¿Qué es el Procurement y cómo optimizarlo gracias a la tecnología?

Con el paso del tiempo, las fronteras comerciales se han desdibujado y la velocidad de los cambios aumenta. Es por eso que es importante comprender a fondo qué es el procurement y cómo administrarlo de manera efectiva con seguridad digital y ciberseguridad, ya que este concepto tiene una alta capacidad para influir en la rentabilidad, la competitividad y la sostenibilidad de una empresa.

El término procurement hace referencia al proceso integral de adquirir bienes, servicios y recursos necesarios para el funcionamiento de una organización, abarcando un amplio espectro de actividades estratégicas que impactan directamente en la cadena de valor de una organización.

Conociendo esto, el uso de herramientas y soluciones tecnológicas para la toma de decisiones informadas permite optimizar costos, mitigar riesgos, garantizar la calidad de los productos y servicios y fortalecer relaciones con proveedores clave.

Para ahondar más en detalle, definiremos qué es el procurement, cuál es su alcance, qué papel juega la tecnología en la optimización del proceso de adquisición de suministros y cuáles son los beneficios de optimizarlo con la tecnología.

Además, presentaremos algunas herramientas y soluciones tecnológicas que impulsan este proceso, como la firma electrónica, y las mejores prácticas en el área.

Definición y alcance del procurement

La palabra procurement se traduce al español como adquisición o procura, pero en el contexto empresarial y de gestión, se refiere al proceso de adquisición de bienes, servicios o recursos necesarios para el funcionamiento de una compañía.

Abarca desde la identificación de necesidades y la selección de proveedores hasta la negociación de contratos y la gestión de suministros.

Es decir, el procurement aborda todos los aspectos relacionados con la obtención y gestión de recursos necesarios para el funcionamiento de una organización.

Alcances

El alcance y aspectos del sector de procurement es amplio y contiene diversas etapas y actividades a lo largo del ciclo de vida de la adquisición. Algunos de los aspectos clave incluyen:

• Identificación de necesidades en términos de bienes o servicios.

• Selección de proveedores.

• Negociación y gestión de contratos.

• Control de calidad y desempeño.

• Gestión de riesgos.

• Logística y distribución.

• Sostenibilidad y ética.

• Optimización de costos.

Papel de la tecnología en el procurement

La tecnología impacta y mejora el proceso de procurement de las siguientes formas:

1. Eficiencia operativa: automatiza tareas repetitivas y procesos manuales, lo que lleva a una mayor eficiencia operativa en el proceso de adquisición.

2. Reduce costos: al mejorar la visibilidad, el control y la transparencia en el manejo de gastos, las compañías puedan identificar oportunidades para negociar mejores precios con proveedores y eliminar gastos innecesarios.

3. Toma de decisiones informadas: los profesionales de adquisición tienen acceso a datos y análisis avanzado en tiempo real.

4. Cumplimiento normativo y políticas de seguridad: permite establecer políticas de seguridad informática y garantizar el cumplimiento de las normativas y políticas internas y externas, evitando consecuencias legales y financieras.

5. Gestión de riesgos mejorada: facilita una gestión de riegos más efectiva al identificar y mitigar problemas en tiempo real.

6. Agilidad y flexibilidad: hace el proceso más ágil y adaptable a cambios en el entorno empresarial.

Herramientas y soluciones tecnológicas para el procurement

El proceso de aprovisionamiento o adquisición de bienes y servicios se beneficia de diversas herramientas y soluciones tecnológicas, tales como:

Plataformas de compras electrónicas

Facilitan la metodología de strategic sourcing.

Automatización de procesos robóticos (RPA)

No solo agiliza y mejoran tareas manuales repetitivas, sino que también ayuda a liberar tiempo valioso, permitiendo que los profesionales se concentren en tareas estratégicas.

Algunos ejemplos de cómo la automatización de procesos robóticos puede contribuir a la optimización del procurement son:

• Comparación de cotizaciones: los bots pueden realizar comparaciones precisas entre cotizaciones de diversos proveedores para evaluar no solo los costos, sino también otros factores críticos, ofreciendo una visión integral que facilita la toma de decisiones informadas y contribuye a la optimización de costos.

• Gestión de proveedores: la automatización permite realizar un seguimiento automático del cumplimiento de plazos de entrega, calidad de los productos, cumplimiento de normativas de los proveedores y ciclo de vida de los contratos, para anticipar problemas potenciales, optimizar las relaciones comerciales de forma proactiva y garantizar la transparencia en la cadena de suministro.

• Generación automática de órdenes de compra: mediante la automatización es posible programar la generación automática de órdenes de compra en función de ciertos parámetros, como demanda prevista o niveles de inventario.

• Seguimiento automático de órdenes: permite rastrear en tiempo real el estado de las órdenes de compra y proporciona actualizaciones automáticas a los equipos relevantes, mejorando la visibilidad y la coordinación.

Firma electrónica

Permite la firma electrónica de documentos, acelerando el proceso de aprobación y minimizando la dependencia de documentos en papel.

Análisis de datos y business intelligence

Los software de análisis de datos relacionados con compras y gastos, ofrecen insights visuales que facilitan la toma de decisiones informadas, como por ejemplo:

• Mapas de proveedores: que permiten una visualización geográfica de la ubicación de proveedores para evaluar riesgos y oportunidades logísticas.

• Gráficos de desempeño de proveedores: muestra la calidad de desempeño histórico de los proveedores.

• Diagramas de flujos de procesos de compras: permite identificar posibles cuellos de botella y áreas de mejora en la eficiencia.

• Gráficos de análisis de costos: facilita la comparación visual de costos entre proveedores para una toma de decisiones basada en la relación costo-beneficio.

• Mapa de riesgos: para la categorización de riesgos financieros, operativos y de cumplimiento.

• Gráficos de tendencias de precios: ayudan en la toma de decisiones estratégicas relacionadas con la fijación de precios y la negociación.

• Tablas de control en tiempo real: alertas visuales en tiempo real sobre eventos críticos o desviaciones significativas.

• Diagramas de red de cadena de suministros: ayuda a identificar posibles puntos de fallo y permite optimizar la cadena de suministro.

• Gráficos de distribución de gastos: permite identificar las áreas donde se pueden hacer recortes de gastos o negociaciones más efectivas.

Blockchain para la gestión de cadena de suministros

Aumenta la transparencia y la trazabilidad en la cadena de suministros y la gestión de compras.

Mejores prácticas en la optimización del procurement

Al mejorar la visibilidad, el control y la transparencia en el manejo de gastos, las compañías pueden identificar oportunidades para negociar mejores precios con proveedores y eliminar gastos innecesarios. A continuación compartimos las mejores prácticas para llevarlo a cabo.

Procesos transparentes

Fomenta la transparencia en todas las fases del proceso con políticas y procedimientos claros y asegúrate de tener visibilidad completa de los gastos.

Evaluaciones periódicas

Es posible que mantengas una conexión comercial durante una década o más con un proveedor, no obstante, ¿esa colaboración cumple con los objetivos que tu empresa busca alcanzar?

Las evaluaciones regulares proporcionan una visión clara y actual sobre qué aspectos deben persistir y cuáles deben modificarse en los procesos, asegurando así un éxito continuado.

Asociaciones colaborativas

La premisa consiste en mostrar consideración hacia los socios comerciales, mejorar la colaboración empresarial y buscar beneficios mutuos en lugar de acuerdos unilaterales. Con este enfoque se forjan asociaciones duraderas con proveedores que compartan un perfil similar.

Ciclo p2p ágil

Desde el instante en que inicia el proceso de selección de proveedores hasta la realización de pagos, es decir durante todo el proceso procure to pay (p2p), tu objetivo principal debe ser ejecutar las operaciones de manera eficiente y rentable, sin sacrificar la calidad.

La manera más efectiva para alcanzar este propósito consiste en sustituir las tareas manuales por procesos automatizados.

Digitaliza tus procesos con la firma electrónica

Digitalizar los procesos con la firma electrónica, como la que ofrece Docusign, otorga a las empresas las siguientes ventajas:

• Eficiencia: acelera los procesos al eliminar la necesidad de imprimir, firmar manualmente y escanear documentos, mejorando así la eficiencia operativa.

• Reducción de costos: ahorra costos relacionados con papel, tinta, almacenamiento físico y envío postal.

• Seguridad: ofrece tecnología avanzada de seguridad informática para proteger la integridad del documento y la autenticidad de las firmas.

• Acceso remoto: permite a las partes firmar documentos desde cualquier lugar del mundo.

• Seguimiento y auditoría: proporciona funciones de seguimiento y auditoría, lo que facilita el rastreo de quién ha firmado un documento, cuándo y cualquier cambio realizado en el proceso de firma.

• Cumplimiento normativo: facilita el cumplimiento de los estándares y regulaciones de seguridad establecidos en varios países.

• Facilita la colaboración: permite la revisión y firma de documentos de manera colaborativa, sin necesidad de imprimir y enviar documentos físicos.

Con esta información esperamos haber aclarado qué es procurement y la importancia de optimizarlo.

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