Simplifica la preparación de documentos

Todas las organizaciones generan documentos. Transacciones que necesitan ser negociadas, aprobadas y ejecutadas.

De hecho, el System of Agreement es la clave para la verdadera transformación digital. Es decir, eliminar el papeleo de las oficinas.

Empresas en todo el mundo, desde las PyMEs hasta las grandes corporaciones, están cambiando sus operaciones internas con soluciones digitales, en la nube, para lograr más productividad, agilidad y seguridad.

Docusign ha creado el concepto de las firmas electrónicas, que evolucionaran hasta soluciones que automatizan y conectan todo lo que se pasa antes, durante y después del consentimiento de cualquier tipo de acuerdo.

Por esto, creamos una serie para contextualizar todas las etapas del System of Agreement que va a transformar tu negocio.

Preparar

Ningún contrato nace listo.

Es necesario adaptarlo a lo que requieren los signatarios. Solamente así el contrato es firmado. Identificar los aspectos subjetivos y objetivos de la negociación. Por ejemplo, informaciones acerca de los involucrados, capacidades jurídicas y legitimidad, y además incluir precios y cláusulas.

Todavía, la gran mayoría de los modelos “listos”, copiados desde la web, no satisfacen completamente los requisitos específicos de distintos acuerdos. Tampoco son legalmente adecuados.

Así, ponen en riesgo las relaciones establecidas en el documento, causando problemas jurídicos.

Otra dificultad actual es la replicación de datos, lo que a menudo resulta en errores que pueden figurar en el documento final.

Por esto, puede surgir adicionalmente la necesidad de buscar profesionales calificados para revisar los contenidos y verificar la legalidad del contrato.

Documentos más simple

Comprendiendo este escenario, Docusign ha creado un sistema que involucra algunas actividades contempladas en el proceso de redacción de contractos hasta el punto en que estarán listos para que sean firmados. Incluso:

• Crear documentos desde una aplicación de edición de textos, como Microsoft Word o Google Docs;

• Transmitir los documentos de manera sencilla para la plataforma de contratos;

• Trabajar con modelos de contratos previamente aprobados por un departamento específico dentro de las empresas (RR. HH., ventas, compras) o segmento de mercado (sector salud, real estate, educación);

• Recopilar datos desde plataformas empresariales (como CRM, HCM, ERP) y completar automáticamente partes de un contrato con informaciones personales de clientes, informaciones de productos y precios, lo que evita retrabajo;

• Crear automáticamente un contrato adaptado a las necesidades del firmante, desde su información básica;

• Permitir que distintos usuarios colaboren y comenten en tiempo real en un borrador de contrato, manteniendo las deliberaciones como parte del registro legalmente permitido del contrato.

Añade seguridad

Además, percibimos que la cámara es una de las mayores fuentes de inserción de documentos dentro de nuestra aplicación.

¿Quién nunca ha tomado una foto de un documento en lugar de escanearlo? A partir de esta información, una de nuestras acciones para agilizar y facilitar la preparación de documentos es el Mobile Document Scanning.

Esta característica hace posible (y fácil) escanear, recortar, cambiar el tamaño e incluso agregar páginas al mismo documento, para después cargarlo a la plataforma Docusign.

Un contrato que tiene problemas en su preparación seguirá creando nuevos problemas hasta el fin de su ciclo.

Por lo tanto, simplificar la creación del documento, incluso la inserción de informaciones, son actividades esenciales para dinamizar este primero paso del proceso. Así, los documentos preparados son firmados de manera más rápida y segura.

Continúe visitando nuestro blog para comprender las próximas etapas del System of Agreement.

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