Guía rápida para el proceso de revisión de contratos

La mayoría de las empresas han adoptado la tecnología de firma electrónica para agilizar la firma de contratos. Pero la firma es solo una parte del ciclo de vida del contrato. Antes de firmar un acuerdo, tiene que pasar por el proceso de revisión y negociación.

El proceso de aprobación de contratos, incluidos los pasos cruciales de la revisión y negociación de contratos es, con mucho, la parte del ciclo de vida del contrato que más tiempo consume. Sigue leyendo para saber más sobre el proceso de revisión de contratos y cómo una solución digital de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) puede mejorar la revisión y negociación de tus acuerdos.

El proceso de revisión de contratos

La revisión de contratos implica la negociación interna y externa, y la evaluación y la aprobación de las condiciones y los términos del contrato. Durante esta etapa, pueden hacerse múltiples revisiones para garantizar la exactitud y el cumplimiento.

La colaboración durante la negociación facilita la comunicación eficaz y la creación de consenso entre las partes interesadas. El proceso de negociación y revisión suele llevar mucho tiempo, pero es esencial para garantizar que el contrato final satisface las necesidades y cumple con los objetivos de todas las partes.

¿Cómo funciona la negociación de contratos?

La negociación de contratos es un proceso entre dos partes que intentan llegar a un acuerdo en forma de contrato. Implica conversaciones, intercambios de propuestas y modificaciones para llegar a términos mutuamente aceptables.

Durante la negociación, cada parte presenta los términos y objetivos que desea, teniendo en cuenta los intereses y las inquietudes de la otra parte. Ambas partes se involucran en un toma y da, hacen concesiones y buscan compromisos para encontrar el término medio.

La negociación de contratos exitosa resulta en un acuerdo final que equilibra los intereses de ambas partes y crea una base sólida para una relación comercial mutuamente beneficiosa. Una vez logrado esto, los representantes autorizados de ambas partes firman el contrato.

El proceso de negociación de contratos lleva más tiempo que cualquier otra etapa del ciclo de vida de un contrato. De hecho, según nuestra investigación, casi la mitad de las empresas dedican más de 20 horas a la fase de negociación del ciclo de vida del contrato y el 71% generan tres o más versiones de un contrato antes de firmarlo. 

Por qué usar un CLM para las revisiones de contratos

Para acelerar y agilizar el proceso de negociación y revisión de los contratos, las organizaciones pueden utilizar una solución de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM). Las herramientas de CLM digitalizan y centralizan las negociaciones y revisiones de contratos, y ofrecen muchas funcionalidades para que el proceso de revisión y negociación de contratos sea más eficaz.

Comentarios y tareas

Las plataformas de CLM permiten una colaboración más rápida durante la negociación de contratos, al ofrecer características para añadir comentarios y asignar tareas. Esto agiliza el proceso de revisión y ayuda a las partes interesadas a alcanzar el consenso y la aprobación con mayor rapidez. 

Comparación de versiones

Una solución de CLM ofrecerá herramientas de comparación de versiones que permiten a los usuarios visualizar los cambios realizados de una versión del contrato a otra, facilitando la comprensión de quién hizo qué cambios y cuándo, incluso a través de múltiples versiones. Esto mejora la transparencia y reduce la confusión durante el proceso de revisión de contratos.

Envío para negociación

Una vez completado el proceso interno de aprobación de los contratos, la plataforma de CLM puede enviar automáticamente el contrato para su revisión a partes externas. Esto acelera el proceso global de negociación y garantiza una colaboración eficaz entre todas las partes.

Bibliotecas de cláusulas

Una solución de CLM suele ofrecer un repositorio centralizado de cláusulas preaprobadas que pueden añadirse automáticamente a un contrato. Los usuarios que no son expertos jurídicos pueden acceder a esta biblioteca durante la generación y negociación de contratos para añadir nuevas cláusulas según sea necesario, acelerando el proceso y garantizando al mismo tiempo el cumplimiento del lenguaje aprobado.

Integración con Slack

Un CLM de primera clase ofrecerá integración con plataformas de colaboración como Slack. Esto permite a todas las partes recibir notificaciones, completar tareas, aprobar ediciones o sugerir cambios directamente dentro de las herramientas que ya utilizan. El resultado final es una mejor colaboración y un proceso de negociación sin complicaciones.

Beneficios de agilizar el proceso de revisión de contratos

Al implementar una solución de CLM, las empresas pueden obtener múltiples beneficios a lo largo del proceso de revisión de contratos: 

• Ahorro de tiempo y costos: el CLM puede automatizar elementos del proceso de revisión y negociación de los contratos. Esto reduce el tiempo necesario para los procesos manuales, ahorrando en última instancia recursos valiosos y acelerando el ciclo de vida del contrato en general.
• Mayor eficiencia y productividad: las herramientas de CLM agilizan la colaboración, mejoran la administración de las tareas y optimizan la comunicación entre las partes interesadas de todos los frentes. 
• Cumplimiento simplificado: las opciones de comparación de versiones y biblioteca centralizada de cláusulas de un CLM pueden simplificar en gran medida el cumplimiento del lenguaje y las políticas aprobadas de contratos. Las organizaciones pueden utilizar estas herramientas para garantizar la coherencia y evitar errores costosos que hagan necesario volver a redactar partes del contrato. 

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