la organización. Con el proveedor de identidad de terceros de su elección, los administradores pueden ayudar al cumplimiento de las normas de seguridad y de la empresa, y aprovisionar automáticamente a los usuarios.

La gestión de organizaciones ayuda a los administradores a gestionar de forma centralizada DocuSign eSignature en toda la empresa; incluso en cuentas, dominios y centros de datos de todo el mundo. Te permite comparar la configuración de varias cuentas, modificar la configuración de cuentas en bloque y añadir, actualizar o cerrar de forma eficaz un gran número de cuentas de usuario a la vez.

DocuSign eSignature publica sus API REST y SOAP. Son fácilmente accesibles para los desarrolladores que deseen integrarlas. Explora la amplia API de DocuSign con nuestros IODocs interactivos.

Más información

DocuSign eSignature admite un sistema de tokening basado en OAuth2 como opción adicional de autorización de API para empresas que requieren una mayor capa de seguridad para integraciones personalizadas.

Con el inicio de sesión único (“SSO”), puedes aprovisionar nuevos usuarios y aplicar una gestión de acceso segura en todas tus aplicaciones corporativas. Garantiza el cumplimiento de las políticas de la empresa, de seguridad y reglamentarias.

DocuSign eSignature proporciona un entorno sandbox completo que facilita el desarrollo rápido, prueba e implantación de aplicaciones que utilicen o integren la tecnología de eSignature.

La compatibilidad de DocuSign eSignature con la firma incorporada te permite brindar experiencias de firma perfectas para tus usuarios directamente dentro de sitios web y aplicaciones. Personaliza la interfaz de usuario de tus acuerdos, mediante el uso de diversas alternativas para mostrar los acuerdos para que se adapten mejor al aspecto y estilo de tu sitio web o aplicación móvil.

Integra y conecta eSignature con los sistemas y herramientas que ya utilizas, por ejemplo, Salesforce, Box, Slack and cientos más.