Estudio de Deloitte y Docusign revela pérdidas millonarias en la gestión de acuerdos

Una nueva investigación de Deloitte valida lo que sabemos intuitivamente: es muy difícil gestionar acuerdos con herramientas y procesos existentes, y esa dificultad está ejerciendo presión sobre usted y su empresa.

El nuevo informe de Deloitte y Docusign, Desbloqueo del valor de la gestión de acuerdos, entrevistó a más de 1.000 líderes empresariales de todo el mundo para descubrir los mayores problemas durante el proceso de acuerdo.

El informe analiza los puntos débiles, los impulsores de valor y las posibles soluciones a lo largo de todo el ciclo contractual para ayudar a las empresas a prosperar en el entorno actual, que incluyen:

• Los sorprendentes riesgos detrás de una mala gestión de acuerdos;
• Las capacidades críticas esenciales para la próxima generación de soluciones de gestión de contratos; 
• El enfoque holístico que las organizaciones deberán adoptar para abordar eficazmente la mala gestión de los acuerdos.

El alto coste de una mala gestión de contratos

Deloitte descubrió que las malas prácticas y sistemas de gestión de acuerdos cuestan a las organizaciones casi $2 billones de dólares en valor económico global anual y que la destrucción de valor ocurre de manera desigual en todas las funciones, pero con un impacto abrumadoramente negativo en las relaciones con clientes y socios.

Los flujos de trabajo desconectados son la causa principal de una mala gestión de contratos.

• En promedio, las empresas gastan un 18% adicionales de su tiempo en ofertas, lo que resulta en más de 55 mil millones de horas desperdiciadas a nivel mundial por año.
• Un acuerdo puede verse afectado por más de 15 transferencias internamente antes de cualquier negociación con la contraparte.

La destrucción de valor se distribuye de manera desigual entre las funciones comerciales. 

• Las funciones de cara al cliente, como ventas y marketing, contribuyen 40% de la pérdida de valor global, impulsado por oportunidades de ingresos perdidas, como retrasos comerciales.
• Por el contrario, las funciones de soporte representan 60% pérdida de valor debido a la pérdida de tiempo y costos operativos.

Los procesos deficientes de gestión de contratos tienen impactos extremadamente negativos en las relaciones con clientes y socios.

• 48% de las empresas informaron que las relaciones con los clientes se habían deteriorado significativamente debido a retrasos en los contratos.
• 66% informó flujos de trabajo de contratos ineficientes como un factor de satisfacción negativa del cliente.

4 características críticos esenciales para satisfacer las necesidades más urgentes de gestión de contratos.

• Colaboración simplificada entre las partes interesadas, búsqueda y análisis habilitados por IA, proceso ascendente y descendente integraciones con aplicaciones y bases de datos, y flujos de trabajo basados ​​en personas Estas son áreas de oportunidad a priorizar.
• 2 de 5 empresas buscan soluciones con más capacidades. inteligente y más la mitad del plan aumentar el gasto en soluciones de gestión de contratos durante los próximos tres años.

Puntos débiles por etapa del proceso de contratos

Para comprender mejor el problema, Deloitte creado por primera vez un marco estándar sobre cómo los equipos modernos completan acuerdos, deconstruyendo este flujo de trabajo de un extremo a otro en ocho etapas distintas: iniciar, desarrollar, iterar, negociar, firmar, inventariar, analizar e implementar. Y al hablar con los entrevistados, quedó claro que no se trataba sólo de cuestiones de gestión de acuerdos. generalizados, causaron problemas a cada paso.

Ejemplos de cada paso en un flujo de trabajo de contrato:

Iniciar: 62% de los encuestados tienen dificultades para localizar y acceder a contratos previamente aprobados como referencia

A menudo, la forma más sencilla de iniciar un nuevo contrato es revisar los contratos completados, ya sea con la misma empresa o para un servicio similar. Pero si estos documentos no se encuentran, no serán útiles. Los nuevos acuerdos deben crearse desde cero, lo que requiere muchos más recursos iniciales y también puede traducirse en ciclos adicionales de revisión interna en etapas posteriores.

Desarrollar: el 45% de los encuestados necesita agregar manualmente información a los contratos que ya existen en los sistemas

Cada vez que los preparadores de contactos completan manualmente un trabajo que podría automatizarse, están perdiendo el tiempo. También están generando oportunidades de errores si los datos no se copian por completo o se pegan en la ubicación incorrecta. Si bien una pequeña mayoría de los encuestados ha creado un proceso de acuerdo que completa automáticamente los acuerdos con datos existentes de los sistemas de registro, casi la mitad todavía necesita priorizar este paso para ponerse al día.

Iterar: el 50 % de los encuestados se enfrenta a procesos de aprobación legales y de cumplimiento tediosos, ineficientes y repetitivos.

Las largas y tediosas demoras que a menudo forman parte de estos procesos legales y de cumplimiento son evitables. Los equipos modernos pueden hacer un mejor uso de las plantillas o bibliotecas de cláusulas previamente aprobadas para proporcionar a los creadores de contratos las herramientas que necesitan para el autoservicio. Una tecnología contractual más sólida no eliminará las cuestiones legales y de cumplimiento del proceso de revisión; en cambio, ahorrará horas críticas al reducir la cantidad de texto único que necesitan revisar.

Negociar: el 34% de los encuestados necesita leer, interpretar y comprender manualmente el impacto de los términos del contrato.

Los acuerdos pueden ser largos y difíciles de leer, llenos de jerga legal. Cuando se asigna a partes interesadas comerciales no legales para que se centren en secciones específicas, necesitan algún tipo de contexto sobre lo que hay en las otras partes de ese acuerdo. Esta es una oportunidad fácil para comenzar con la IA. Puede generar resúmenes rápidos y precisos de largos bloques de texto para que cada persona pueda centrarse en términos relevantes para su especialidad.

Suscríbase: el 52% de los encuestados tiene que esperar la verificación de identidad y notarial, lo que corre el riesgo de cerrar el trato

¿Cuántas veces has oído que el tiempo acaba con todos los negocios? Es innegable que es cierto y pasos como la verificación de identidad y notarial (una parte fundamental de algunos acuerdos de alto valor) a veces pueden retrasarlo. Si su equipo no crea de manera proactiva una solución optimizada para estos procesos, experimentará grandes retrasos. En algunos casos, esta larga espera podría significar que el acuerdo fracasa por completo.

Inventario: el 49% de los encuestados cree que dedica demasiado tiempo a buscar contratos completados

Centralizar todos los equipos en torno a un único repositorio digital es una solución sencilla, pero la idea de digitalizar grandes catálogos de acuerdos existentes puede resultar desalentadora. Esta podría ser otra oportunidad para implementar la IA para aliviar algunos trabajos de transición de enormes proporciones. La IA moderna puede escanear una variedad de formatos de archivos (PDF, JPEG, etc.) y transformar el texto en una serie de puntos de datos filtrables. El contrato no solo es más fácil de encontrar, sino que también se puede ordenar o filtrar por fecha, monto en dólares, tipo de contrato y más.

Análisis: el 54% de los encuestados necesita realizar un seguimiento y analizar manualmente los términos clave, plazos, fechas de renovación y necesidades de solicitud.

Cada vez que su equipo tiene que realizar un seguimiento manual de los términos del contrato, agrega pasos al flujo de trabajo que ralentizan el proceso y dejan lugar a errores. Hay una mejor manera. Todos los puntos de datos de sus contratos deben estar directamente disponibles para sus otros sistemas comerciales para que la automatización pueda simplificar las tareas rutinarias.

Implementar: el 45% de los encuestados no tiene herramientas para rastrear, buscar y analizar acuerdos pasados

Para crear y comprometerse con los acuerdos más ventajosos en el futuro, su equipo necesita visibilidad de los acuerdos pasados. Un elemento clave es la capacidad de buscar estos documentos para identificar términos específicos y realizar un seguimiento del desempeño en comparación con los compromisos. Cuando el contrato se acerque a su vencimiento, su equipo estará preparado para una decisión de renovación y posibles negociaciones.

En este informe, Deloitte suma estas ineficiencias en el acuerdo y traduce la pérdida de valor en dólares y horas. Es poderoso e instructivo para cualquiera que quiera obtener más valor comercial de sus contratos. Si quieres saber más, descarga el informe "Desbloqueo del valor de la gestión de acuerdos".

El informe incluye formas de modernizar su flujo de trabajo y Docusign puede ayudarle a volver cada paso del proceso de contratación más inteligente para organizaciones como la suya, para que pueda acelerar los ingresos, reducir el riesgo y desbloquear valor. Es por eso que anunciamos una importante expansión de nuestra estrategia comercial, abriendo una nueva categoría SaaS— Intelligent Agreement Management – y la nueva plataforma Docusign IAM para liderar el camino. Las soluciones Docusign IAM estarán disponibles a partir del 30 de mayo en EE. UU. y se lanzará internacionalmente a partir de finales de este año.