Cómo crear contratos más rápido con la nueva solución de Docusign

¿Cuánto tiempo le lleva a tu equipo preparar nuevos documentos antes de enviarlos a firma? Si eres como la mayoría de los equipos, te lleva alrededor de 10 a 30 minutos, así como múltiples pasos: desde hallar la versión correcta de la plantilla hasta hacer ediciones manuales en un documento en Microsoft Word o con una herramienta de edición en PDF.

Lo cierto es que los acuerdos no se adaptan a todas las personas. Información específica, como datos personalizados o términos sobre ubicación, con frecuencia deben ser insertados antes de que un acuerdo esté listo para su entrega. Los flujos de trabajo existentes no se amplían lo suficiente para personalizar altos volúmenes de acuerdos. Resulta frustrante para todas las partes involucradas, además de que aumenta los costos relacionados con pérdida de tiempo y productividad. 

Incluso con métodos que ayudan a las empresas a vaciar información en nuevos contratos, rara vez el texto tiene un buen aspecto. Las fuentes no son las mismas, el espaciado es inconsistente, las palabras se superponen y la información personalizada no se alinea con el resto del documento. Si no se corrigen a mano antes de ser enviados a firma, tienen un aspecto descuidado. Estos documentos que requieren tanta edición son una pérdida de tiempo para el personal y propensos a dañar la percepción que tiene la gente sobre la marca.

Presentamos Generación de Documentos para eSignature

De la misma forma que Docusign eSignature revolucionó el proceso de firma, nos entusiasma presentar una solución a los tradicionales y dolorosos procesos de generación de documentos: Generación de Documentos para eSignature. Esta nueva función para Docusign eSignature ahorra tiempo a los empleados, reduce el trabajo manual y produce contratos con aspecto profesional sin tener que salir del flujo de eSignature. De forma dinámica, los equipos pueden insertar campos de datos en las plantillas de eSignature para personalizar documentos a escala, lo cual facilita el envío de documentos y la solicitud de firmas a través de su proceso estándar.

Configurar Generación de Documentos es fácil. El Asistente de Plantillas Docusign para Word te ayuda a crear e insertar los campos de datos adecuados para indicar qué información debe recabarse antes del envío. También se pueden configurar reglas condicionadas para esconder o mostrar contenido según los datos recabados, lo que significa que una misma plantilla se puede usar de diferentes formas. Una vez que se carga la plantilla, cualquier persona de tu empresa puede usarla como base para generar nuevos acuerdos.  Este enfoque centralizado en plantillas hace que el proceso de creación y gestión sea mucho más eficiente. 

Generación de Documentos para eSignature es la forma más sencilla de crear nuevos documentos de nivel profesional para enviar a firma. A continuación, podrás ver un resumen del impacto que esta solución tendrá en tu equipo:

• Aceleración en envío de flujos de trabajo: Genera documentos personalizados desde dentro de eSignature, sin necesidad de códigos. La API de eSignature ha agregado nuevas capacidades para ampliar aún más dichos esfuerzos al obtener información de forma automática desde tus sistemas de registro.

• Elevación de la experiencia del signatario: Asegúrate de que cada acuerdo esté personalizado, tenga el formato adecuado y sea fácil de leer, y de que los elementos de marca sean los correctos.

• Simplificación del despliegue: Adapta una misma plantilla para múltiples usos con lógica condicionada. Por ejemplo, una vez que la ubicación geográfica del signatario se llena en la plantilla, se puede configurar eSignature para responder a dicha información al incluir en el acuerdo idioma específico para el país. 

• Mínimo riesgo de cumplimiento: Crea documentos con lenguaje y apariencia consistentes, minimizando copias ad hoc y simplificando el cumplimiento con términos legales o estándares de la industria. 

Documentos personalizados más rápidos y sencillos para todos los equipos

Cualquier línea de negocio que genera y envía un alto volumen de acuerdos personalizados puede optimizar su trabajo con Generación de Documentos para eSignature. 

En todas las industrias y departamentos, las empresas pueden usar Generación de Documentos para eSignature para ahorrar tiempo en el envío de flujos de trabajo y elevar la experiencia del firmante:

• Los equipos de RH pueden usarlo para crear documentos de incorporación más sencillos y uniformes, cartas oferta de nivel profesional y material interno de comunicación con el personal.

• Las instituciones educativas pueden optimizar la documentación sobre becas para alumnos y el papeleo para el trámite de donativos.  

• Las empresas financieras y aseguradoras pueden ofrecer a sus clientes mejores contratos de préstamos, documentación hipotecaria y formatos para seguros. 

Si crear acuerdos personalizados para enviar a firma forma parte de tu flujo de trabajo cotidiano, Generación de Documentos para eSignature será de gran ayuda. Comunícate con uno de nuestros expertos en Docusign eSignature o consulta nuestra guía de apoyo para obtener más información sobre Generación de Documentos.