¿Qué es compliance?

Publicado el 24 Marzo 2020, actualizado el 14 de Noviembre de 2022.

Verificar el cumplimiento de la normativa legal y fiscal de una empresa, incluso en los procedimientos administrativos internos, no era una actividad regular en las organizaciones. No obstante, esto se ha vuelto cada vez más necesario y de ahí que queramos contarte sobre el compliance o cumplimiento.

En muchos países, los gobiernos e instituciones jurídicas y fiscales exigen a las empresas implementar un compliance program ('programa de cumplimiento'). Ahora bien, ¿qué significa esto? ¡Descúbrelo a continuación!

¿Qué es compliance?

Básicamente, compliance es un esquema de organización, regulación interna y externa, gestión y supervisión empresarial orientado a determinar el cumplimiento de ciertas normativas sin la necesidad de ser auditado por terceros.

El compliance basa su actividad en garantizar que, durante el ejercicio de las empresas y organizaciones, todos sus niveles se adapten legítimamente las políticas y procedimientos éticos y legales vigentes.

Objetivos del compliance en las empresas

El objetivo principal del compliance es la detección, prevención, reporte y resolución de conflictos. Estos pueden ser derivados de la actividad financiera, malas conductas, negligencia, falta de cumplimiento de leyes, entre otros.

Implementar esta metodología en la organización funciona como la primera línea de defensa ante malas prácticas internas.

El compliance sirve para evitar, por ejemplo:

• multas económicas, por ejemplo, por no acatar las leyes de protección al empleado;

• disolución de la persona jurídica;

• suspensión de la actividad comercial;

• clausura de oficinas o locales;

• prohibición temporal de realizar actividad comercial;

• inhabilitación de beneficios, ayudas públicas y subvenciones;

• intervención judicial;

• otras penas previstas en la ley.

Por estas razones y otras de las que hablaremos a continuación, es importante conocer, adquirir e implementar el compliance dentro de la organización.

Beneficios del compliance y por qué tu empresa lo necesita

En la búsqueda de las mejores técnicas y prácticas comerciales, financieras y fiscales, el compliance proporciona beneficios que resuelven estas necesidades y brinda ventajas que vale la pena conocer.

1. Evita litigios e incumplimientos normativos

Tener una mirada hacia el respeto de la legalidad en los procedimientos, es la mejor vía para que se cumplan las normativas y se prevengan delitos por ignorancia o malas prácticas que generen sanciones.

De acuerdo al tipo de compliance que se incorpore en la organización, se obtendrán diferentes beneficios. Sin embargo, existen algunos que implican a todos los departamentos, pues analizan el comportamiento de las operaciones a nivel general.

2. Da estabilidad en el mercado

Es evidente que las acciones que toma una organización tienen impacto y repercusión directa en su mercado.

Las políticas de compliance que se adopten y que determinan las reglas a seguir, así como los sistemas de gestión del cumplimiento, permiten transparentar las iniciativas de la empresa en su giro y evita las incongruencias, la competencia desleal y la corrupción, entre otros factores que podrían socavar la confianza de los consumidores.

3. Favorece la reputación y la autoridad

Dentro de los beneficios del compliance en las empresas está la buena reputación que una organización puede construir con base en la solidez, legitimidad y las buenas prácticas.

Gracias al establecimiento de técnicas, procesos y herramientas para prevenir, detectar, reportar y resolver los incumplimientos, se crea una mejor imagen hacia el mercado y se despliega un mensaje claro de rectitud y seriedad.

4. Evita fraudes internos

Es común que en alguna oportunidad se infiltren individuos que den problemas en los negocios. Para evitarlo, la generación de normativas y políticas internas de compliance permiten establecer sistemas de control sobre lo que se ejecuta de forma interna.

Así, es posible detectar rápidamente y con precisión quién y dónde se están generando las malas prácticas para cortar con ellas y proteger la información, el capital y las operaciones de la organización.

Esto favorece la legitimidad del negocio y previene gastos para cubrir contingencias de este tipo que podrían ser drásticas para muchas compañías, sobre todo las emergentes.

5. Favorece el crecimiento

El último beneficio que mencionaremos tiene que ver con la posibilidad de crecer bajo una estructura saludable que favorezca el desarrollo controlado de la organización.

Esta herramienta facilita la comprensión de las normas y reglas que se deben cumplir para llevar a cabo acciones, estrategias, procesos y tareas que, además de llevar a la empresa a sus objetivos económicos directos, estimulen el crecimiento y se adapten a los estándares de ética y compromiso.

Tipos de compliance

Ya hemos dicho que el compliance permite a las empresas mitigar los riesgos en materia fiscal y legal a través de prácticas y procesos como el establecimiento de políticas, y la detección y gestión de las consecuencias, pero ¿el Compliance legal y fiscal son el mismo? ¡Ya lo verás!

Aunque apuntan al mismo objetivo general, tienen enfoques particulares:

Compliance legal

Son las funciones independientes que se dirigen para establecer políticas y normativas de acción y actuación dentro de la empresa u organización. Esto con el objetivo de prevenir, detectar, controlar y medir los riesgos por incumplimientos de cualquier ley y estándar vigente.

Para que pueda aplicarse correctamente tiene que existir un control absoluto y efectivo sobre las acciones individuales y grupales de los empleados y directivos.

Compliance fiscal

También llamado compliance tributario, al igual que el legal, tiene como objetivo principal evitar y prevenir los riesgos económicos y legales dentro de su actividad comercial. En este caso, enfocado en los deberes tributarios.

Independientemente del tamaño de la empresa o el nivel de facturación, en el contexto actual el cumplimiento de los requisitos y responsabilidades fiscales es un aspecto crucial.

Conoce más sobre el compliance financiero aquí

Marco legal del compliance en México

Hasta hace unos pocos años, el compliance no era obligatorio. Sin embargo, hoy en día son muchas las disposiciones legales que exigen un compliance program en las empresas.

Por ejemplo, la Ley de Mercado de Valores les exige a las sociedades anónimas bursátiles tenerlo, de acuerdo a su artículo 19.I.

Por otra parte, la Procuraduría Federal de Protección al Ambiente les otorga a los programas de cumplimiento el reconocimiento de prueba para la no repetición de delitos ambientales.

Asimismo, el Procedimiento Especial para las Personas Jurídicas permite a los compliance programs investigar, imputar y condenar empresas que cometan delitos, según el Código Penal Federal.

¿Cómo poner en práctica el compliance en tu empresa?

Para que todos los beneficios que se han mencionado en este artículo aparezcan, es importante seguir una premisa clave: el Compliance solamente es efectivo si se implementa en sus 5 etapas. No basta únicamente con reconocer su importancia y delimitar las políticas fiscales y legales.

Las etapas de aplicación del compliance son:

1. Identificación de riesgos

Lo primero es determinar aquellos riesgos a los cuales la empresa se ha enfrentado en el pasado, los que están presentes en la actualidad y los que se prevé que se pueden experimentar en el futuro.

Esto es importante para avanzar a la fase 2 y poder reaccionar oportunamente. Evita no solamente daños económicos directos, sino también aquellos que afectan la reputación de la organización.

2. Creación de planes de contingencia

Los riesgos detectados o previstos en la fase 1 son el insumo sobre los cuales deben construirse planes de prevención.

Es fundamental que no solo se planteen diversos escenarios de necesidad en donde la organización pueda verse afectada. La idea es que, de acuerdo a estas suposiciones, se elaboren planes de acción orientados a salvar tales obstáculos.

3. Monitoreo y prevención

El siguiente paso es establecer controles de seguridad y prevención que, además de crearse, deben ponerse a prueba para detectar fallas y aciertos en su implementación.

Asimismo, deben definirse los actores principales de la gestión y detección dentro del compliance program.

4. Solución de contingencias

Muy afín a la fase de monitoreo y prevención, es este penúltimo escalón: la asignación de flujos de trabajo para la búsqueda de soluciones óptimas a cuestiones legales y fiscales que pueden presentarse interna y externamente.

Solucionar los problemas es el beneficio maestro del compliance, ya que es inevitable que se presenten eventualmente. Aquí es determinante la manera en que actúa el personal y la directiva.

5. Difusión de las normas

Una vez se hayan establecido las normas, políticas y protocolos contra riesgos y contingencias, es momento de asesorar al personal de la empresa para hacer posible el cumplimiento de las mismas.

Esto es para que cada miembro de la organización esté al tanto de su rol, funciones y límites dentro de su actividad profesional en pro de construir una cultura organizacional sana y con buenas prácticas que eviten problemas.

Retos que afronta la función del Compliance

El cumplimiento normativo está irrumpiendo con fuerza en muchos sectores. Su implementación, aunque se ha extendido, aún enfrenta algunos retos para las empresas. Conoce los principales a continuación:

Humano

El mercado laboral de perfiles de cumplimiento es cada vez más fuerte, y en la actualidad el perfil de compliance es uno de los más solicitados. Incluso han surgido nuevas asociaciones especializadas que agrupan a expertos en compliance y consultoras que ofrecen servicios externos.

Encontrar a profesionales capacitados y con experiencia en el ramo es un nuevo reto para muchas compañías.

De procesos

Es necesario que las empresas cuenten con procedimientos sólidos y establezcan canales éticos y de denuncia para minimizar los riesgos tanto penales como de fraude. Para este objetivo, las empresas deben establecer controles, una metodología de seguimiento y un proceso de reporte eficaz.

Tecnológicos

Es esencial que las empresas brinden los medios necesarios para la prevención, control y reducción de riesgos mediante la tecnología. Hoy en día, existen tendencias como la adopción de software GRC (Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento) o incluso de herramientas para la gestión del ciclo de vida de cada contrato de tu compañía (también denominado CLM).

Descubre cómo el CLM de Docusign puede ayudarte a asegurar el compliance en tu organización.

Ejemplos de compliance en una empresa

Los problemas relacionados con la corrupción e ilegalidad en las empresas se producen de diferentes formas. El cumplimiento normativo tiene el objetivo de erradicarlo y priorizar la transparencia.

Se puede decir que el compliance en las empresas se relaciona con diversos ámbitos, entre las que se incluyen:

• La protección de datos.

• Regulación del mercado de valores.

• Prevención de blanqueo de capitales.

• Leyes contra el lavado de dinero y activos.

• Derecho a la competitividad, entre otros.

¡Adopta e implementa el compliance!

Determinar un área especializada en el cumplimiento de las normativas legales y jurídicas, éticas y financieras aporta valor a una organización, ya que evita riesgos y problemas derivados de la negligencia. También es una manera de fomentar una cultura organizacional que dé relevancia a que las prácticas se ajusten a las leyes vigentes.

La firma electrónica, por ejemplo, es una solución ideal para automatizar y gestionar los procesos que requieren de una supervisión sustancial. De esta manera es posible asegurar la normatividad y atención a las políticas organizacionales.

¿Te interesa implementar un proceso tecnológico para automatizar, registrar y blindar tus procesos y actividades jurídicas? ¡Aprende sobre la firma electrónica haciendo contacto con nuestros asesores!