Gestión de contratos: concepto, etapas y las mejores prácticas

La puesta en marcha de una adecuada gestión de contratos le da a las empresas un proceso de contratación más rápido y eficiente que, con herramientas tecnológicas como la firma electrónica, puede llegar a generar un ROI de hasta de un 356%.

Debido a su relevancia en el mundo de los negocios, este artículo explora los puntos más importantes sobre este tema, abarcando:

• ¿Qué es la gestión de contratos?

• CLM y el ciclo de vida de los contratos

• Estas son las 5 etapas de la gestión de contratos

• 6 mejores prácticas de la gestión contractual

• ¿Qué es un administrador de contratos?

• 2 tecnologías clave para una gestión de contratos exitosa

• ¡Descubre una mejor forma de gestionar tus contratos!

¿Qué es la gestión de contratos?

La gestión de contratos es el proceso de gestión de acuerdos, desde su creación hasta su ejecución por la parte elegida, y hasta la eventual terminación del contrato.

Las actividades clave involucran el análisis de desempeño contra los términos del contrato para maximizar el desempeño operativo y financiero, así como para identificar y mitigar el riesgo financiero a través del incumplimiento de los términos del contrato.

Ahora, ¿cómo funciona la gestión de contratos?

Este concepto se ejecuta a través de un conjunto de acciones que se definen a continuación:

• Entrega de servicios: esto garantiza que los productos se entreguen en el momento en que se ordenaron.

• Gestión de la relación: implica fortalecer el contacto entre el vendedor y el comprador para permitir una mejor comunicación a lo largo del proceso de manejo de contratos.

• Manejo de contratos: la administración continua que asegura que las actividades de adquisición del día a día sigan lo que se detalla en el acuerdo.

• Búsqueda de mejoras: las enmiendas y alteraciones son monitoreadas dentro de un entorno de adquisiciones para mejorar la eficiencia y generar un aumento en las ganancias.

• Evaluación continua: las actividades de adquisición son evaluadas continuamente para promover que se respeten los acuerdos y que se hayan seguido todos los procesos de compra.

• Gestión del cambio: como parte de una relación de adquisición a largo plazo, los cambios en las actividades, los requisitos o los productos deben ser registrados y manejarse de manera eficaz.

• Gestión de la renovación o rescisión: cuando se debe renovar un acuerdo, tomar medidas proactivas para comprender si estos deben renovarse tal como están, renegociarse o rescindirse, en función de las necesidades comerciales futuras, el atractivo comercial y el desempeño anterior del proveedor. 

CLM y el ciclo de vida de los contratos

La gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) se trata de un proceso que automatiza y agiliza los procedimientos contractuales durante sus etapas clave.

Al crear un lenguaje común, plantillas básicas, términos unificados y condiciones consistentes y repetibles, los compradores y proveedores ahorran tiempo y reducen los errores. Un buen software de gestión de contratos está diseñado para proporcionar una mayor visibilidad de los gastos corporativos, crear una mayor eficiencia en el proceso y reducir los costos administrativos.

Esto se logra mediante:

• Gestión de contratos de compra y venta, licencias de PI y acuerdos internos

• Automatización y aceleración de la gestión del ciclo de vida del contrato de principio a fin.

• Estandarización y control del desarrollo de contratos.

• Fortalecimiento del cumplimiento operativo, contractual y regulatorio.

• Creación de contratos de forma rápida y sencilla utilizando plantillas y cláusulas legales preaprobadas.

Estas son las 5 etapas de la gestión de contratos

Para identificar las tendencias generales, todo el proceso de la gestión de contratos debe separarse en etapas definitivas. Una vez que se han distinguido esos pasos, se pueden desglosar y estudiar individualmente para buscar una mejora potencial.

A continuación, vamos a ir explicando cada uno y explicaremos los resultados del estudio denominado "El estado de la gestión de contratos" que brinda datos críticos sobre este tema.

1. Generación

Para iniciar el ciclo de vida de un contrato, se debe crear el primer borrador del documento. Casi ninguna organización inicia desde cero, pero aún puede ser un proceso largo.

Si bien el 40% de las organizaciones ha evolucionado para usar una integración con Salesforce para crear nuevos acuerdos, la herramienta más común para la generación de contratos sigue siendo Microsoft Word, ya sea en la nube (62%) o fuera de línea (50%).

2. Negociación

Después de que se genera un contrato, todas las partes involucradas deben negociar de un lado a otro hasta que se acuerden los términos finales. Esta etapa del proceso requiere mucho tiempo, ya que solo uno de cada seis administradores de contratos puede completar la negociación del contrato en nueve horas o menos.

Casi la mitad de las personas del informe pasan 20 horas o más negociando un contrato y el 71% generará al menos tres nuevas versiones de un documento antes de que se complete.

Para ahorrar tiempo en la negociación, los encuestados prefirieron las herramientas de colaboración en línea a los procesos manuales en papel, y estos son los resultados:

• Las herramientas colaborativas de documentos en la nube fueron identificadas como las herramientas de colaboración preferidas por el 31% de las personas.

• Seguidas de cerca por el correo electrónico con un 27%.

• Los documentos de Word sin conexión (12%) y los acuerdos en papel (6%) se encontraban entre las opciones menos preferidas.

3. Revisión y aprobación

Una vez finalizada la fase de negociación, es momento de validar que todos los puntos o cláusulas que han sido establecidas estén tipificadas en el acuerdo.

En ocasiones se requerirá agregar o modificar algunos tópicos que generen confusión, así como eliminar sobrantes o todo aquellos que no haya sido pautados con anterioridad.

Esta etapa del manejo de contratos requiere de rapidez y estrategia; no debe convertirse en un cuello de botella que entorpezca los puntos de coincidencia acordados previamente.

Cuando el enrutamiento de contratos depende de más de una solución, abre la puerta a varios problemas nuevos, como visibilidad reducida o documentos perdidos. También facilita que aproximadamente el 32% de las personas comparta accidentalmente el contrato con la parte equivocada.

Una vez que hayan sido superados los potenciales inconvenientes y puntos de atención, ahora se pasa a solicitar a todas las partes su visto bueno y aprobación final.

4. Aprobación final y firma

Este es el punto en el que se termina de concretar el acuerdo mediante su homologación a través del proceso de firma —ya sea electrónica o manuscrita—.

Luego de que todo quede conforme a los acuerdos alcanzados en las negociaciones, este documento debe ser resguardado para garantizar su integridad.

5. Almacenamiento

Esta es la parte final del ciclo de vida de contratos, y se trata del almacenamiento y resguardo. Esto puede ser en una plataforma segura en la web o en un archivo físico que sea apto y con condiciones óptimas para prevenir incendios, actos de sabotaje, deterioros y robo.

En paralelo, es indispensable incorporar un sistema eficiente para la categorización y localización tanto de acuerdos vigentes, como de los vencidos para que estén disponibles en caso necesario.

Hay fuertes costos a tener en cuenta si los negocios optan por el almacenamiento en físico de estos documentos y al momento de necesitar un estudio de los mismos, ya sea para la renovación o generación de nuevos modelos:

• Infraestructura para ubicarlos físicamente.

• Gran número de fotocopias.

• Reimpresión de documentación de larga data.

• Addendum.

• Timbrado y transporte.

Es por esta razón que solo el 8% de las organizaciones confían en los archivadores de papel para almacenar acuerdos.

En definitiva, cuando se finaliza contrato, el almacenamiento en la nube es popular entre las organizaciones. De hecho, alrededor de dos tercios de las empresas ya aplican este tipo de soluciones, ya sea exclusivamente o junto con servidores locales, para administrar los contratos completados.

Las 6 mejores prácticas de la gestión contractual

A continuación te presentamos 6 excelentes prácticas de gestión de contratos que te ayudarán a asegurar un alto nivel de productividad.

1- Centralizar y estandarizar acuerdos

La redacción de contratos empresariales desde cero ralentiza su creación, los negocios ahora pueden ahorrar mucho tiempo al estandarizar y preaprobar el lenguaje y los términos del contrato. De esta forma, los acuerdos son elaborados más rápido y otros departamentos pueden crear contratos sin involucrar al departamento jurídico.

Cuando los contratos siguen una plantilla, son más fáciles de editar y revisar, ya que solo te centrarás en los términos que son propios de cada transacción.

No hay duda que almacenarlos en un repositorio central con capacidad de búsqueda es una opción muy importante a considerar. De esta manera, los contratos son seguros y fáciles de localizar; la relevancia de resguardarlos de forma segura se vuelve más evidente cuando hay inconvenientes empresariales que requieren de ellos, de manera inmediata.

En este sentido, necesitas una gestión de contratos efectiva que muestre principalmente:

• Quién aceptó el acuerdo.

• Versión del acuerdo que fue aceptada.

• Fecha y hora de aceptación.

2- Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) críticos

Todos los departamentos empresariales están bajo presión para hacer más con menos y demostrar su valía a la organización. Para lograr esto, deben pasar de ser reactivos a proactivos (elaborar estrategias para influir en los ingresos y mitigar el riesgo). Esto requerirá establecer KPIs.

Sin embargo, no hay que establecer métricas solo por hacerlo. Los KPI establecidos y lo que se debe rastrear dependen del objetivo empresarial.

Entonces, la primera pregunta es, “¿qué quieres mejorar?”. Por ejemplo, el objetivo podría ser enviar contratos más rápido, luego puedes dividir esto en KPI específicos, como crear contratos más rápido y reducir el tiempo de aprobación.

Una buena solución de gestión de contratos te ayudará a realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento que brindan información sobre el proceso de contratación y lo que puedes mejorar para ser más eficiente.

3- Dar un seguimiento continuo a las obligaciones

Muchas personas firman contratos y se olvidan de ellos hasta que surge un problema. Sin embargo, estos instrumentos se vuelven más importantes después de que se firman. Todas las organizaciones tienen obligaciones de las que debemos hacer un seguimiento para asegurarnos de cumplirlas y, en una empresa grande, puede haber miles de contratos activos.

Es por esta razón que los acuerdos deben ser fácilmente accesibles para cumplir con la obligación contractual. No puedes rastrear o monitorear la ejecución de un contrato ya que no puedes conocer su ubicación.

Confiar en los trabajadores para rastrear la obligación es arriesgado ya que los errores son inevitables. Un buen software de gestión de contratos contribuye a mantener actualizado el estado de las obligaciones mediante el envío de recordatorios oportunos por correo electrónico antes de su vencimiento.

4- Promover una mayor colaboración y visibilidad del equipo

La gestión de contratos es principalmente responsabilidad del departamento legal, no obstante, con el uso de plataformas como Docusign CLM, se reduce la dependencia sobre esta área, y todos podrán gestionar acuerdos de manera eficiente.

En este sentido, para que los departamentos garanticen el cumplimiento y reduzcan los riesgos en toda la organización, todos deben colaborar de manera eficiente con el uso de esta solución de información y el manejo centralizado para prevenir cuellos de botellas al cerrar tratos.

Gracias a esto, todos los sectores de una organización contarán con plantillas y flujos de trabajo estandarizados, lo que reduce su necesidad de apoyarse únicamente en el departamento jurídico. Esto agiliza aún más los procesos y mejora el flujo de información y comunicación entre todas las partes.

Este tipo de tecnologías permite que los contratos sean visibles con una administración transparente sin sacrificar la seguridad de los datos.

5 - Automatizar las comunicaciones

El uso de correos electrónicos en la comunicación contractual tiene muchos agujeros, ya que este recurso no está lo suficientemente centralizado. En este punto, es común olvidarse de incluir la dirección de una parte al pasar información, o los datos clave pueden ocultarse en hilos de emails.

Por esta razón, la mejor práctica es utilizar un software de gestión del ciclo de vida del contrato (CLM) que rastree cada actividad y envíe notificaciones en tiempo real. La automatización de las comunicaciones garantiza que ninguna parte interesada se quede atrás en todas las etapas del contrato.

6- Implementar una solución de firma electrónica para agilizar y asegurar el proceso

Lograr que los contratos se firmen sin demora sigue siendo un desafío para las empresas. Además de la tradicional firma con tinta húmeda, existen otras maneras de firmar contratos.

La firma electrónica se ha adoptado ampliamente como una forma válida de homologar acuerdos y prestar consentimiento totalmente en línea, y es una forma de concretar acuerdos legal en México.

Las partes contratantes ahora esperan una experiencia de firma perfecta, y esto es lo que ofrece este tipo de plataformas, llevando a cabo este proceso en pocos clics y es ideal para contratos de gran volumen.

¿Qué es un administrador de contratos?

Un administrador de contratos es responsable de, como su nombre lo indica, dirigir, cuidar, ordenar, disponer y coordinar acuerdos, así como de supervisar el proceso mediante el cual se consolidan, crean y ejecutan.

¿Qué hace un administrador de contratos?

El objetivo de un gestor de contratos es asegurarse de que los acuerdos se muevan rápidamente desde la creación hasta la ejecución. También son responsables de garantizar el compliance, evitar la fuga de ingresos de contratos desorganizados y minimizar el riesgo.‌

Una vez que se haya ejecutado el contrato, este profesional se asegurará de que esté almacenado de forma segura. También debe garantizar que sea resguardado en un formato que facilite a las partes interesadas encontrarlo y acceder en el futuro como, por ejemplo, en PDF.

Los administradores de contratos también pueden ser responsables de lo siguiente:

• Crear y revisar plantillas automatizadas que ellos y su equipo utilizarán para crear futuros acuerdos.

• Analizar datos sobre el flujo de trabajo del contrato y ver qué partes del flujo de trabajo pueden estar ralentizando el proceso de ejecución.

• Integrar el flujo de trabajo de contratación digital del equipo legal con Salesforce, Workday y otras aplicaciones útiles que aumentan la productividad.

• Gestión de relaciones con proveedores y subcontratistas.

• Ayudar al equipo legal con la negociación.

• Analizar contratos nuevos y antiguos con partes interesadas, socios comerciales, proveedores y clientes para asegurarse de que el contenido sea legalmente sólido y ejecutable.

Tecnologías clave para una gestión de contratos exitosa

Actualmente, los gestores de contratos y la mayoría de las empresas han integrado un software de firma electrónica o una herramienta CLM con flujos de trabajo definidos.

Y, es que, estas son dos soluciones imprescindibles para ganar en productividad y rentabilidad en cuanto al manejo de contratos se refiere.

Software de gestión de contratos

Este software es una herramienta diseñada para automatizar y agilizar el proceso de gestión de contratos para las empresas.

Las tecnologías de este tipo facilitan que los departamentos empresariales creen, negocien, firmen, renueven e informen sobre contratos comerciales al automatizar el trabajo manual.

En lugar de cambiar entre múltiples herramientas diferentes para administrar acuerdos, el software de gestión de contratos permite a los equipos gestionar estos instrumentos de principio a fin, todo en una sola plataforma. ¡Las funciones que necesitan están centralizadas en un espacio de trabajo!

Firma electrónica

Un sistema de firma electrónica es una solución que permite prestar consentimiento a través de medios electrónicos mediante el plasmado de una firma en un documento digital.

Cuando llega el momento de finalizar un contrato mediante la recopilación de firmas, los profesionales de contratación de hoy en día han madurado en gran medida para utilizar herramientas modernas.

Sin embargo, alrededor de una quinta parte de las organizaciones todavía envía contratos para su aprobación a través de un archivo adjunto de correo electrónico o una copia impresa. Estos procesos manuales se encuentran con serios problemas a escala.

Con alrededor de una cuarta parte de los equipos informando que al menos 5 personas únicas están involucradas en el proceso de aprobación del contrato, las demoras y las ineficiencias de estos intercambios pueden sumarse rápidamente.

Teniendo todos estos datos en consideración, vemos que esta herramienta innovadora presenta grandes beneficios para la gestión de contratos, entre los principales encontramos:

• Mayor seguridad: elimina potenciales riesgos, ya que todo el software de gestión del ciclo de vida del contrato está equipado con un sistema de seguridad que ayuda a la organización a mantener la integridad de la información. El sistema garantiza que el documento esté disponible solo para la parte prevista y que el documento se firme de manera efectiva.

• Actualizaciones en tiempo real: cuando una empresa trata con múltiples socios contractuales, la molestia de obtener el contrato y firmarlo es un gran obstáculo. Con las firmas electrónicas, los administradores de contratos pueden obtener actualizaciones sobre quién tiene que firmar el documento y hacer un seguimiento con ellos para hacerlo rápidamente.

• Impacto financiero: las empresas contratantes pueden estar distanciadas geográficamente y, por lo tanto, aumenta el costo de enviar y recibir el documento para firmarlo. Con esta tecnología, no hay tales molestias y hace el trabajo de manera fácil y efectiva.

CLM: ¡Descubre una mejor forma de gestionar tus contratos!

Si llegaste hasta este punto, es porque te interesa conocer cómo optimizar la gestión de los contratos en tu empresa, y nosotros te daremos una solución clave para lograrlo con éxito.

Docusign CLM es una herramienta innovadora con la que podrás:

• Hacer negocios más rápido: con el uso de la automatización de tareas, administración de flujos de trabajo complejos y eliminación de bloqueadores para trabajar de manera más eficiente.

• Fortalecer el cumplimiento: podrás estandarizar los procesos y aumentar la supervisión mientras ahorras tiempo.

• Impulsar la inteligencia empresarial: acelera la revisión, descubre nuevas tendencias, oportunidades y encuentra respuestas a preguntas comerciales críticas.

• Crear contratos con facilidad: generarás nuevos documentos con pocos clics. Es rápido y fácil con plantillas y una biblioteca de cláusulas.

• Colaborar y negociar más rápido: mantén a todos en sintonía y reúne a los equipos para cerrar los contratos más rápido.

En esta misma línea, las soluciones de gestión de contratos junto con las firmas electrónicas están desarrolladas para llevar a cabo todo el ciclo de vida que, según el Estudio titulado "Total Economic Impact", puede lograr un ROI del 356% con ahorros significativos a través de la reducción de:

• Riesgo de exposición.

• Dependencia de consultorías externas y de servicios legales.

• Tasa de error de acuerdos.

• Tiempo y costo en el procesamiento de acuerdos.

¡Es todo por ahora!

Ya tienes toda la información sobre esta tecnología a la mano, solo falta que comiences a digitalizar tus procesos empresariales y te enfoques en alcanzar el éxito.

¡Conoce más sobre Docusign CLM!