Costos ocultos en las TIC: ¿cómo evitarlos o reducirlos en tu empresa?

Invertir en tecnologías de la información y comunicación (TIC) no es nada nuevo en las empresas, y hasta resulta ser fundamental. Sin embargo, mantenerse actualizado en este ámbito puede ser oneroso, lo que hace que el control de los costos, ocultos y visibles, sea esencial.

Según los datos que aporta el Centro de Tecnología de Información Aplicada de la Fundación Getulio Vargas en Brasil, alrededor del 7.6 % de las ventas netas de grandes y medianas empresas se destinan a cubrir los costos en TIC.

En consecuencia, es importante considerar una estructura de costos relacionados con las TIC adecuada para tu empresa. Esta debe contemplar los costos operativos, los costos directos e indirectos y reducir los costos ocultos.

Aquí te decimos cómo identificar los costos no visibles asociados a las TIC, así como algunos consejos para reducirlos y/o evitarlos.

Identificación de los costos ocultos en las TIC 

Los costos en tecnologías de la información - léase hardware, software, telecomunicaciones, automatización y servicios digitales - son prácticamente inevitables hoy en día. De hecho, son fundamentales para la operatividad, eficiencia y competitividad de prácticamente todos los giros productivos.

No obstante, es menester evitar los costos ocultos de las TIC, que son aquellos que, además de no ser obviamente identificables, no aportan valor a la empresa.

Cuando no los conocemos, pueden convertirse en gastos no declarados y afectar nuestra rentabilidad.

Te exponemos este punto a través de ejemplos clásicos:

Inversión en sistemas de información como los ERP (Enterprise Resource Planning)

Estes se ocupan de integrar la gestión de cuentas con otras funciones financieras para generar un ahorro considerable de recursos en comparación con la realización de estas tareas de forma aislada.

En este ámbito, existen dos opciones al implementar un sistema ERP: la instalación local (on-premise) o la adopción de una solución en la nube (ERP Cloud). Y ambas suponen algunos costos.

La implementación en las instalaciones de la empresa (on-premise) requiere que la compañía cuente con equipos adecuados para garantizar un buen funcionamiento del software. Además, la responsabilidad de alojar los programas recae en la propia empresa, lo que significa que debe disponer de uno o varios servidores para ejecutar el ERP.

En comparación, la solución en la nube (ERP cloud) resulta considerablemente menos costosa, ya que el almacenamiento es proporcionado por el proveedor de servicios.

Por otra parte, es importante señalar que tanto la modalidad on-premise como el ERP Cloud conllevan un mantenimiento periódico que, naturalmente, genera un costo adicional.

En lo que respecta al software, se trata de una inversión indirecta. Todo sistema ERP requiere un sistema operativo y equipos para que funcione. Y es aquí donde entran en juego las licencias. Obtener estas licencias generalmente implica una inversión significativa que es inevitable; de lo contrario, el programa no puede operar.

La situación es diferente en el caso de la nube, pues como el servidor es propiedad del proveedor, este se hace cargo de los costos de mantenimiento y licencias.

Consumo energético

El consumo energético también puede convertirse en un gasto oculto asociado al uso de TIC, que puede reducirse, por ejemplo, con la adopción de alojamientos y servicios en la nube.

Vemos así que la implementación de la misma solución tecnológica (ERP) puede traer consigo costos ocultos si no se toma la opción decisión al respecto.

Importancia de la gestión de costos en las TIC

Cuando se trata de TIC y los costos asociados, es importante la planificación de gastos y su diferenciación de las inversiones.

La gestión de costos en TIC debe priorizar la inversión en tecnologías que permitan a la empresa obtener mejores resultados, agilizar procesos y aumentar la productividad de las personas; así como reducir los costos operativos y evitar los ocultos.

Esto puede incluir la creación y desarrollo o la adopción de productos orientados a mejorar el desempeño productivo y, por ende, la rentabilidad.

Estrategias para evitar o reducir costos ocultos en las TIC

Si el propósito de las TIC es maximizar la eficiencia y competitividad de las empresas, en sí mismas también deben cumplir esa premisa de eficacia. Para ello, hay algunas estrategias básicas que puedes considerar para reducir sus costos ocultos:

• Aunque es necesario invertir en nuevas tecnologías, esto debe hacerse de manera planificada y adaptada a las necesidades actuales y futuras de la compañía. Así, escoger tecnologías que permitan escalar es una manera de ir previendo costes y asumiendo los necesarios, no más.

• Mejorar tu infraestructura de tecnología de la información no se limita a adquirir hardware innovador, como discos SSD o dispositivos convertibles. También requiere utilizar softwares más eficientes y con un menor consumo de recursos, como las aplicaciones basadas en la nube o la virtualización de equipos, ya que suponen un costo menor que los equipos on-premise.

• Aplicar el método del "presupuesto base cero", que consiste en olvidar el presupuesto del año anterior y centrarte en lo estrictamente necesario para la operación de la empresa, evitando gastos superfluos.

• Gestionar el consumo de energía mediante la monitorización de los dispositivos y sistemas y su comparación con otras alternativas.

Uso de herramientas y soluciones tecnológicas para la gestión de costos en TIC

Algunas tecnologías pueden ayudarte a disminuir costos en general, y costos ocultos asociados a las TIC en particular. Entre ellas:

Firma electrónica

La firma electrónica se ha consolidado como una herramienta fundamental para las organizaciones, ya que posibilita la validación de acuerdos en el entorno en línea con la misma fuerza legal que un procedimiento físico y presencial.

Sin embargo, sus ventajas van más allá. Esta solución se destaca por su excepcional eficacia en la reducción de costos directos, indirectos y ocultos en lo que se refiere a la gestión en TIC.

Tales aportes se pueden advertir en:

• Eliminación de costos de impresión, transporte y envío postal documentos

• Aumento de la productividad

• Optimización del cumplimiento normativo

• Mejora de la seguridad de los datos

• Reducción de repetición de tareas logísticas

Otras herramientas

Por otra parte, reutilizar los activos de TI para reducir costos y mejorar la sostenibilidad, también puede ser una buena opción para mejorar la gestión de gastos.

La clave radica en encontrar el equilibrio entre la reutilización de recursos existentes y la inversión en nuevos activos, cuando sea necesario, sin descuidar los riesgos de la reutilización (en términos de obsolescencia tecnológica, consumo excesivo de electricidad y déficit de seguridad), que pudieran generar gastos imprevistos importantes.

Evita costos ocultos en tu empresa con la firma electrónica

Además de su impacto en los gastos no visibles, es esencial destacar que la firma electrónica tiene beneficios adicionales, como:

• Optimización de los procedimientos internos de la empresa

• Facilitación del trabajo a distancia

• Refuerzo de la seguridad de la información

• Simplificación de transacciones comerciales sin importar la ubicación geográfica de las partes.

Ya sabes que los costos ocultos pueden mermar la rentabilidad de tu empresa.

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