Gestión documental: prepara y gestiona tus documentos desde la misma aplicación

El contrato es la base legal de cualquier empresa para asegurar el cumplimiento de los ajustes con particulares y empresas. También es un instrumento crucial para mitigar los dos principales riesgos comerciales: el incumplimiento y la reducción de ingresos.

Múltiples problemas judiciales surgen por fallas en la redacción y gestión de los contratos. Por esto, resulta importante trabajar con sistemas de gestión documental más eficientes, como un generador de contratos en formato electrónico. 

Hay muchos ejemplos de ineficiencias en la generación los documentos electrónicos: objetos mal definidos, plazos inciertos, poca claridad sobre las condiciones de terminación, así como ineficiencias operativas, como pérdidas e incluso errores tipográficos. El problema es que un solo error en esta formalización puede resultar en daños millonarios en los tribunales, o quizás incluso en el cierre de la empresa.

Teniendo en cuenta este problema, ahora te mostraremos la importancia de la gestión documental, qué es un generador de contratos y por qué necesita de esta transformación digital en tu negocio.

¿Qué tan importante es tener atención a la hora de generar contratos?

Según un estudio de Forrester Consulting, encargado por Docusign, el 90% de las organizaciones aún preparan documentos en papel. Esta práctica frecuentemente resulta en errores en los contratos, ya sea la simple demora en el procesamiento hasta la descripción incorrecta del objeto. Este flujo de imperfecciones, en general, tiene como resultado tres efectos principales: retrasos, aumento de costos y consecuencias legales.

Una encuesta de Macrothink Institute demuestra que los retrasos de más de diez días provocan pérdidas en más del 80% de las muestras. 

Es decir, una empresa que no trabaja con una plataforma capaz de generar contratos y que en cambio ocupa el tiempo de muchos empleados escribiendo manualmente cada cláusula, invariablemente termina entre los grandes litigantes de la justicia. Todo esto, por la simple falta de método y organización.

Un software de gestión documental es una parte importante para el éxito empresarial. Por tanto, es fundamental tener atención, cuidado y criterio a la hora de generar el documento y gestionarlo. Esto justifica el uso de soluciones tecnológicas de alto rendimiento, que reducen al máximo los errores y el tiempo de preparación.

Es en este contexto, soluciones como Docusign CLM son muy importantes. No solo genera el contrato de manera eficiente, sino que también lo gestiona de manera efectiva e incluso es capaz de crear disparadores después del documento firmado electrónicamente.

Las ventajas de un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos 

Las aplicaciones de gestión ciclo de vida de contratos centralizan las etapas de preparación, flujo de trabajo, negociación, aprobación, ejecución, gestión, cumplimiento y renovación de contratos. 

Docusign CLM es un ejemplo de este tipo de solución, utilizada por más de 200 millones de usuarios en todo el mundo, convirtiéndose en un líder mundial en la gestión documental en medios electrónicos. La firma electrónica es una de las características de la aplicación de gestión documental.

Con este sistema basado en Inteligencia Artificial, todo el ciclo de vida de los contratos comienza a realizarse de forma digital y automatizada.

Estamos hablando de una completa plataforma con funciones de llenado automático, control de versiones, alerta de caducidad, autocorrecciones y búsqueda inteligente de contratos archivados. 

A continuación, compartimos algunos de los beneficios de esta solución:

Documentos firmados y gestionados en electrónico

De nada sirve firmar electrónicamente y después imprimir los archivos hojas para su almacenamiento físico. Asimismo, no tiene sentido digitalizar documentos utilizando escáneres: Docusign CLM no necesita imprimir una sola hoja.

Esto se debe a que la solución cuenta con un conjunto de más de 350 integraciones, con el fin de crear un verdadero ecosistema tecnológico para que todo el flujo de documentos corporativos se realice de forma electrónica. Todo ello, con la misma validez legal que los contratos en papel.

Reducción de costos en la oficina

¿Firmas sus documentos electrónicamente? Entonces, es necesario comprar resmas de papel. Pero tampoco hay más razón para desperdiciar tus inversiones en diversos insumos de oficina, como toners, cabinas y carpetas por ejemplo.

Cabe señalar que, en última instancia, incluso la renta de grandes salas se vuelve innecesaria cuando se tiene una empresa sin papeles. 

Productividad incrementada 

Hay muchas fugas invisibles en las empresas. ¿Alguna vez se ha detenido a pensar, por ejemplo, cuánto tiempo dedican los gerentes y empleados de tu despacho a firmar manualmente propuestas, contratos, declaraciones y recibos?

Una encuesta realizada en Estados Unidos indica que solo con la suscripción se pierde un promedio de cuatro horas a la semana. Cuando tu empresa se deshace de los lazos burocráticos del papel con un generador de contratos, la productividad aumenta simplemente por eliminar las tareas repetitivas.

Optimización de nuevas contrataciones

Aquí, podemos mencionar un ejemplo muy práctico de quienes ya lo han hecho y se dieron cuenta de que funciona. Las menciones podrían ser las más variadas.

A pesar de todo su aparato tecnológico, Facebook detectó que dedicaba demasiado tiempo en los procesos de RRHH. Tardaban entre tres y cinco días en integrar a los nuevos empleados, lo que redujo la atención prestada a otras demandas.

Por esto, Facebook adoptó Docusign CLM. La empresa creó un repositorio seguro y fácil de usar, además de migrar sus documentos de recursos humanos a la nube. Así, empezó a ahorrar unas 40 horas semanales con la integración de nuevas contrataciones.

Haz clic aquí para conocer el caso de éxito completo.

Reducción de riesgos

Hemos hablado mucho de los riesgos contractuales anteriormente. Más que eso, sobre el peligro de no prestar la debida atención a la redacción de un contrato. Un contrato mal redactado deja a la empresa desprotegida.

Un sistema que gestiona los contratos electrónicos representa el fin de las pérdidas. Eso es porque todo se almacena en una nube privada, con numerosas capas de seguridad, como copias de seguridad automáticas y cifrado.

Resultado: menos riesgo y menos capital de trabajo se escurre entre tus dedos debido a las fallas en el procesamiento físico de los documentos.

¿Cuál es el paso a paso que sigue Docusign CLM?

Docusign CLM está en la preparación, ejecución y gestión del contrato. Descubre cómo, a continuación:

Crea

Con un generador de contratos, además de poder crear el contrato, vas a poder colaborar con otros colegas en los documentos y hasta agregar nuevos ajustes de condiciones legales, debido a una biblioteca de cláusulas. También, vas a dar adición a los ajustes repetitivos, a partir de plantillas preaprobadas. Resumen: ¡No vas a perder tiempo reescribiendo (o cometiendo errores)!

Firma

Basta cargar el documento, indicar las ubicaciones de las firmas, correos electrónicos y nombres de los interesados, fijar tu firma y hacer clic en “enviar”. El proceso de firma electrónica es realmente muy sencillo. Se enviará un enlace a los otros signatarios para abrir y confirmar sus autenticaciones.

Automatiza

¿Con quién está el documento? ¿Cuál es el tema pendiente? Estas son preguntas que ya no existen cuando tienes una solución como Docusign CLM. Permite un seguimiento completo, historial completo de quién lo abrió, quién y cuándo lo firmó, entre otras pistas.

Con funciones de emisión de alertas y autocorrección, la tecnología CLM ayuda a automatizar todo el flujo de los procesos. Así que resulta en un proceso más automatizado y que puede integrarse con herramientas como Salesforce.

Almacena

Un documento físico está sujeto a robo, pérdida o simplemente se daña involuntariamente. Por ejemplo, un café que se deja caer en la única vía de un contrato. Esta pesadilla termina cuando los contratos se almacenan en la nube, con características de seguridad al nivel de los principales bancos.

Seguridad, rapidez, movilidad, integración, plena vigencia legal y flexibilidad (firma electrónica o digital) son algunos de los diferenciales que hacen de Docusign un referente mundial en digitalización. Pero también puedes beneficiarte de todas las virtudes que aporta un generador de contratos respaldado por Inteligencia Artificial.

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